2002年随着新《照片档案管理规范》的颁布，照片档案的整理方式也发生了重大变化，在新规范和旧规范中对照片分类和编号方式有了不同的规定，这些规定的差异造成了在照片档案管理过程中的不便。作为一名档案业务指导人员，我认为应当及时分清这种差异，提出解决的方法以利各档案室档案员对照片档案进行整理和编号。
一、《照片档案管理规范》与旧规范的差异及存在问题
新《照片档案管理规范》对照片分类规定为 “按保管期限—年度—问题进行分类”，而旧规范中则规定照片分类为“按年代—问题进行分类”，新旧照片档案管理规范对照片档案分类规定的差异实际已完全改变了照片档案的分类方式。在整理照片档案过程中由于区县机关单位形成的照片数量少，因此照片档案的整理是无法按“年度—问题”进行分类装卷的，各档案室形成的照片只是按照照片形成的先后顺序装卷排列，同一卷中可能存在几年的照片。在新规范的分类方法出来后解决了照片数量不多的单位按年度分类装卷会空卷的问题，于是大多数立档单位都在照片档案分类时只按照保管期限进行分类装册，这就造成了在实际工作中按照新、旧《照片档案管理规范》进行的照片档案分类根本不同，同时在旧规范的照片档案整理中引用了文书档案案卷格式，因此在旧的照片档案整理中照片的编号沿用了文书档案在目录号下编案卷号，在案卷中按顺序进行编号的编号方式，新规范中不再引用文书档案整理格式，照片档案的整理和管理形成了专门的形式，按照新规范对照片分类的规定，照片的编号分成了两种与新的分类方式相对应的形式，一是按“全宗号—保管期限代码—册号—张号”的形式进行编号，二是按“全宗号—保管期限代码—张号”的形式进行编号，这两种编号方式都同时规定了按照新的《照片档案管理规范》照片编号是在同一全宗内的同一保管期限下进行的，比起旧规范所规定的编号方式来“保管期限”这个分类项目的增加是新旧照片档案整理规范中最大的区别，也正是这种区别使新旧照片档案在管理的衔接上存在了一定问题。
首先，由于分类方式的不同，在2003年5月以后形成和整理的照片档案必须在“保管期限”这一分类项目下进行分类，而以前的照片档案不分保管期限，只按年度—问题分类的方法与这种分类方法有了大的改变。同时在旧的照片档案管理规范的分类方法的实行过程中，由于区县机关形成的照片数量较少，一些单位的照片如果按年度分类装卷就可能出现几页一卷的情况，因此有的单位在整理照片档案时甚至连年度不分就直接进入案卷排列编号。在新规范实施后，照片档案册不存在按年度分开编号的问题，单位照片数量再少都可以按保管期限分类装册而不存在浪费照片档案册的问题，因此，新规范实施后进行管理的照片档案至少都按保管期限进行了分类。因此，造成了新旧规范管理下的照片档案分类有根本的不同。
其次，由于照片档案编号随着分类方式改变而改变，新规范实施后照片档案的编号方式有两种：一按保管期限分册编号，二按保管期限不分册编号，而旧规范管理下的照片档案只在同一全宗的同一案卷内编顺序号，相对于新规范管理的照片档案旧规范管理下的照片档案只在案卷内体现照片号，照片检索主要是分案卷进行，而新规范管理下的照片档案的照片号是可以独立检索使用的，无论按两种编号方式的哪种方式进行编号，照片册的册脊上都能直接检索到照片号。
再次，实施旧的管理规范的照片档案在进行计算机管理时会存在一定问题，以前我市应用的金沙文档中未将照片档案的保管期限设置为必录项，按旧规范管理的照片档案可以很顺利的运用金沙文档管理软件进行管理，而我们现在使用的四川省文档管理系统则将照片档案的保管期限设置为必录项，如果照片档案在进行录入时不录入保管期限，那么录入的照片档案就无法保存也就是说没有保管期限的照片档案根本无法录入四川省文档管理系统进行管理，这样我们在进行档案现代化管理的过程中照片档案的完全管理就难以做到。针对这些问题，如何做好不同规范照片档案的管理工作，使照片档案做到排列有序，编号科学，利用方便，是我们在档案工作务实中应当解决的问题。
二、对策
在实际工作中应当怎样解决这些问题呢？我认为，针对分类方式不同、照片编号有差异的情况，应当将按不同管理规范整理的照片档案案卷（册）分开排列，按旧规范整理的照片档案编号截止于2005年4月底。从2005年5月开始按新规范管理的照片档案重新排列编号，同时针对新规范管理下照片档案按保管期限编号排列的情况应当做到永、长分排以便于管理和利用。
对于照片录入计算机进行管理的情况解决起来要复杂一些，因为在目前使用的档案软件下，按旧规范整理的照片档案是无法录入计算机用软件管理和提供利用的，由于在新规范中对照片档案进行编号时可以按保管期限分册编照片号，那么，我们是否可以考虑将按旧规范整理的照片档案视作是按新规范的第一种编号形式整理编号的照片档案，只要在进行录入时对每一卷划分一个相对合适的保管期限就可以了，在保管期限的划分上最好就长不就短，（因为照片档案反映的问题十分直观，反映的问题的时代特征也非常明显，即使有时候照片反映的主题的历史意义不大但对时代特征的反映却令它具有特殊的历史价值）这样划分后就能完成旧规范整理的照片档案的计算机管理，同时又避免了档案员再次进行整理，节省了时间和精力。
当然这些看法只是个人对新旧照片档案管理规范下照片整理的一点粗浅的认识，但希望以此抛砖引玉和大家一起交流按不同照片档案管理规范整理的照片档案应当如何管理，管理上如何衔接的问题，同时解决按旧规范整理的照片档案应如何进入现行的档案管理软件进行管理并提供利用的问题。
