开发利用工作是城建档案工作的重要组成部分，它的目的就在于提供档案以及档案信息为社会其他各项工作服务，为领导的正确决策提供科学的依据。在改革开放和社会主义现代化建设发展的新形势下，城建档案面临新的发展机遇，同时也面临新的挑战。尤其是区县经济发展的突飞猛进，带动了城镇建设的飞跃发展，增加了城建档案的工作量和复杂性。如何适应新形势的需要，做好区县城建档案的利用工作，更好地为社会主义各项建设服务，是摆在我们每一位区县城建档案工作者面前的新课题。
一、城建档案开发利用工作的意义
城建档案记载了城市规划、国土规划、工程地质勘探、城市测绘、城市规划管理、公用设施、供水、供气、供电、建筑工程设计、施工技术、建筑装饰、建筑材料等一系列城市规划、建设及其管理活动中所产生的大量信息，真实地反映了城市建设和发展的过程，因此，它不仅具有原始性、凭证性，而且具有较强的知识性和较大的信息量。城建档案的利用工作就是发挥城建档案的作用，使城建档案转化为直接生产力的重要手段。一方面，城建档案利用工作代表整个城建档案工作的成果与城市规划、建设、管理等行业发生信息传递，文献供应和咨询服务关系，集中地体现城建档案工作的方向和作用，它是城建档案工作联系社会的一个窗口。另一方面，城建档案利用工作在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个城建档案工作具有一定的检验和推动作用。
1、由于城建档案利用工作的开展，必然向城建档案工作本身其他环节提出相应的要求，促进这些工作环节的开展和提高，开发利用工作对城建档案的管理工作具有反馈和推动作用，可以检验和促进城建档案各项业务工作，在提供利用档案工作中，能比较客观的发现城建档案其他环节的优劣，及时纠正档案工作中出现的错误。可见档案只有通过利用才会使档案质量得到检验、提高，只有通过了解利用需求，修改、归档范围，将库藏档案进行必要的汇编，才能使整个城建档案工作不断向广度深度发展，从而扬长避短，不断提高管理水平。
2、城建档案利用工作与广大利用者发生千丝万缕的联系，做好提供利用工作是对城建档案工作最实际、最有效的宣传，不仅能够引起各方面对城建档案工作总的重视，而且还会在城建档案的收集、整理、保管、统计、鉴定等各项业务活动方面得到具体的支持，只有千方百计地发挥城建档案的作用，为社会服务，为城市规划建设、管理各项工作服务，才能使人们重视城建档案工作，才能提高城建档案工作的社会地位。例如：1997年在盐边县县城搬迁后，有些住户住进新房后用电线路出现故障，但无法找出原因，后来到县城建档案室查找到住宅楼设计图纸，了解室内电线线路的走向，很快就找到故障原因，恢复了用电的正常进行。更为重要的是，盐边县城是利用荒山荒坡开挖回填修建起来的新建城市，有的回填土高达几十米甚至上百米。如果城建档案室地质资料不详，在几十米甚至上百米的填土上策划修一幢高楼，可以想象是什么样的后果，将会造成多大的经济损失，人民的生命安全将会受到多大的威胁。可见城建档案的作用对城市规划管理有着多么深远的意义。再例如：1998年盐边县发生地下水管严重爆裂，由于地形原因在修建时使水管埋藏很深，无法找出水管损坏的具体位置，城建档案室迅速查出新县城地下管线档案，很快找到故障的位置，恢复了整个县城的供水。
二、搞好城建档案的开发利用工作的措施
1、丰富库藏，优化库藏结构。数量众多，内容丰富，结构合理的库藏档案是档案利用工作的物质基础。离开了库藏，档案利用工作就成了“无米之炊”。要想有效地满足社会对档案的需求，必须大力丰富库藏档案，优化库藏结构。因此，城建档案室如何把档案资料收集齐全，并具有我们区县的地方特色、专业特色，是我们区县城建档案室的迫切任务。例如：盐边县城是座搬迁城市，我们在做好新县城档案资料收集工作的同时，还特别注意保管好那些有着研究和考查老盐边县城建设与发展中具有历史参考价值的档案。它反映了一定时期老盐边县城建设过程中的法规、面貌以及城市基础设施、代表性建筑、名胜古迹等。比如反映已淹没的盐边县烈士陵园、盐边三源河和已炸毁的三源河桥等历史面貌的照片档案，反映县城搬迁过程的录音录像档案等，这些都是对后人具有历史研究、查考和利用价值的档案，很具有盐边的地方特色。同时，还要特别注意库藏标准。丰富库藏不但要求数量丰富，而且还要求质量优良。一些重复的、没有长期利用价值的档案，经主管领导批准后，要及时清除。库藏无原则膨胀、重复会给档案管理和利用工作带来许多不便，造成极大的浪费，也影响档案的查准率、查全率，从而影响城建档案利用工作质量。例如：盐边县城搬迁后，我们在开展档案鉴定时，将那些老盐边县城已失去保存价值的城建档案剔出，按规定程序进行了销毁。
2、搞好城建档案的基础工作，为城建档案的利用创造条件。要搞好城建档案的利用工作，必须做好城建档案的基础工作。档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作是城建档案业务建设的主要内容，是档案工作的基础业务，它们之间相互联系，互为作用。收集工作是城建档案工作的起点，是贯彻统一管理原则的具体措施。如何做好收集工作，要调查摸底，即调查是否齐全、完整，以便有目的、有计划地开展收集工作；在此基础上，制定收集计划，即需要收集的档案种类、名称，去何处收集、时间安排等，在收集中注意新的收集线索，广开收集渠道。收集、整理、鉴定、保管、统计是档案的基本业务建设，利用是目的，收集不齐全，整理不系统，鉴定不符合要求，保管不科学，统计不准确，城建档案的利用就失去了前提。因此，只有扎实地搞好基础工作，对每一个环节严格把关，才能为利用工作创造条件，从而充分发挥城建档案的作用，以满足城市现代化建设、管理的需要。
3、提高档案管理人员素质，变被动服务为主动服务，从而提高服务质量。服务性是档案工作的重要属性之一，开展优质服务是增强档案工作竞争力的有效途径，也是衡量档案工作人员业绩好与差的重要标准。我们区、县的档案利用开发工作在新的形势下还尚有差距，档案利用工作习惯地处于坐等上门、封闭式的被动利用服务方式。为了适应经济建设改革开放形势发展的需要，开展信息交流是区县城建档案部门在服务方式上实现由封闭、半封闭型向开放型转变的重要步骤，将利用方式由被动服务转向主动服务。主动服务是一项专业性强、难度较大的工作。这就要求我们不断加强信息系统，加快传递，输入输出有关的档案信息，熟悉家底，了解社会的利用需求信息，做到“知已知彼”，向利用者介绍库藏，提供咨询服务，提供利用档案的线索和技术等，这些是构成主动服务的重要内容。
服务工作是通过档案工作人员一言一行来体现的，优质的服务是档案人员高素质的体现。业务素质包括档案人员的事业心、专业技术水平。档案人员要树立态度和蔼、服务周到、腿勤、嘴勤、脑勤的服务精神，提高档案的查准率、查全率，详细了解档案的利用目的，认真分析利用者的要求，把握社会利用档案的脉搏，积极推出利用者要求的档案信息，使城建档案的利用工作的职能变为主动对外提供利用服务。盐边县城建档案室在县城搬迁后，随着城市业务建设的不断扩大和发展，档案工作也肩负着特殊的历史使命。如何在市场经济条件下，解决好档案信息开发与利用中出现的问题，以适应盐边新县城这一特殊历史时期档案工作的复杂性，我们的领导非常重视对档案人员素质的培养。1997年县城搬迁后配置两名专职的具有大专文化程度的档案管理人员。有机会就不惜经费安排档案人员出去培训、参观，以借鉴别人的优点，总结自己的不足，积极为城建档案的优质服务创造良好的条件。1998年盐边县城建档案室获得“省城建档案管理先进集体”称号。
4、运用计算机管理城建档案，提高利用效率
科学技术是第一生产力，计算机是科学技术成果的产物。所以，把计算机运用于城建档案管理是区、县档案管理的必然趋势。目前，区、县城建档案数量与日俱增，呈现急剧上升的趋势（例如：盐边县城搬迁后的城建档案已由原来的1532卷上升到现在的3561卷），以及利用档案的需求也出现了新的局面，首先表现在利用数量增加；其次是利用档案的范围显著扩大；再就是利用者的范围也明显扩大。这些变化明显地冲击着传统的手工管理手段和方法。因此，走档案管理现代化的道路便自然提到档案工作日程上来，成为解决档案工作发展中突出问题的必然出路。为了提高档案管理的效率、质量，更好地开发档案管理信息资源，应当逐步改变单纯手工作业方式，采用以计算机为核心的现代信息处理技术，提高档案信息资源开发利用能力。计算机不仅具有存贮体积小、容量大、检索速度快、查找方便等优点，而且还具有提高安全保护档案能力。目前，区、县城建档案随着时间的流逝和档案的急剧增长，人为和自然因素的影响，以及保管条件的欠缺和不当，档案损坏程度也日益加剧。但如果采用现代化科技成果，是安全保护档案的有效措施和手段，无论是预防性措施，还是治理性措施都如此。因此，今后我们要广泛地运用新的科技成果，从而提高我们区、县城建档案的开发利用能力和效率，进而提高档案住处的利用和城建档案室的服务水平。
5、必须做好保密工作，正确处理保密与利用的关系
城建档案工作是一项机要性、保密性较强的工作，由于城建档案记录和反映着城市建设的大量科技成果，特别是城市的总体规划、地形控制、地下各种管线以及军事设施等工程具有很强的保密性。所以，城建档案工作者必须正确处理好利用和保密的关系。在开展利用工作时，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持原则。外单位查城建档案时，必须持所在单位的介绍信，严格按照查档制度办理手续，根据所查档案的机密程度，经主管领导批准后方可查阅。利用与保密，从根本上说两者是一致的，都是为了合理地发挥档案在社会主义事业中的作用，保密的目的，也是为了更好的利用档案。城建档案工作者必须树立保密观念、遵纪守法，在工作上既要维护国家机密安全，又要便于利用，做到保密、利用两不误。在网络化管理条件下，要遵循 “统一规划，统一标准，分级建设，安全保密”的工作原则，逐步建立全面、及时、便捷、准确、安全的档案信息系统。
档案事业的生命力在于开发利用，做好开发利用工作是新时期区、县城建档案工作的重点。因此，我们要不断研究区、县城建档案开发利用工作的新特点、新问题，增强信息意识、全局意识、开拓意识、求实意识和效益意识，才能够适应城建档案现代化管理的新要求。总之，城建档案利用工作是城建档案工作中最有活力的一个环节，区、县城建档案事业要发展重要的一环就是大力提高利用工作，使城建档案工作在现代化城市的规划、建设、管理中做出自己的贡献。
