进入21世纪，人类迎来了以信息技术为主要标志的科学技术的飞速发展，知识经济社会已初现端倪，企业的档案工作也面临知识经济和网络化数字化的双重冲击。随着当今世界经济的快速发展，国有企业面临的竞争也日趋激烈，形势要求我们在现代技术基础上改进企业档案工作，在更广泛和丰富的资源条件下对企业的现代化进程，对企业的参与国际国内竞争进行信息服务，并重新审视知识经济和现代信息环境对现代企业档案工作的要求，全新定位企业档案工作在企业的竞争、发展、开拓、创新中的知识服务功能。
一、现代企业档案管理面临的冲击和机遇
知识经济的兴起，使得信息与知识成为企业经济发展和社会发展中极为重要的因素。而网络化、电子化的发展，使得信息的产业、传播、共享得到了极大的提高。由于信息量剧增，不仅使服务对象查出完整的资料很难，而且这些信息很大程度上都是一些零散的、未经组织或者是仅经过粗加工的信息源，只有当这些广泛的信息转化为系统化的知识，并使之与企业的生产、经营、竞争、发展紧密结合，才能使之真正成为系统的、鲜活的、与企业密切相关的有用知识，它与企业发展的内在动力结合，才能真正改变企业乃至社会的结构与发展。因此，在这一过程中，如何提供一种激励机制，使得大量而无序的信息在经过整理、加工、控制后，以适宜、恰当的形式传递给利用者，以提高企业决策者、经营者、管理者解决问题、处理问题的能力，并能在这一过程中逐步改变人的知识结构、改善人的智力结构，已成为信息社会，经济全球化过程中越来越重要与突出的问题。
二、知识服务：企业档案管理工作的动力源
（一）知识服务与传统信息服务的区别
1. 知识服务首先是一种观念，一种认识和组织服务的理念。即以信息知识的搜寻、组织、重组的知识和能力为基础，根据企业决策者、经营者、管理者的问题和企业环境融入他们解决问题的过程中，提供能够有效支持知识应用和知识创新的服务。从观念上看，它与传统的信息服务不同。
2. 知识服务是对企业的决策者、经营者、管理者的目标驱动的服务。它关注的焦点和最后的评价不在于是否提供了信息，而在于是否通过服务解决了企业的决策者、经营者、管理者的问题。而传统的信息服务的基点、重点、终点都是信息资源的获取和传递。
3. 知识服务是面向知识内容的服务。它非常重视的是对企业的决策者、经营者、管理者的需求的分析，根据问题确定他们的需求，通过对信息的分析和重组来形成恰好符合需要的知识产品，并能够对知识产品的质量和它对企业生存、发展的实用性、可行性进行评价。而传统的信息服务则只是基于简单的、文献物理式获取的服务。
4.知识服务是面向解决方案的服务。它关心并致力于帮助企业的决策者、经营者、管理者找到解决方案的办法。信息和知识的作用最主要的体现是对解决方案的贡献，解决方案的形成过程又是一个对信息和知识不断查询、分析、组织的过程。知识服务将围绕着解决企业生存、发展、竞争的方案的形成和完善而发展，而传统的信息服务则只是满足于对具体信息、数据或文献的提供。
5.知识服务是贯穿于对企业决策者、经营者、管理者解决问题的整个过程的服务。这种知识服务应贯穿于企业的决策者、经营者、管理者进行知识捕获、分析、重组、应用的整个过程的全程式服务，应根据他们的需求动态地、连续地组织服务，而不像传统信息服务那样以固有的模式、固有的过程或固有的内容的服务。
6. 知识服务是面向企业增值的服务。它关注和强调利用自己独特的知识和能力，对现有资料进行加工形成新的具有独特价值的信息产品，为企业的决策者、经营者、管理者解决其知识和能力所不能解决的问题。通过知识和专业能力来为企业的决策者、经营者、管理者创造价值，通过显著提高他们的知识应用和知识创新效率来实现价值，通过直接介入利用知识的创新过程的最困难部分和关键部分来提高价值，而不仅仅是像传统的信息服务那样基于资源占有，机构的物理式的积累、规模生产等来体现价值。
（二）现代企业档案管理中知识服务的方式
1. 知识服务是融入对企业的决策者、经营者、管理者之中和对他们决策过程的服务，而不是基于信息机构的服务，也不是游离于对企业利用者之外的服务。它将需求服务人员和企业的决策者、经营者、管理者之间的联系更明确、更紧密，要求建立起一种针对企业的具体的利用者或利用过程的服务责任制。
2. 知识服务将是基于专业和个人化的服务。专业化要求按照具体专业或课题领域、经营目标来组织和实施服务，保证对企业服务的对象，企业环境的把握；保证知识服务的质量；个人化，要求针对个别的企业决策者、经营者、管理者的具体需要和过程提供知识服务，保障对服务对象的了解和联系，保障对服务对象的决策过程的跟踪和全面信息服务。
3. 知识服务将是基于集成的服务而不是依靠大而全的系统服务。它应当通过系统集成、服务集成等多种方式联合、协调，利用多种知识、资源、人员、系统、服务来组织和提供对企业的经营和发展的知识服务。
4. 知识服务将是基于自主和创新的服务，不再是标准化和事务性工作。它要求知识服务的人员根据实际情况动态地搜寻、选择、分析、利用各种知识，动态地设计、组织、安排、协调有关服务工作和服务目标，要求具有自主的管理意识和权利，具有创新精神、研究能力和管理能力。
三、企业档案管理中知识服务的类型
（一）专业化信息服务。这种模式按照专业领域来组织文献资料服务和信息服务，从而提高对企业的决策者、经营者、管理者的各项需求和达成他们的目标的支持力度。
（二）个人化信息服务。强调针对个体的企业的决策者、经营者、管理者的某一阶段、某一目标的需要提供连续的服务。这种服务一方面体现了参考咨询，以解决服务对象的具体问题为基础的灵活服务，另一方面也将融入系统和组织体制中。
（三）知识管理服务。从企业的目标和环境出发，进行知识的搜集和捕获管理，它包括：对外部知识的跟踪、搜索和获取，对内部知识尤其是生产中的经验、创新、个案的踊跃和捕获，进行知识的收集、检索、利用、共享和知识创新环境的管理。
（四）参与咨询服务。这种服务以档案参与咨询服务为基础，将咨询服务置于档案工作服务于企业的前沿和中枢来体现其中心地位。通过将咨询人员按专业分工，保证他们对专业知识和专业资源的把握；通过按咨询问题的类型分工，来促进核心咨询服务的分析性和智力内涵；通过集成化的组织外部资源和技术系统来提高咨询服务的效率；通过提供强有力的分析组织技术与工具来保障咨询服务对内容的有效分析和对信息的重组；通过稳定的个人化的经常性接触和跟踪服务来建立服务对象对咨询服务的信任。
（五）团队化信息服务。由于知识服务对知识和能力的需求，知识服务往往是依靠多方面人员形成团队来开展，它包括两种方式：一是依靠团队力量来组织和提供服务；另一种是加入到服务对象的团队中，作为服务对象的团队处理信息、应用知识、解决问题的内在成员来进行服务。
四、知识经济时代档案管理工作服务于企业发展的新定位
网络化资源和信息环境为扩展传统文献服务提供了新的机遇和潜力，档案工作应从知识与人的角度出发，使之适应新的企业发展的需求环境，适应市场竞争，应具有可持续发展的潜力。
（一）档案管理在长期的发展中，不仅积累了大量的文献资源，更为重要的是它提供了组织知识、管理知识的多种经验和方法。从档案所提供的信息内容看，侧重于知识性、史料性。此外，它还提供了查找解决方案与知识的系统工具档案不仅可以向服务对象提供一份材料、一张照片、一段录音等，更可能提供主题知识。尤其是后者，不仅是企业的决策者、经营者、管理者最基本的需要，而且也是档案自身的独具优势。
（二）过去的档案管理工作由于电脑功能有限，只能作简单的资料处理，根本无法达到完全自动化。随着通讯网络、计算机技术以及知识密集化程度的不断提高，高新技术纷纷问世，出现了线上检索、光盘检索，为档案工作利用新技术的服务方式，建立网络化、电子化的新型服务提供了主要的条件。此外，由于信息资源开发的全面电子化与多样化，更对信息服务机构提出了智能化获取各种格式信息和知识资源的要求。因此对档案工作如何发挥自身优势进行业务扩展提供了绝佳的机遇。
（三）网络技术的发展，使信息可直接面向企业的决策者、经营者、管理者。在新的环境下，由于网络提供信息原文的能力增强，使得服务对象的需求发生了转移，即转向如何提供获取能力，如何辨析资料的相关性、有用性、可靠性等。因此，企业档案管理应从知识与用途的角度出发，把广泛的信息转达化为系统化的知识，才能为服务对象提供有价值的服务。
（四）从服务对象的教育作用看：由于科学技术的发展，竞争日益激烈和竞争的需求，承担企业各项工作，各种领导职务的人都越来越需要进行终生教育，这就需要档案工作以新的服务方式在其中发挥出越来越大、越来越重要的作用。
（五）知识服务的取向。在知识经济时代通过竞争创新抓住知识服务的机遇，勇于开拓，占领知识服务市场；依靠机制创新、服务创新和结构重组开展知识服务，寻求知识服务的组织管理机制和技术管理机制，寻求基于时间和管理机制的知识服务的人力资源，在知识服务中培养和发展人才。
