摘 要：随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，与此同时信息技术的发展与档案信息化建设提上了历史日程，给档案工作带来了新的契机和挑战。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势,但是档案信息化是一个艰苦的、长期的过程，对档案信息化建设应有理性的思考，不能片面追求档案数字化，档案信息化建设的核心是档案的数字化建设。
关键词：档案信息化、电子文件、信息产业、数字化建设
随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类社会活动和经济活动的战略资源，信息技术的高速发展和推广应用，使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与档案信息化建设提上了日程，给档案工作带来了新契机和挑战。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。近年来档案部门正在大力推进档案信息化管理，力图使档案工作与社会发展同步，可以说信息化建设是我国档案部门坚持“三个代表”思想的重要举措之一。在这一过程中，应该认识到档案信息化是一个艰苦的、长期的过程，绝非轻而易举，档案部门应以档案信息化为契机，进一步加强基础工作改革档案工作管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落到实处，本人认为对当前档案信息化建设中普遍存在的几个问题应引起重视。
一、加快信息化技术人才的培养
人才问题是关系到档案信息化建设成败的一个关键，档案信息化建设的过程是与新知识、新技术密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度重视。档案信息化建设过程中必须考虑培养的技术人员主要是系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等人员。目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏，既具有档案专业知识又具有计算机相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代技术在档案事业上的应用，因此必须重视在职人员的培训工作，重视引进专业人才，以适应档案信息化建设的需求。
二、对档案信息化建设应加强理性思考
档案信息化可以理解为是现代竞争以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。信息化要经历一个不断完善的过程，而不是某一时刻的结果。随着信息化的浪潮席卷全球，也影响到我国社会的各个方面，档案事业也面临着这一冲击。从当前我国档案界的情况看，在档案信息化过程中总体态度是积极的，但在一定程度上存在着急于求成，片面追求结果，淡化过程，对困难估计不足的倾向，其表现大体有：
其一、是某些单位对档案信息化建设认识不足，片面追求数字化。国家档案局2002年发布的《全国档案信息化建设实施纲要》提出：到“十五”末，各省、市、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案现代化和办公自动化。并在十四个省级档案馆开展数字化工作试点，实现馆藏重要全宗纸质档案的照片、录像档案的数字化，在这一精神指导下，各地都在加快档案信息化建设的进程。
我们要科学地进行档案信息化建设，首先必须对档案信息化有一个基本正确的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套比较完善的理论，原国家档案局局长冯子直讲到：“什么是档案工作现代化、信息化？这是一个探讨多年的问题。关键是档案工作现代化、信息化有哪些项目以及定量的标准、指标。档案工作现代化、信息化是什么样子，达到什么标准、指标就算是实现档案工作现代化、信息化了，我不知道我们现在有没有一个档案现代化、信息化的指标体系？”
可以说我国档案界目前尚无这一指标体系。各地、各部门在实施过程中应结合自己各方面情况，经充分论证后进一步制定出具体的目标及实现的步骤和方法。有些单位在目前缺乏实施细则和标准指标体系的情况下，在基础工作准备不足的情况下，出现了过热地追求档案工作的“现代化”、“信息化”，过于追求纸质档案数字化的速度、完成量，这样可能会存在一定的隐患，离信息化管理的要求尚有很大距离。
其二、是不讲究档案信息化的投入产出。档案信息化是项高投入的事业，不仅要投入大量的人力，而且需要投入大量的资金。信息化的关键不仅仅在档案信息数字化上，要使档案信息能信息化地“用”和“管”，因此应十分注意投入效果。档案部门用于信息化的资金有限，且来之不易，若造成浪费实在可惜。从目前情况看，在推进档案信息化建设中，有不少单位一是对方案的可行性及预期效果论证不足的情况下仓促上马，没有一个一体化的完整的构想，其结果是达不到信息化要求的，有的即使眼前似乎比原先进了一大步，但没有发展空间，过不了多久就呈现出滞后现象，这些实际上就是浪费。二是档案数字化的数据建设过程中追求速度，注重实效不够。有些档案馆并没有认真地将自己的馆藏作科学的、符合实际的分析，鉴定出需要数字化的“重要全宗”，提出“纸质档案全部数字化”、“×年内完成××万卷档案的扫描”……，尽管纸质档案数字化是档案信息化的基础工作之一，但从目前我国的经济实力看，我们是否承担得起并且是否有必要消耗大量的资金、人力、物力来实现馆藏“全部数字化”?对于前些年一哄而上的全部馆藏的缩微、著录(尤其是文件级著录)，现在有许多档案馆将当时的投入与现在的效果作比较，普遍感到浪费太大。希望在档案信息化的过程中不要再出现类似现象。
其三、是在档案信息安全上过分的要求的倾向。维护档案信息安全是必要的，但过于强调保密会贻误信息化的进程和加大资金投入。有关专家指出，信息安全不是越安全越好，犹如一个房间需要几把锁和装什么性能的锁，取决于里面放了些什么东西。档案信息化要考虑成本、安全、效果三者之间的关系。就档案而言，信息化一般达到信息不被删除、篡改就可以了。在档案信息化管理上不能再重蹈过去纸质档案保密过严的覆辙，造成投入成本不合理的增大而信息却得不到充分的利用。
三、档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上
在推进档案信息化中，应突出重点，以点带面地有序展开。档案信息化的重点应切实放在电子文件管理上，纸质档案数字化可以缓行。这样做的好处，一是有利于档案工作与电子政务、电子商务快速接轨，既能使档案工作立竿见影地为机关、企业提供有效服务，又能抓住机遇利用电子政务平台推进档案信息化的进程，把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门，卓有成效地把档案工作溶入社会信息化的潮流。二是有利于借鉴吸收电子政务，电子商务的信息管理标准，在现实接轨中先制定电子文件接收、管理标准，再反推档案数字化标准；三是在缺乏相关技术标准的情况下对大量的纸质档案进行数字处理后患较多，稍缓一步把有限的人力投放在前期基础工作上，待条件成熟时再规模性展开，可以收到更好的效果。
对电子文件的管理要注意以下几个方面：
一是电子档案的归档时间与传统档案不同，电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收则登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用，这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可能避免档案的流失和病毒的破坏。
二是电子文件的归档方式与传统不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有个别鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都便于电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难，因此电子文件在形成过程中要随时进行数字签名，信息认证和加密保护，以确保电子文件的原始件、真实性和准确性。
三是电子文件在保管方式和传统档案有差异，电子文件的载体易老化，影响了电子文件的长期可读性，档案部门可以在收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份。电子文件保管有一个突出的优点，就是所占空间小，这是传统档案所无法比拟的。
四是电子文件的分类、编目、查询方式和传统档案不同。比如查询，用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
四、档案信息化建设的核心内容是档案的数字化建设
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件系统混乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。本人认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它能使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的。鼓励和支持单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得推广的经验，对整个系统是有利的。
3、重点抓好数据库建设
开发和建设数据库系统是档案信息工程的核心和基础，数据库又是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的应用。建立数据库系统是一项长期的任务，要由低到高，循序渐进地进行。经过实践本人认为建设数据库中最主要的有：领导重视、统一认识、坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”，重点突出，由单一库向系统库发展等。
总之，档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位，在工作中力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续稳步发展。
