摘 要：本文分析了企业档案的双套制管理在信息时代的今天存在的必要性和可行性，并对其具体的实施方法及范围提出了一些自己的看法。
关键词：信息化 双套制 电子档案
档案双套制即：档案部门同时保存两套内容相同的档案。对这一问题，早就有人在探讨，不过，那时计算机技术尚未在档案管理工作中广泛使用，数字化也只是初现端倪，因此，其双套档案指的是对同一纸质档案的双套归档保存。笔者认为在同一载体即同为纸质的条件下，对同一内容的档案双套保存虽然是一种保护措施，但也是一种重复，造成了资源和人力的浪费，不符合我国国情。对于企业档案工作而言也是如此，这里不排除很多企业档案馆、室都有少量珍贵档案和使用率非常高的档案双套保存的现象，但这不是普遍现象。
一、企业档案双套制管理的必要性
（一）档案载体的多元化是实行双套制的先决条件
随着时代的迅猛发展，现代办公自动化(OA)的兴起、发展、普及，缩微技术的应用，以及当前在建设数字档案馆过程中对现有馆藏纸质档案的数字化，产生了大量电子档案、胶质缩微品档案。档案载体呈现出多元化趋势，且这种状况会随科技的进步，档案信息数字化的发展而日益明显。纸质载体的统治地位将不断受到其他诸如光介质、磁介质、胶质等载体的挑战而弱化，这就出现了同一内容而不同载体的档案文件是否都要同时保存的问题。这时的档案双套制与早先讨论的档案双套制问题因条件与环境的不同而有了明显的区别，同一内容但不同载体的两种档案由于其作用、特点不尽相同，实行双套制已不属于重复保存，在这样的背景下，企业档案实施双套制管理显得尤为必要和迫切。
（二）不同载体的局限性决定了实施双套制的必要性
1、电子档案的可变性、对系统的依赖性及不安全性都决定了其固有的局限性。以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但其局限性也很明显。如：不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位，这严重影响档案的凭证作用；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；寿命短，其影像记录的稳定期限不长。
2、纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。
3、缩微品档案也有局限性，它的设备成本高，缩微胶片保管条件非常严格，一般档案部门难以达到其所要求的温湿度标准，从实际应用情况看，大多数缩微设备利用率普遍不高，操作技术较复杂，人员配备相对多，其存贮密度、信息容量、检索速度等远远比不上光盘。
实行档案双套制管理可以很好地融合纸质和电子等不同载体的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现，起到了优势互补的效果。可见，双套制有其存在的必要性和合理性，在电子档案的局限未得到根本克服之前，在电子档案的法律地位未得到完全确认之前，应该实行双套制，至少对重要档案、珍贵档案应该实行双套制。企业档案双套制管理的存在，意味着今后企业档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来企业档案馆馆藏结构的一大特点。
二、关于实施双套制的想法和建议
笔者认为，在档案信息数字化条件下企业档案双套制存在的必要性毋庸置疑，但在具体实施时要考虑到度的问题，即是全面的双套制还是有选择的、有侧重的、有分别的双套制。
（一）全面的双套制既不需要也无可行性
实行全面的双套归档制主要涉及两个方面：一是现行的电子文件归档。由于以往办公的制度和人们自然的阅读习性，这部分文件一般伴随相应的纸质文件，可按归档要求直接一并移交档案部门。二是已有的馆藏档案。按照建立数字档案馆的要求，馆藏纸质档案将逐步数字化，形成大量的电子档案，例如攀钢档案馆建设档案管理现代化项目，购进多台相关设备用于纸质档案数字化。问题在于，由于多年的累积，多数企业档案馆馆藏档案高达十几万卷（册）乃至更多，而且企业档案中的科技档案存在很多大幅面图纸，要将这些全部数字化要花费巨大的人力和物力，在当前我国档案建设投入并不充裕的情况下，显然是不可取的，甚至是有害的。简单地说，这样做必然会削弱在其他档案管理环节的投入。
（二）实行有选择的双套制符合当前企业档案工作实际
实行有选择的档案双套归档制最符合当前企业档案工作的实际，且最具可行性。建立现代企业制度要求企业档案工作能够高效的运转、便捷的查阅和高能动性的信息利用，以便为企业在日益激烈的市场竞争和高速升级的技术更新下发展壮大提供及时有效的信息服务。因此，现代企业档案利用工作在所有档案管理工作环节中处于更突出、更迫切的地位，企业档案部门不可能将全部工作重心转移到数字化工作中来。鉴于此，对馆藏纸质档案的数字化工作只能有计划地逐步开展，可先把珍贵的、年代久远和频繁利用的档案数字化。各企业档案馆可根据自身不同特点进行规划，这样就会弱化数字化工作与档案管理日常工作在人力、物力分摊上的矛盾。在具体实施纸质档案数字化时应着重考虑以下因素：
1、利用率因素。数字化的档案信息可以弥补传统档案信息的种种缺陷，极大的方便利用者的查阅，更好的满足企业的档案信息利用需求。因此，对企业利用面广、使用率高的纸质档案应优先进行数字化，尽可能发挥馆藏档案的社会效益和经济效益。攀钢档案馆针对攀钢技改工程建设的需要，在档案数字化系统改造完毕后，拟优先把重点工程竣工档案以及总图和综合管线（网）图等数字化，将有效地满足项目设计单位、施工单位和工程管理部门的参考利用需求，为攀钢生产建设做出更大贡献。
2、价值因素。将高价值的档案信息优先数字化。高价值即：有长远使用价值的档案信息、珍贵的历史档案、有证据和情报价值的档案信息、有地方特色或突出馆藏特色的档案信息。
3、抢救性因素。一些年代久远面临毁损的纸质档案要尽快实现数字化，使其得到及时的抢救性保护。如攀钢一期建设期间形成的部分重要档案，由于年代较久，出现了变黄变脆的现象，迫切需要优先数字化。
笔者认为企业档案双套制管理的重点还是在于近几年生成的电子文件，这样一步到位既可以保障电子档案的质量，又不会在大量堆积之后再做重复工作，更重要的是能解决档案工作与办公自动化的接轨问题。
（三）实行双套制的范围
企业档案双套制管理的范围这不仅仅是个学术问题，更是一个制度和法律要求，需要国家档案局要尽快出台有关方面的法规和规章，让各级档案馆室在工作时有章可循、有法可依。笔者建议：
1、确定档案双套制范围的依据。作为一种过渡性措施，企业档案双套制管理的范围基本上可以以我国目前各类档案的归档范围及其保管期限表为依据。因为我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的，具有相当的科学性和可操作性，特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值，这正是确定企业档案双套管理制范围的重要依据，完全可以参照执行，不必另搞一套。
2、依据保管期限表，确定档案双套制的范围。以前有观点认为双套制的保存范围只是永久保存的档案。但由于现代科学技术更新速度的日益加快，企业技术改造与更新的周期也越来越短，企业档案中长期保存的档案利用率大大提高，这在很大程度上延伸了企业档案双套保存的范围。因此企业档案双套保存范围应当限定在具有永久和长期保存价值的档案部分，保管期限为短期的档案不必实行双套制。
此外，在企业档案部门，两套不同载体档案如何统一保管且便于检索也很值得研究，要把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。电子档案（数字化的纸质档案）通常采用硬盘在线保存和光盘离线保存，在线保存主要是方便提供利用，离线保存则是为了备份与恢复。对于离线保存的光盘，其光盘标签上注明光盘号，并把光盘号写入相应纸质档案的案卷信息，这样就在电子档案与纸质档案之间建立了必要的关联，使纸质档案与电子档案既处于不同模式的管理下，又存在着一条联系纽带。在线部分则可通过挂接附件的形式，使利用者可以在检索条件下经档案部门授权进行在线全文查阅。
（四）培养综合型人才是实行企业档案双套制管理的迫切任务
在数字档案馆建设中，无论是从档案工作的内容还是从档案工作的手段来看，仅仅具备传统的档案专业知识已经无法满足双套制档案工作的要求，需要我们企业档案工作者在一定程度上熟练掌握现代化信息技术。企业档案部门要积极开展计算机知识以及现代化通讯设备操作培训，以满足档案双套制管理工作需要，为建设数字档案馆奠定人才基础。
综上所述，当前及将来很长时间内，企业档案馆的纸质与电子档案将双套长期并存，但笔者所阐述的双套制不是目的，仅是手段，只是为了最终规范的现代企业数字档案馆的建成。
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