攀钢劳研所自1978年8月成立以来，承担着攀钢(集团)公司的劳动保护、环境监测、职业病诊治、流行病防疫及爱国卫生的监测、检查、控制、预防、治疗及研究工作。由于各业务科室的日常工作专业性强，独立性强，工作连续性强，并且，各科室之间的工作范围及领域不同，因此，在日常的工作活动中，形成了各自大量的业务技术资料及专题研究数据、研究实验报告、材料等业务档案。这些档案具有专业性强，技术性强，科技含量高，档案利用率高，档案保存期限长，基础材料量大等特点。为了做好档案管理工作，加强档案的收编、管理及利用，使档案工作能更好的为基层业务工作服务，所以有必要对劳研所的业务档案实行分级管理。这样既符合档案管理工作的基本原则，又能满足各项业务工作的开展，提高工作效率。
一、劳研所业务档案分级管理的原则及范围。
档案的分级管理是指全所各科(室)、站在日常工作活动中形成的技术资料、基础材料、科研数据等由专人收集、整理、立卷、管理，并在档案业务管理中受劳研所办公室和本科室长的领导。其具体内容：一是将全所业务档案分为所级和科(室)级。在日常工作活动中形成的环境监测、卫生监督、职业病检查、诊断治疗、流行病预防、劳动从业人员体检等原始单据(如监测记录、体检通知单、体检报告单等)，由各科(室)自行收编、整理、立卷并提供利用；将工作中形成的报表、检查、监测、监督结果、工作计划、工作总结、科研数据、专题资料、评价报告等交由所办公室统一收编、整理、立卷、归档并利用。二是将各科(室)、站划归所级管理的档案，定期分类向所办公室移交并办理移交手续(将上年形成的业务档案收集、整理、归类，于次年的3月向所办公室移交)。
(一)所级业务档案的归档及范围：
在确定所级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作总体水平的材料以及在基础监督、监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值、保存价值且保管期限长的材料定为所级档案，以确保所办公室保存的档案能够全面反映和概括本机构的业务活动及工作状况。总体看来，所级业务档案的归档范围有以下几个方面：
1、业务工作法规、标准及技术方面的研究档案；包括相关资质证书、研究报告、编制说明及验证报告等。
2、年度或季、月度的职业病诊断、治疗报告、报表及相关材料，工作计划，工作总结，分析材料、评价报告。
3、年度或季、月度卫生监督监测、环境监测、劳动保护、疾病预防、职业安全评价的报告、报表、总结及分析材料。
4、重大事故、疫情暴发、中毒或气体泄漏调查处理的有关材料；包括调查报告，现场调查记录，综合性分析总结等相关资料(如2003年非典资料)。
5、专项课题研究，学习交流资料，专业论文材料。
(二)科(室)级档案的划分及范围：
劳研所下属的卫生防疫站、职业病室、环境监测站、爱国卫生办公室及职业安全评价室在日常的工作活动中形成的基础材料档案具有保存期限短、原始数据多、档案资料量大、档案利用率高低不同、档案利用具有延续性的特点；因此，科级业务档案的范围有以下几个方面：
1、卫生监督、检查、环境监测。
根据科(室)的工作范围，将日常工作中形成的卫生监督、检查、监测，环境监测材料包括监督、检查、监测记录、监测结果、控制结果、监督检查、抽查结果等材料和原始数据。
2、疾病、流行病防治，环境污染事故，食物中毒，气体泄漏的调查处理材料，疾病防治措施，个案事故调查，现场调查记录，调查结果及处理报告、报表，预防接种计划等材料及数据。
3、劳动从业人员健康体检，职业病人诊断、治疗包括体检表、检(化)验单、统计表、通知单等材料。
4、职业安全评价、评估、咨询，卫生知识、卫生常识培训、宣传材料，计划书，评价报告等。
二、实行档案分级管理的意义。
1、档案分级管理有利于解决档案储藏空间与档案数量增多的矛盾。
随着业务工作的开展，档案将逐年增加，而劳研所的档案库房具有一定的容量。因此，只能将那些保存价值更大、保存期限更长的档案集中到所档案库中；而一般性的、基础性的材料将由科(室)站保存。但是，这种档案分级管理也纳入了全所档案工作的统一布置和管理，其业务工作是在所办公室指导下进行的。
2、所级档案管理有利于所领导全面了解全所整体工作状态及业务进展，为下一步工作开展提供相关的依据。同时，所级管理的档案，更能准确的、系统的、全面的反映该机构的发展状况及业务进度。
3、科(室)级档案管理有利于各科(室)站的档案查阅，同时，也提高了工作效率。卫生监督检查、环境监测、职业病诊治工作具有一定的延续性；对监测点、监测单位、职业病人治疗工作要经常使用前一年或前几年形成的监督、监测、治疗等原始基础数据，有些基础材料还要不断的补充和注销。因此，科(室)级档案管理就可以及时满足日常工作的需要，这样也有效地提高了工作效率。
三、实施档案分级管理的有效措施。
要做好档案的分级管理工作，一是必须在所行政管理的保障下实施，这是档案管理的组织保障；二是档案专(兼)职人员要有较强的档案专业知识和业务知识，这是档案分级管理的人员保障。要做好档案分级管理必须做好以下几方面的工作：
1、建立切合实际的业务档案管理制度。
对种类繁多、形式各异的档案，要实行科学的、规范的管理，必须建立切合实际的档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，所办公室人员应深入各科(室)站，了解各部门的主要工作业务活动，再结合实际情况及档案归档制度，确定具体符合实际的所级和科(室)级业务档案归档范围，建立了《劳研所科技业务档案归档制度》。其次，对各科(室)站的科(室)级业务档案提出统一的立卷、归档要求，确保科(室)级档案立卷的规范、完善，建立了《劳研所业务档案保管制度》，《劳研所档案库房管理制度》。第三，严格科(室)级档案的保管及利用、销毁制度，任何个人不得将档案据为已有，建立了《劳研所业务档案借阅制度》，《档案保密制度》。
2、加强对专(兼)职档案员的培训和指导。
劳研所的专(兼)职档案员(材料员)，档案知识相对贫乏，要做好业务档案的立卷归档管理工作，就必须加强档案相关知识的培训和教育。(1)定期参加攀钢(集团)公司档案管理中心的学习和培训；(2)加强与相关单位的档案业务技术交流；(3)所办公室每季举办一次档案知识及业务学习交流。
3、推行责任制，加强业务考核。
劳研所在推行经济责任制时，将业务档案的日常管理纳入工作考核项目内并与奖金挂钩，建立《劳研所专兼职档案员业务考核实施标准》，由所劳资科与所办公室联合定期检查，这是确保档案分级管理实施的重要措施。
综上所述，将劳研所业务档案实行分级管理，既符合攀钢(集团)公司档案统管的规定，又满足了劳研所实际工作的需要，档案分级管理的实施，一定会为劳研所日常业务工作的发展发挥重要作用。
参考文献：
《档案分类编号细则》攀钢(集团)公司档案管理中心编制 2004年9月
《档案工作文件选编》攀钢档案处编制1990年8月
