一、档案管理软件的发展变化
档案作为承载人类文化的重要载体，随着社会的发展进步，种类，数量不断的在增加，如何对实体档案和电子档案进行管理就成了我们不得不关注的问题。纵观我市档案管理系统的发展，从1999年至今，我市使用了《LUCK文档管理系统》软件、《金沙文档管理系统》软件、《四川省电子文档管理系统》软件。软件的功能、用途不断的在完善和升级，以此满足不断发展进步的社会需求。
二、档案管理软件简介
1、《LUCK文档管理系统》软件作为我市第一代档案管理软件，是我市档案电子化管理的一个开始。由于开发软件当时的技术、设备等原因《LUCK文档管理系统》软件系统稳定性差，操作性不强，成为此软件的不足之处。
2、《金沙文档》系攀枝花市档案局组织有关专家开发研制的第二代文件档案管理软件。其特点是文件、档案管理工作一体化、简单化。操作方式的流水作业化。 检索查询的齐全化。数据的安全化。数据录入、档号编制、全文存贮的智能化。系统数据完全共享化。文件、档案、资料管理的全面化。年度统计工作准确化、简单化。借阅管理的规范化。①
3、《四川省电子文档管理系统》软件为第三代档案管理软件。该软件实现电子公文（含纸质文件）从公文下载到移交进馆的全程信息化管理；从公文下载到移交进馆的业务流程化管理；从公文下载到移交进馆的行业规范化管理；从公文下载到公文接收、从制作年报上报盘到接收年报上报盘、从移交进馆到进馆接收的接口标准化管理；信息查询、条目检索、信息统计及报表生成的格式统一化管理。②
三、《四川省电子文档管理系统》软件的使用体会
1、优点：
（1）系统参数设置的多样性。在这个功能项中，我们可对保管期限、密级、缓急程度等进行参数值的设定。以保管期限的参数值设置为例。档案保管期限一般分为永久、长期和短期三类，我们可以根据需要设置保管期限的具体时长，如会计档案的保管期限就可以直接设置为15年。
（2）用户管理的人性化。在用户管理设置中可设置多个用户名和用户口令，还可以上传照片，这体现出软件的人性化。
（3）结果集显示范围设置。这一功能是在以往的档案管理软件里没有的。它的设计目的是：在我们读取本软件数据的时候，因数据过大，会引起计算机反应过慢甚至死机的发生，有了此功能后，就可以根据计算机的读取能力选择显示结果集的范围，使计算机能在自身能承受的范围内读取数据，有效的避免了因死机而引起的数据丢失。
（4）日志管理。此功能能详细的记录每个用户的每次操作，为软件的故障排出提供了依据。
（5）数据备份功能。较以往档案管理软件在备份的时候，不但要备份数据，而且还要备份全文，使数据的备份变得繁琐，在此功能中数据备份可直接选择备份全文和不备份全文，大大简化了备份的过程。
（6）数据清除功能。以往的档案管理软件在清除数据的时候要将不同类的档案分别筛选出来，再一步步的删除，很费时。而此功能可一次性完全清除所有数据。
（7）在数据的著录方面。首先从文件著录标引的版面设计上看，软件将大部分功能都集中在了一个版面上，这为我们提供了很大的方便。如“查询”、“排序”、“打印”、“件号调整”等，操作者不用在不同的版面上切换，就能完成各项功能的操作，有效的提高工作效率。其次是在全文的挂接上，以往的软件只能挂接一份全文，如遇全文份数多的文件将无法完整的将全文挂接到软件中去，使数据缺乏完整性。新软件在这方面做了改进，没有限制全文的挂接数量，可以多份挂接，保证了档案数据的完整性。
（8）新软件在其他的功能上也有很大的改进，在此就不一一介绍。
2、不足之处：
新一代的档案管理软件有着老一代软件不可比拟的优势，但同样也存在着不足的地方。如在数据著录时，遇录入重复系统只会默认题名和责任者作为检查重复的参数，这就意味着不同年度如著录同样的题名或责任者，系统都会提示重复。再如要查询以老方法（档号）录入的数据，只能在“档案检索”栏目里查询，但是如需修改数据在“档案检索”栏目则无法实现。
《四川省电子文档管理系统》软件的开发和推广，象征着四川省档案信息化管理进入了一个新的历史阶段，也是四川省档案信息化管理新的起点。同时也是软件系统不断升级完善的起点，希望通过不断的实践，修改和完善，使其功能更加完备，从而推动档案信息化建设的不断发展。
参考文献：
①《金沙文档》使用说明。
②《四川省电子文档管理系统》使用说明。
