房地产权属档案是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。其管理基本上采用人工整理、纸质档案上架保存、人工查找、人工更新的工作方式，产权档案的人工管理已不能适应目前我市房地产管理要求，随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到房地产档案管理之中，档案管理以手工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代先进技术手段过渡。通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进了房地产档案管理模式的重大改变，实现了房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索，具有查询速度快、保存期限长、内容全面完整，档案利用不受时间、地点限制的优点。
一、房地产权属档案的数字化管理的优点
1、房地产权属档案的数字化的现实意义
我们的时代已经进入了信息时代，计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，档案工作不可能游离于社会发展之外，实现房地产权属档案的数字化不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与建设国家信息高速公路的具体体现，是在信息时代我国参与国际竞争的坚实文化保障系统的一个组成部分，也是建设我国技术创新体系中信息流通渠道的一个组成部分。
2、档案整理的现代化
电子档案数据库的建立会给档案收集、整理、装订、上架工作带来本质的改变。由于档案利用方式改为电脑查阅，不用再调阅档案原件，档案可以只入库，不出库，仅作为备查参考作用，因此整理工作可以大大缩减；上架时可按流水号次序直接排列，节省了以往由产权证号决定档号再投档的大量手工劳动，甚至可参照大型超市的物流条码管理系统，在档案袋上打上条形码，标注档案所在物理位置，而与之相对应的电子档案的逻辑排列次序、相互间的联系则在电脑中自动完成，充分发挥数字化管理的优越性。
3、档案利用检索的先进性
高科技的运用将档案管理人员从纷繁复杂的手工劳动中解放出来，从而档案工作的重心应该由日常整理转向提供利用。在信息社会里，作为庞大的信息源，房地产权属档案以其时效性、凭证性及时为房地产权属登记、房地产交易、税务机关纳税、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。房地产权属档案的数字化带来了利用方式上的根本变化，不需要利用档案实物，不受时间、空间、地点限制，可以多人同时查阅一份档案等。这样大大拓宽了档案利用的渠道，利用途径也更加多样。最大限度的发挥了档案的价值，提高了档案的利用率。
4、档案保存的长期性
由于硬盘技术的飞速发展，容量、可靠性均大幅提高，不管从容量或是读写速度上来看,都远远超越了过去以光盘为介质的电子档案库,保证了存储档案保存的长期性，实现了档案保存的长期性、完整性。
二、 房地产权属档案数字化的内容
房地产权属档案数字化是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描（数码摄像）、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用分级存储管理技术将图片、声音、录像等文件和索引字段存储于磁盘、光盘、磁带等大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、互联网，最终实现“数字化档案馆”。数字化房地产权属档案管理应包括以下内容：
1、目录管理
目录管理是指房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料进行分类编目，划分密级，编制检索工具的工作。
由于采用计算机进行登记发证，房地产权属档案的目录管理已基本实现了从簿式目录、卡片目录向电子目录的转变，产权登记中房屋所有权人、房屋坐落，他项权登记中权利人等条目均可自动生成电子目录，作为查询检索条件，只要定义好电子目录与图像库的数据库记录的连接条件，即可根据要求检索到要求的资料。数字化档案对目录管理有特殊的要求：
首先，要提供强大的系统编目功能，工作人员可以根据应用需要生成档案目录表，查询某一宗产权登记的资料，或查询某一种类型档案资料，通过编目，可以简单快速查阅。
其次，要便于系统权限的设置，在数字化档案系统中，电子目录是检索查阅档案资料的唯一入口，根据服务对象的类型，电子目录应能判断是否允许用户进入。
另外，要便于档案统计，档案统计是对所有档案的不同类别的详细情况做出报表。所有这些都有利于档案管理人员对档案管理做出及时有效的决策。
2、档案数字化
档案数字化过程即指房地产权属档案的收集、整理和归档。根据《城市房地产权属档案管理办法》，属于建档范围内的文件材料主要有三类：
第一类是房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件。
第二类是房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图、房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图。
第三类是房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请表、收件收据存根、房地产状况登记表等。
这些文件材料页面大小、纸张厚薄、纸质均不一致，扫描建档中应有人工辅助过程，对于超大页面，可以采用工程扫描仪扫描；分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图已实现计算机制图的，可以直接转换为位图格式存储。
档案扫描过程与目录管理实现无缝连接，提高建档效率。提高建档效率在档案数量庞大的房地产权属档案管理部门具有特别重大的意义，即使每页的扫描建档时间只节约几秒，最终对整个工作进度的影响可能是几个月，甚至一年以上。采用数据库方式存储时，应注意选择高性能、大容量的存储系统。
3、档案管理网络化
网络化（包括局域网和互联网）应用是房地产权属档案的利用的主要形式，只有实现档案管理网络化，才能真正体现档案数字化的各种优势，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。实现档案管理网络化解决了以前利用档案的种种不便，可以使档案利用不受时间和空间的限制，多人同时查询档案，不发生冲突。这些功能的实现，让使用单位提高工作效率，提高档案信息的共享程度，优化社会资源的配置。
三、对建立数字化权属档案的建议
权属档案的数字化管理是房地产管理现代化的重要组成，针对实际情况提出几点建议：
1、房地产权属档案的数字化应当建立统一标准。国家档案局已就电子文件档案制定了标准，为全国性电子文件管理提供了普通规范。房地产权属档案的特性决定了其管理的独特性，当前全国没有统一的规范和标准，因此，当务之急是建立一套适合于房地产管理的数字化档案标准，规范和指导各地的权属档案现代化工作。
2、房地产权属档案数字化管理是一项系统工程，必须在总体规划的指导下，分阶段有步骤地实施。数字化过程必须充分考虑到房地产档案管理部门历史上形成的数量庞大的存量档案，以及每年数量急增的新增档案，分别规划设计合理的建档流程。对存量档案，可以考虑将利用率高、当前有效的权属登记资料先行建档，以保证数字化档案库能在较短的时间内产生利用价值,新增档案的数字化过程最关键的是不能影响日常正常的登记发证工作，建档工作可安排在发证后，实物归档前进行。
3、注重专业人才的培养。数字化档案管理是一项跨学科、实践性较强的工作，这种复合性人才是当前档案管理中迫切需要的，培养一批既懂房地产业务，又精通数字化档案管理的人才应是当务之急。
