摘 要：随着电子政务的高速发展，文档信息一体化受到广大档案工作者的高度重视，但是由于受到现有基础设施的限制，电子信息的安全还没有得到根本性的解决，如何在现有的条件下实施文档信息一体化建设，是广大档案工作者值得重视和研究的一个问题。
关键词：文档信息一体化；对策与建议
文档一体化管理就是把文书工作和档案工作融合在一起进行综合管理的管理体制，实行统一领导，统一管理。随着电子政务的迅猛发展，电子文件和电子档案的形成和归档特点使文档信息一体化成为必然，成为不可分割的一个整体。只有从电子文件的产生开始就运行统一的档案管理系统，才能实时对电子文件的元数据、背景信息等进行处理和实现网络对档案信息资源的共享。这是由电子文件“前端控制原则”和“全程管理原则”决定的，是现代文件和档案管理工作的重要内容，档案工作则因之面临史无前例的挑战，一系列新问题、新研究领域随之而来，传统的工作方法、方式在现代电子技术的冲击下有束手无策的感觉。特别是对电子文件的前端控制和真实性的保证，把档案工作者从幕后推到了前台。国家的发展，民族的富强，要求提高国家办公自动化的水平，而实现“文档信息一体化”正式提高办公自动化水平的重要手段之一。
而在当今各种学科和学科内各门基础课程相互交融、整合的形势下，特别是电子技术的发展，电子文件数量以惊人的速度产生，“文档一体化”应当是集文件管理和档案管理于一体的大管理体系，模糊传统的文书工作和档案工作的界限，对文件生命周期进行全程管理，文件在文书工作中产生即是文件在档案工作中的开始，档案工作中文件使用生命的终结才是文件整个生命周期的结束。电子文件、电子档案管理体制的改革不同于传统的文书管理和档案管理，它是一种截然不同的管理模式，赋予了“文档一体化”新内容和加速了“文档一体化”的进程。
如上所述，随着信息化程度的提高，办公自动化的需要，特别是电子政务的快速发展，如何完善“文档一体化”管理体制，建设文档信息一体化，使其更好的为社会、为企业服务，已成为文件和档案工作者亟待解决的问题。
目前，就笔者所在环业公司来说，实施文档信息一体化建设有优势也有不足之处，如何利用发挥其中的优势克服文档信息一体化建设的不足，是下一步工作的重点：
一、实施文档信息一体化建设的优势
1、领导的重视与大力支持。自环业公司创建以来，公司领导就认识到文书档案工作的重要性，把文书档案工作纳入领导日常事务中来，并明确规定领导职责，公司一把手亲自抓好档案工作；同时加大对档案工作的投入，公司目前拥有两间档案室，面积有120余平米，并为档案室安装防盗栏，同时配备灭火器、防虫药剂和制冷设备等，严格保护档案材料。
2、文书档案管理工作规范有序。科学的管理体制和配套的制度是“ 文档一体化管理”的前提和基础。目前大多数单位文书与档案人员脱节或变动频繁的现象大大影响了文书档案工作的有序进行，环业公司针对这种情况，对文书、档案人员进行统筹安排，统一协调，不轻易进行调换，并建立一套可操作性较强的管理制度和工作程序，如制订完善文件处理制度、随办随归制度、计算机辅助归档制度及档案工作管理制度等规章制度，对文件档案规格、办理规则、审签制度、用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、装订要求等技术标准及“ 文件处理单”、“ 发文稿纸”的规格、填写要求、发送范围、印发数量及归档范围、保管期限等都做出具体要求，做到管理规范、制度统一。
3、统一管理，协调安排。环业公司文书工作、档案工作和信息管理工作由办公室统一管理。在同一职能部门下的协调管理，工作中不可避免的会有交集，这样文书、档案员和信息管理员各自对其余的工作都比较熟悉，为文档信息一体化提供了有利的基础。
4、便利的网络环境。信息化环境下的企业文档一体化，是对企业产生的全部文件运动全过程的全面控制，借助计算机技术和网络通信技术，从文件处理和档案管理的连续性和整体性的规律出发，按照统一的规范和标准，组成一个综合的管理大系统，对文件处理和档案管理信息进行存贮、控制、加工、传输，以实现对文件和档案管理的整体优化，消除和减少重复劳动，为企业工作提供高效率、高质量的管理。环业公司拥有自己独立的服务器、内部局域网和企业网站，为企业文档信息一体化提供了有力的技术支持。
二、实施企业文档信息一体化建设的不足
1、法律、格式、标准等问题。目前我国对文件和档案的法规、标准的制定，是由中央办公厅、国务院和国家档案局分别组织实施的，在一些具体的技术标准方面还存在一些差异。实现文档一体化的前提，是各项技术标准必须统一，在法律、法规上不能存在冲突。为此，有关部门应对现有《档案法》作适当的修改和完善，将电子形成的档案列入档案的定义之中，在有关法律条文中加人电子档案等相应的内容，保证电子档案具有法律效力；目前环业公司在电子文件归档方面仅仅将文件拷贝刻录在电子光盘上保存，在格式和标准等等方面都没有做更深入的探讨，与国家电子档案的衔接也做的不够；同时虽然在电子签名区域有所涉猎，但法律效力方面不够令人信服。
2、文档信息的安全问题。不论是文件管理、档案管理，还是实行文档一体化管理，其最终目的只有一个，即利用文件、档案的信息资源为广大利用者服务，满足档案用户的信息需求，而信息的真实有效是一切利用的前提，保证电子政务环境中文件信息的安全、真实可靠成为首要解决的课题.对于传统的纸质文件，由于其具有特定的内容、载体、字迹、材料、体例以及有法定效力的签署、印章等，其中任何一项发生变化，人们都能察觉或通过某种不很复杂的技术就可证明其是否真实。电子文件具有非人工识读性、对计算机系统的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性以及信息的可操作性等不同于传统的纸质文件，从而使我们很难确定一份电子文件或电子档案的原始真实性。对于一份电子文件和电子档案，要抛弃它形式上的原始性，允许载体、字迹、格式等表现形式发生变化，只要它的内容确确实实是当时由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，应该承认它的真实性。现代信息技术的特点和社会各方面需要电子文件与电子档案全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能，这是电子档案要具有凭证作用和法律效力的社会需求基础。电子档案的安全性和有效性问题，是全球性的难题之一，环业公司在这方面也同样没有进展，这个问题的解决有赖于信息技术的进步，如提高电子文件和电子档案载体和信息的稳定性，电子文件加密、认证、签署、防病毒和“反黑客”技术等信息安全技术的提高和普及应用，建立健全电子档案管理体系和管理制度。
3、文书与档案的衔接问题。文书工作与档案工作虽然有着天然的联系，是文件生命周期理论中同一问题的两个阶段，按照文档一体化理论，在文件办理完毕后就可以将文件进行编号归档。但是在实际工作中，文件从起草、生成、修改、签批、运转之间有一定的时差，运转完毕有时需要较长的时间，而且有些文件不需要归档，这样在利用这些文件的时候，有的文件在文书处管理有的在档案部门管理，这样会造成利用的不便，也会影响文书和档案工作的顺利进行，环业公司的日常文件由文书管理，在下年年初运转完毕移交给档案管理员，这样在日常查找使用中方便管理查找，而根据文档信息一体化理论，文件运转完毕后就移交档案管理员，而档案管理员会根据档案的有关要求编号管理，这样文书与档案编号方法没有相统一，会给查找和保存带来不便。
4、经费问题。传统的“文档一体化”只要求有纸有笔等等廉价办公用品就可以了。而在今天，计算机及其辅助软硬件、复印机、扫描仪、数码照相机、网络设施等等相关办公设备，以及这些设备的不断更新换代，都要求单位和部门投人大量的财力。而公司领导对公司的全面营运负责，全盘考虑资金的走向，对当前利益和长远利益之间进行取舍，对文档信息一体化建设的投入不可能会满足所有要求。
5、注重“人”的因素。按照科学“文档信息一体化”的要求，从事文件和档案管理的工作人员既要是出色的文件管理工作者，又是优秀的档案工作管理者，同时在电子政务信息时代还要是合格的计算机软硬件应用者和维护者。具备复合型人才的素质要求给“文档信息一体化”建设提出了个不小的难题，由于从事档案管理职业在传统至今都被认为是一种简单的资料服务性职业，虽然国家和社会一再呼吁要加强社会档案意识，但要一个对文件、档案、计算机管理都很精通的同志从事这样的职业，很明显是不能稳定人心的，也是心照不宣的事实，环业公司虽然引进了专业的档案管理员，但是受专业所学影响，对计算机的软硬件的应用程度还有待培训提高。
上面提到的文档信息一体化建设的优势和不足之处并不是某一家企业的特例，而是大多企业的共性；如何进一步提高文档信息一体化建设，继续保持优势，克服其中的不足，是每个档案工作者应积极思考的问题。
三、信息化环境下企业文档一体化的策略
1、信息化策略。当前正逐步迈向信息社会，信息化逐步成为当代社会的主要特征，企业文档一体化遵循的信息化策略主要涉及三个方面的内容。一是关注全社会网络状况。从信息化的最终目的来看，企业文档一体化就是要最大限度地实现企业信息资源的共享，最终促进企业与政府和社会公众的良性互动。二是参与企业网站建设。企业网站是企业信息资源对内整合与对外沟通的主要渠道，是企业信息化建设的主要窗口。三是提高企业信息资源中心的基础设施技术指标。这在技术上直接体现了企业文档一体化建设水平。因此，实现企业文档一体化应充分考虑社会信息化背景，遵循企业的信息化建设环境，参与社会网络建设，发展企业网站，提高自身信息化设施的技术指标，整合系统内外服务和运用现有软件的能力，增强企业文档一体化系统的灵活性、可升级性与可靠性。环业公司目前正加紧对公司的局域网进行全面性的建设，将机关和现场更加紧密的联系起来，为无纸化办公提供了条件；同时公司网站正在加紧完善之中，已经为公司产品宣传发挥了一定的作用；这些基础建设为公司文档信息一体化建设奠定了基础。
2、制度化策略。就当前来说，企业文档一体化应突出规范文档一体化管理的标准及法规体系。一是制定各类管理标准，涉及网络技术、监控技术、加密技术等。尽可能遵照国家标准规范来统一管理，使各类文件管理系统都可能和档案管理系统通过接口紧密衔接起来，实现数据共享。每一个行业系统还应该根据自身的特点制定出一个统一的标准，如文件材料的收集范围、分类及标号、档案价值的鉴定及保管期限的确定都要有统一的标准。二是加强立法，建立健全法规体系，通过法律赋予企业文档“前端控制”的权力。而且，电子文件的法律效力、网络安全等问题也需要从法律上来得到根本解决。三是强化管理制度，把企业内部各部门的合作当作例行公事来对待，加强文档处理部门与秘书部门、技术管理和其他业务部门的密切配合，各司其职，分工合作，随着国家电子文件和电子签名等一系列法律法规的出台，电子文件的制度化正在逐步完善，环业公司要积极响应国家的有关政策，结合企业本身实际，使得档案管理制度不断完善。
3、人才化策略。由于信息化环境下企业文档工作中出现的新问题以及文档部门在企业中所承担的新角色，现代企业对文档工作人员素质的要求亦相应提高。除了要求具备现代企业管理的基本知识和娴熟的专业知识以外，还要有一定的思想政治政策水平，有与国际同步发展的观念意识和理论，能够熟练运用外语，并掌握计算机操作、数据录入、数据库建设、网络管理等基本技能，树立符合时代要求的市场观念、竞争观念、法制观念、信息观念以及职业道德观念，以适应现代企业文档工作的重大变化。
以上策略可以从大方向上实施文档信息一体化建设，但是其中需要很长的一个过程，也可能需要经过几代人的努力才能达到，而如何在现有的条件下实施初步的文档信息一体化建设，为将来成熟的文档信息一体化建设打下良好的基础，是每个档案工作者在日常的工作和学习中值得思考和实践的问题。
第一、努力提高档案员自身的素质。实施文档一体化建设要求文档专业人员必须提高自身的素质，要加强继续教育培训，具备现代化的管理知识，了解文档工作的全程和未来的发展趋势;具备操作计算机等现代办公设备的能力，积极参与本单位文档一体化软件的设计开发，提出文件管理、档案管理方面的功能需求和设计意见。这就要求文档工作人员要持有怀疑的精神，求变的态度，使自己适应、符合时代要求。
第二、利用简单的数据库进行文件录入。目前环业公司利用Access数据库对公司的文书档案、科技档案进行了文件录入，既方便快捷，又便于提供查阅利用，同时为实施文档信息一体化建设奠定了一定的基础。
第三、了解和熟悉文书与信息管理等方面的知识。实施文档信息一体化建设要求档案工作者对文书工作、档案工作和信息管理等方面的知识都有系统的了解，这样便于文件到档案的自然的转变，同时利用计算机系统对文件与档案进行有序的管理，这样就形成了一个简单的文档信息一体化管理，在此基础上进行软件系统的开发，对实施文档信息一体化建设有较大的意义。
总之，文档信息一体化是文件管理和档案管理发展到一定阶段的必然趋势，虽然牵涉到很多未知难解的领域和课题，但是无论是文件、档案管理工作者，还是文件、档案管理基础理论研究者，都要切实认识到在电子时代完善文档信息一体化工作的重要意义。特别是随着国家电子政务进程的推进，要通过完善文档信息一体化管理水平来提高机关的办公效率，使信息资源在文件和档案管理的流程中能够得以充分利用，发挥其最大效益。
参考文献：
[1] 何振:《信息化环境下企业文档一体化探讨》，《档家学诵讯》2005年第3期。
[2] 王根健：《在电子政务环境中完善文档一体化工作》，《阜阳师范学院学报(社会科学版)》2005年第6期。
[3] 范友才:《实施文档信息一体化建设的对策与建议》，《四川档案》2005年第6期。
[4] 陈晓庆：《也谈文档一体化管理》，《常州工学院学报》2003年第3期。
