摘 要 结合钢城企业总公司控股公司档案工作的现状，提出了对控股公司档案工作的基本思路，以适应档案工作的发展。
关键词 控股公司 档案工作 思考
近年来，随着钢城企业总公司产业结构调整和改革的不断深化，控股公司也得到了快速发展，已经成为充满生机和活力的市场经济主体。目前我公司共有17家控股公司，其中外埠公司5家，在攀公司12家。各控股公司在抓好生产经营的同时，其档案管理工作也取得了一定的成绩，但档案工作发展很不平衡，有的还存在着较大的薄弱环节。在这17家控股公司中，有8家公司仍然保持原有的档案管理体制进行管理，有9家公司未参照总公司档案管理标准进行管理。
档案管理部门如何进一步发挥作用，积极促进控股公司档案工作逐步走向规范化、标准化和制度化，是档案工作面临的一项全新课题。经过不断的思考和探索，并结合各控股公司档案工作实际，提出几点基本思路，以促进控股公司档案工作的提高。
一、控股公司档案工作存在的主要问题
（一）部分公司档案意识淡薄，建档动力不足。外埠控股公司以及处于非正常经营状态的控股公司的一切管理活动的开展都是以增效为目的，以盈利为原则，追求利润最大化。而档案工作管理的投入比较直观，产生的效益却极富隐蔽性，难以量化。为此，部分控股公司认为档案工作就是花钱，是一种负担。这样的意识阻碍了档案工作的正常开展。甚至有一部分控股公司的档案工作仍处于“无意识”、“无制度”、“无人员”、“无库房”的状态。
（二）档案工作滑坡现象严重。从目标检查情况看，在攀12家控股公司中有3家公司能够按照档案的要求进行规范化、标准化管理，有4家公司档案工作呈下降趋势。如某公司档案员休产假期间档案工作无人接管，一些日常的档案管理工作也不做了，使档案工作处于停滞状态。另一家公司档案员被精简掉了，文书档案放在办公室，会计档案放在财务科，科技档案放在工程科，虽然落实了一个兼职档案员，但兼职太多，根本无暇顾及档案工作，也无从谈及规范化、标准化管理了。
（ 三）档案交接不及时、手续不严密。档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些公司档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些公司档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。如某公司老档案人员离岗后，与新档案人员未履行档案交接手续，以致出现档案库存数量、当年文件收集的完整性等问题，造成责任不明、界限不清，从而使得该公司档案工作前后脱节。
（四）档案门类单一。17家控股公司中，有9家控股公司仅存有会计档案，且未按会计档案的要求进行分类、编号、保管。文书、科技资料存于主办人员手中。
（五）档案流失现象严重。如高分子工程公司、五金矿产公司等公司在清算过程中，没人通知档案部门参与，致使档案部门不能及时介入，监督指导滞后，出现了企业破产清算工作都已结束，档案部门才知道的现象。再加上早在正式破产清算前公司就处在停产、半停产状态，整个企业无人管理，致使档案资料大量遗失。档案部门、有关主管部门很难追回流失的档案资料。
（六）由于控股公司分散广、距离远，造成的费用较大，档案部门对公司档案工作指导监督也处于被动地位，实在是顾此失彼，力不从心。
二、关于控股公司档案管理的思考
控股公司档案工作中存在的问题如果不认真解决，难以推动档案工作的开展，档案中不少的经验和成果，也难以更好地利用于生产经营中，也将逐渐影响到总公司的良性发展。
（一）提高控股公司的档案认识，强化内部驱动力。提高认识是搞好企业档案工作的前提。改变那种“档案工作与提高企业经济效益联系不紧，关系不大”的错误观念与偏见，充分认识档案工作对提高企业经济效益的潜在作用。
1、加强档案宣传工作的力度。目前控股公司工作的发展更具自主性、自发性，成为企业的自觉行动,档案工作的好坏一定程度上取决于企业董事会一班人档案意识上的差异。因而大力加强档案宣传工作，提高档案意识，尤其是企业负责人的档案意识显得更加重要。要采取多种宣传形式、方法、措施，把档案宣传工作作为一项长期的任务持之以恒地开展下去。
2、抓典范。在各控股公司中，有3家公司是一级达标单位，4家单位是二级达标单位，为此要抓住各种时机，充分利用一级达标单位的好作法、好经验及实际成效去带动去影响和示范，让其它公司逐步意识到档案工作也是企业运作中不可或缺的一个环节，会给企业带来好处和效益。
（二）转变档案管理思想，改革档案管理模式。
一是转变对控股公司“要我管，我就管”的档案管理思想。企业档案是企业在生产、经营、基建、科研等活动中形成的真实历史记录，实际工作中，不少企业档案部门正是在企业参与市场竞争的环境中得到了加强。尤其档案人员绝不能墨守成规，要有开拓精神，摆正自己的位置，以指导为主，要克服“等、靠、要”思想，要用自己的实际行动和工作业绩来改变人们的世俗偏见，取得领导的信任和支持。
二是在管理上要有针对性，在建档方面要有侧重点。针对9家控股公司档案工作的实际情况，结合各公司的特点，帮助、指导建立起档案的管理模式。如：欣西冶商贸公司、博威商贸公司、重庆攀联物资公司、会东金泰地矿业公司等以商品交易为主，建档的重点放在会计档案。四川阳城实业有限公司、北海钢城汽车板簧公司等从事产品生产、商贸交易的公司，重点做好会计、科技档案的管理工作。文书则以各控股公司在战略与规划管理、投资、产权、人力资源、财务、审计监督、经济运行管理方面的文字资料为主要存档内容。
（三）加强目标管理。开展档案工作目标管理可以促进控股公司档案工作的规范化、制度化、标准化建设，可以促进企业档案信息资源的开发利用。针对部分控股公司尤其是达标升级公司档案工作滑坡的情况，加强对档案工作达标升级（目标管理）的定期复查工作，严格档案工作目标管理的严肃性，制止档案工作滑坡现象的发生。
（四）加强档案移交工作。档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。
对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数。二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况。三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序。四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格。五是撰写档案移交说明。
对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：一是了解移交公司职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
（五）加强对控股公司档案管理的分类指导。一种是“异地指导”。外埠公司5家，其中阳城实业公司有下属公司7家，远在北海、重庆、成都周边等地，根据公司的实际需要，对需要现场指导的公司实行异地上门指导，以增强服务的针对性。一种是“入门指导”，针对一些基础条件较差但又急切需要档案服务的新建公司，如阿科力公司、盐亭公司，可将档案工作的方针政策、法律法规等宣传给对方，将业务工作的具体操作方法、技能等传授给对方，以使其真正能够独立工作。
（六）争取支持，及时介入，做好档案的处置工作。档案管理部门要争取领导支持，积极主动参与，投入到企业改制工作中去，不等不靠，要树立为改制企业主动服务的思想，依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》作好档案处置工作。
