摘 要：目前，计算机技术的推广应用，给企业档案数字化建设创造了有利条件。本文结合企业档案管理工作实际，论述了企业档案数字化建设的内涵和重要意义，提出了加快企业档案数字化建设的思路，对于提高企业档案信息的开发、利用效率，具有一定的指导作用。
关键字：档案 数字化建设 思考
国有企业是我国国民经济的支柱。企业档案是企业党建、文化建设、生产经营、科技创新、工程管理等活动的真实记录，在实现企业的可持续发展中起着重要的作用。随着计算机技术的普及和网络技术的飞速发展，知识信息的传播速度越来越快，数字概念和技术对企业档案管理工作提出了新的要求。因此，如何利用计算机、数码相机、网络等先进技术，加快企业档案数字化建设步伐，更好地发挥档案在企业管理中的作用，是我们企业档案工作者要思考的重要课题。
一、正确认识企业档案数字化建设的内涵
当前，数字技术革命给我国企业档案工作既带来了严峻的挑战，又带来了难得的机遇。档案信息数字化是电子政务、电子商务蓬勃发展的需要，有利于档案信息资源的高效开发和利用。笔者认为，档案数字化建设是一项系统工程，涉及面很广，为了保证数字化建设的健康有序进行，必须正确认识企业档案数字化建设的内涵。
档案数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。可见，档案信息数字化是一项技术性很强的工作，涉及计算机技术、信息存贮技术、多媒体技术、数据库技术、网络通讯技术、安全技术等许多高新技术。因此，笔者认为，企业由于时间、资金、技术等方面的制约，短时间内不可能完全实现馆藏档案信息数字化，档案数字化建设首先要坚持可行性原则，这是档案数字化建设的首要原则，是进行数字化的前提。企业档案部门在进行数字化之前，应该对档案部门的实际情况有一个全面了解与把握：
第一，管理制度方面，有没有进行数字化建设的组织保证。有没有建立起有关数字化建设的科学管理体制、规章制度、整体规划 , 有没有明确数字化的范围，领导及其各工作人员的职责是否明确分工等；
第二，硬件方面，有没有进行数字化建设的物质保证。有没有进行数字化工作的硬件条件，档案部门的硬件设施怎么样，包括计算机以及扫描仪、打印机等附属设备的配置，网络设施的建设，现代化档案库房的建设等；
第三，技术方面，有没有进行数字化建设的技术保证。由于数字化工作是一项技术性很强的工作，需要数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术、数据存储技术、智能检索技术、光学字符识别技术等许多高新技术支持，因此各档案机构要根据自己的实际情况，根据自己的技术条件量力而行，不能不顾实际条件一哄而上，在进行数字化建设之前，客观地分析自己的档案计算机管理水平、档案自动化水平，有没有数字化的技术能力；
第四，人才方面，有没有进行数字化建设的人才保证。当今是知识经济时代，科技人才是信息化建设的决定因素，对于数字化建设也同样如此。数字化技术工程不仅是高科技、高投入项目，也是跨部门跨专业的大文化工程，因此在进行档案数字化建设时，不仅需要善管理，具有创造力的管理人才，并且也需要专业技术人才，法律人才等。
对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案数字化之路。
二、计算机技术的普及，为企业档案数字化建设奠定了良好的基础
随着计算机、数码照相、扫描仪、视音存储等技术的广泛应用，加快了企业档案数字化建设的步伐。我认为，企业档案管理的数字化应做到以下几个方面：
（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在一些企业档案管理人员在探讨数字档案建设时，较多是对数字档案美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。
（二）档案信息的数字化。根据《档案法》的规定，企业档案管理部门作为企业永久集中保存档案的基地，通常都有数量庞大的档案、资料，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的档案信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能将会得到极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。近年来，攀钢集团矿业公司在档案管理上进行了有益的探索，2000年，为公司档案部门安装了钢研院的管理软件。2004年，在全公司建立了局域网。2005年，公司投入10万元购置了计算机、服务器，安装了北京博阳信息研究所的档案管理软件，实现了所有档案、资料信息计算机处理，为实现档案信息数字化奠定了基础。当然，档案信息的数字化是档案数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，企业档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：
1、大型综合型档案管理中心，它们的基础一般都较好，档案信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立档案信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。
2、中小型综合档案室，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。
三、企业档案数字化建设需要注意的问题
（一）档案信息安全问题。安全是企业档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。企业档案信息对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案数字化建设中必须采取一系列措施保证企业档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。特别是在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，当企业档案数据库接入因特网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。
（二）建设高质量的档案信息数据库。从目前企业的实际情况看，档案数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。档案计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。
（三）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在企业档案管理部门对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。我认为，在建立标准化的规范体系方面应遵循以下原则：
1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案数字化工作所需的严密的规范化管理体系。
2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。
（四）加快技术、管理人才的培养和使用。人才问题是关系到档案数字化建设成败的另一关键。档案数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。企业档案数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得企业档案管理严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在企业档案管理上的运用。同时企业档案部门也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应企业档案数字化建设的需要。
参考文献：
1、《中国档案》，2001年第1期P35页，《企业档案工作自主发展的历史演变及趋势》，作者：白相谦 袁莉华。
2、《中国档案》，2005年第3期P50页，《企业档案信息化的几个阶段》。
作者：吴丽珊。
