关键词：企业 档案管理 规范化 标准化
现代化管理档案的目的是为了提高工作效率和档案的利用率。而档案管理规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要基础工作。随着科学技术的发展，档案部门的传统管理模式正逐渐被新型的管理模式所取代，企业在管好用好档案的同时如何实现档案管理现代化正面临新的挑战，为了适应档案管理发展的需要，实现档案管理现代化需做好以下几项工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的怎样，不仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，对档案实现规范化、标准化的质量起着决定性作用。因此，公文在制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化打下牢固的基础，首先公文制发用纸质量要好，幅度尺寸规格统一，装订整齐。二是公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致。三是公文字迹要牢固清晰，不论草拟公文、缮印公文，还是各种记录、报表等，都要使用不易褪色的笔种、水和纸张，以保证字迹清晰，有利于长久的保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，便于分类整理，以利于以后标准化，现代化检索手段的实施应用。
二、去粗取精，重新组卷实现规范化、标准化
去粗取精，重新组合案卷是实现档案管理规范化、标准化的不可缺少的一项工作，企业档案由于时间跨度长，馆藏数量繁多，且多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理不仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之各个历史时期档案整理质量要求不同，案卷目录的编制在不同阶段，有着不同的分类方法，为适应不同分类整理方法也几经改制，很不规范，将那些组卷内容混杂的案卷重新进行科学整理组卷有利于档案管理规范化、标准化。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起，在重新组卷过程中还应对那些无保存价值的档案进行科学鉴定销毁。无标题或无卷内目录的案卷要重新填写以保证案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏，减少浪费，科学保管，而且也为实现计算机现代化管理提供便利。
三、实施“以我为主”的立卷归档原则，是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题，实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷的完整化，检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作原则是解决问题实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。这个原则是加强档案工作规范化，标准化乃至现代化的一个重要原则，它要求我们一定要结合工作实际，明确立卷归档的重点和合理的立卷分工。一方面要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档重点。在实际操作中应注意区分文件与资料。特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面具有相似之处又有内在联系的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复，提高档案利用的效率和效果。另一方面在贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性，在归档整理工作中即要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的丢失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，使立卷归档后所形成的档案即完整又不庞杂，从而提高了档案的利用价值，又为档案的规范化、标准化管理奠定了工作基础。
四、档案管理人员的业务素质与敬业精神是档案工作规范化、标准化的基本保证
实际工作证明，在档案工作不断深入发展过程中，档案人员的业务素质与敬业精神对档案工作实现现代化有一定的影响，也是档案工作规范化、标准化的的可靠保证。因此，一方面档案人员应具有较高的相应的专业知识。即不仅要学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术及现代化设备的操作技术。另一方面要不断加强职业道德修养，树立竞争意识，法制观念和职业道德观，培养吃苦耐劳的敬业精神，加强对新知识、新技能、新规则的学习，做到案卷整理更加合理、规范，真正达到档案管理规范化、标准化、现代化要求。
总之，要使档案管理工作规范化、标准化就必须做好档案工作中的各项基础工作，提高人员业务素质，使档案管理步入新的台阶，充分发挥档案在现代化管理的重要作用。
