工程档案归档难问题的思考
秦 莉
（攀枝花电业局 四川攀枝花 617067）
摘 要 科技档案是企业从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家、社会和企业具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。而工程档案（项目档案）是科技档案重要的组成部分，在企业的生产、经营活动和维护自身权益等方面起着至关重要的作用。本文从六个方面分析了在实际工作中工程档案归档难的原因，并有针对性的提出了五点解决对策。
关键词 科技档案 工程档案 原因 对策
作者简介 秦莉(1969---)女,重庆大足县人,攀枝花电业局,研究方向:档案学
科技档案是企业在生产技术、基本建设和科学研究活动中形成的具有查考利用价值、已经归档保存的科技文件材料。它是以知识为载体集中地凝结了企业在实践中创造的成果、经济和思维，是企业不可多得的财富①。而工程档案(项目档案)是科技档案的重要组成部分，是反映工程质量的载体和凭证，其归档文件材料的内容完整、齐全,是确保真实反映项目全貌的依据；因此，保证工程档案的完整性，必须重视工程项目文件的收集工作。但在实际工作中，工程档案的归档一直是个被忽视的环节。应该采取怎样的对策？需要我们深思和亟待解决。
一、工程档案归档难的原因
（一）对工程档案重要性认识不足。
工程档案产生于整个基本建设全过程,包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的。它真实反映了工程内在质量，对工程建成投产后的管理、运行、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计都起着重要的凭证作用，对其他工程也有借鉴与参考价值。因此，做好工程项目文件收集、归档工作，确保其完整、准确、系统和有效利用，从某种程度讲，比工程更为重要。然而，在工程项目建设中，对项目文件的收集普遍不太重视。主要原因：一是整理资料是苦差事，没人愿意干。二是部分参建单位没有专、兼职档案管理人员，而项目文件又分散于工程各参建单位，短时间内难以收集，拖延了归档时间。三是工程建设中不注重对项目文件的收集，为后期归档带来巨大的工作量。四是参建单位多，人员不稳定，对文件质量认识有差异，所以项目文件不同程度地存在一些问题。由此而产生的一系列后果是工程竣工交付使用后，在进行维护、扩建、改建时才发现该工程的档案残缺不全，无法提供全面、准确的信息。因此在耗费了大量人力、物力、财力后，通过现场重新勘测取得相应的数据，给企业造成了不必要的经济损失。
（二）领导的重视程度不够。
由于宣传和学习力度不够，有些单位领导和部门负责人对工程档案管理工作缺乏深层次了解和正确认识，认为它是可有可无的，没有意识到工程档案在企业发展和经营过程中所起到的重要作用及经济价值，就更谈不上参与和指导了。对工程项目文件收集、整理过程中存在的问题，出现的困难也是睁只眼闭只眼，没有引起足够的重视，没有纳入主管领导的工作计划及议事日程，至使项目文件的收集工作困难重重。
（三）管理规章制度欠缺。
档案行政管理部门在出台相应的规定、实施行政监管方面相对滞后，也导致了工程档案管理工作上的无规可依，有规难依的局面。长期以来，工程档案工作步履艰难，一直存在着收集难、归档难、管理更难的现象。主要表现为：一是缺乏行之有效的治档法规，没有依据《档案法》及其实施办法制定出相应的具有强制性、可操作性的规章制度；二是缺乏统一的档案宏观管理机构；三是工程监理单位在职责的履行方面，缺乏相应的约束。因此各参建单位即使违背了规定，由于缺乏有效的管理措施，也难以对他们实施检查、督促和处罚。
（四）工程档案保证金制度执行难。
项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。②工程验收后，设计、施工和监理单位迟迟不将其负责收集、整理的项目竣工图、项目施工文件、项目监理文件移交建设单位档案管理部门或者只交部分，既不齐全完整，也无系统性，而项目建设单位在做工程决算时也未考虑扣留工程档案保证金，使合同中约定的档案保证金形同虚设，交不交工程项目文件同样可以得到。
（五）工程档案管理被动。
在档案管理工作中，由于指导思想的局限性,导致管理体制单一性、工作方式封闭性，服务手段原始性。部分企业档案人员在工作中已习惯照既定的框框办事，思想僵化、观念陈旧，导致在工作上墨守成规、按部就班，缺乏主动性和创造性，不能把档案工作与企业自身的建设结合起来，仍然固守过去那种“看摊”、“守摊”、“坐店等客”、“我管你查”的被动工作方式，使档案管理工作难以到位，造成档案信息资源流失，档案资料不全，结构不合理，编研利用不充分，档案作用滞后，难以给企业提供及时、全面、准确的服务，就更谈不上超前管理了。
（六）工程项目建设单位只重视工程的质量，而忽视工程项目文件的收集归档。
在组织工程的中间验收、竣工验收时，验收主管部门不按相关规定通知档案人员参加，至使档案人员无法及时了解和掌握该工程项目文件的收集、整理情况，无法对工程建设中形成的项目文件提出具体的归档要求和进行全面检查。工程竣工后，参建单位只须在工程竣工验收时质量合格，就可顺利拿到验收证书,至于工程项目文件移不移交，是否按时移交并不重要。由于建设单位对项目文件的忽视，导致工程建设中形成应保存的前期管理性文件，原件散失多，归档不全，后期难以补救；部分工程的质量保证资料也出现不齐全，技术数据内容不完整，如钢筋、水泥、砂石材料未标注使用部位，施工质量评定资料有签字无结论或结论表述不规范，数据随意涂改等现象；一些项目的竣工图编制不规范、标识不统一、修改不到位、图中相关责任人审核签署漏项不全；设计变更通知单存在空号或编号混乱等情况，使工程项目文件缺乏严肃性、规范性、统一性，不能反映工程建筑、安装的真实情况，从而造成工程档案的成套性、完整性缺陷，应用价值大打折扣。而工程档案信息不系统、不齐全、缺乏准确性、真实性，必然给提供利用带来负面效应，给企业的生产、运行、维护带来严重的安全隐患。
2、 改变工程档案归档难的对策
（一）加强宣传，强化档案意识。
充分利用各种形式，组织学习和宣传《档案法》及国家有关基本建设项目档案工作的规定、办法，增强项目主管部门和项目建设、设计、施工和监理等单位的档案意识，建立档案管理体系，明确分管领导，设立档案管理机构，健全档案管理制度。各级领导应统一思想认识，在抓工程质量、进度的同时，加大对工程项目文件收集、归档工作的督促、指导力度，协调各方面关系，及时研究解决工作中存在的问题，保证工程项目文件归档渠道畅通无阻。只有领导高度重视，工程技术人员认真负责，档案人员勤奋敬业，全体参建人员齐抓共管，工程项目文件的收集、归档工作才能顺利完成。
（二）建立健全企业档案管理制度，执行《科技档案工作条例》做到“三纳入”、“四参加”、“四同步”③
项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。④各参建单位要认真执行国家和行业的有关工程档案管理的规定，建立健全相应的制度、管理细则和规范，将工程项目文件形成、收集、积累、整理和归档工作纳入工程计划管理、施工管理、质量管理和分管领导、分管部门、档案管理人员的岗位责任制，并建立考核奖惩制度。同时，严格实行档案保证金制度，规范从开始施工到竣工验收全过程的归档行为，对于工程项目文件不完整、不准确、不符合归档要求的工程，已竣工的不予验收；已验收的，在做工程决算时扣留该工程的档案保证金，直到交付合格的工程项目文件时退还。事实证明，运用经济手段制约，对确保工程档案的完整、准确、系统起到了关键作用。
此外,为了掌握第一手工程项目文件，做到“三纳入”，即档案工作纳入领导议事日程；纳入有关工作程序、计划；纳入有关人员岗位责任制。同时还要做到“四参加”，即档案部门参加基建工程竣工验收会；参加设备开箱会；参加科研课题鉴定会；参加产品定型会或有关业务工作会。并建立“四同步”，即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题档案情况证明材料。
（三）改善企业档案管理工作现状
1、建立健全档案管理工作机制。档案工作要克服和防止工作的随意性和盲目性，加强法律、法规和制度建设，做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，促进档案工作的制度化、程序化和规范化。要形成系统完整的工作程序，用于指导和规范档案工作，还要完善岗位责任制度，严明岗位纪律，真正形成一套职责明确，程序严谨，落实有力，运转灵活的工作机制，为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证。
2、提高档案管理人员素质。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，这就要求档案人员要不断加强自身的业务学习，提高管理技能，强化责任意识、法制意识和创新意识，努力做到政治上硬、业务上精、能力上强，既有扎实的业务功底，又有较强的管理能力和服务意识。
3、改进工作方法，做好知识储备。档案人员要克服“等、靠、要”的陈旧思想观念，转变工作作风和工作方法，不怕辛苦、做到腿勤、口勤、手勤，讲究热心、细心、耐心，主动与相关部门联系，互通信息，认真抓好工程每一个环节的资料收集、整理工作，本着对工作负责、对工程负责的态度，主动将工作做细，做好。此外，在日常工作中积极参加各种工程项目档案管理培训班，通过培训扩大知识面，及时了解掌握新知识、新方法并运用到实际工作中，不断提高工作效率和质量。
（四）加强工程项目文件管理，保证收集工作顺利进行
工程项目文件是随工程进展环环相扣、段段相连、步步延伸，逐渐形成的。项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，项目档案应完整、准确、系统。⑤由于工程项目从申报到竣工,历经时间长、环节多。项目文件在形成过程中涉及部门和人员也较多，稍有疏忽就可能遗漏，特别是部分工程工期紧、施工任务重，参建单位多，往往工程任务一结束，临时机构就解散、而工程项目文件也随之被分散或散失。如：红线图、土地证、土地审批、征地拆迁等应保存的工程建设依据性、管理性文件往往由于兼职分管或归档不及时等原因导致这部分基建文件散失，漏缺不全；一些工程项目施工文件原件在工程竣工后被施工单位带走，造成项目档案原件不全、丢失、散乱。因此，工程项目文件应实行“谁形成、谁负责”的管理原则，各参建单位对形成的项目文件质量和整理编制负责；项目监理在对工程质量严格把关的同时，对工程建设监理过程中形成的项目文件齐全、完整负责，并对竣工图与实体是否吻合、书写材料是否规范、文件资料的质量是否符合归档要求等进行早期控制，避免项目验收时因档案质量问题而返工。此外，档案人员也要及时了解工程建设的具体操作程序、工艺流程及各阶段的工作安排，掌握每一环节、每一阶段工作中应形成的项目文件，督促和指导各参建单位专、兼职档案员对其进行认真的收集，做到事前有指导、事中有监督、事后有总结，以保证工程项目文件的真实、准确、完整，不会因管理无序而散失。
工程档案是直接反映工程建设项目档案管理工作质量和工程质量的重要载体，档案原件是解决工程质量、经济纠纷的重要依据和凭证。因此，在工程建设过程中，参建单位要密切配合档案管理人员，对工程项目文件形成的全过程进行有效控制,着重抓好三个环节：第一抓好工程前期形成的资料。工程项目的筹建、立项、可研、选址、报批、评估、征地、移民、赔偿、招投标、签定合同等形成的文件，必须完整无缺地收集齐原件。第二抓好重要阶段的资料。如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工竣工验收阶段等等资料的收集工作。第三抓好设备厂家的资料。设备厂家提供的资料是跟踪的重点，要制定《开箱管理制度》指定专人负责开箱收集资料，以防资料被截留。对此，项目监理要增强档案责任意识，履行监督、检查文件资料审核、签认责任，特别要重视对工序、质量和隐蔽工程产生的质量保证资料的真实性、准确性审核，使工程项目文件从形成、积累至归档、移交都处在受控状态，为工程项目档案完整、准确、系统及有效利用奠定基础。
（五）做好工程验收时项目文件的审查和验收工作
工程竣工验收时，验收主管单位应当通知有关的档案行政管理部门派员参加验收委员会或验收组。⑥为此我们应着重做好以下工作：
1、严格审查，保证项目文件的准确性、完整性、系统性。首先是项目文件的准确性：审查工程项目文件反映竣工时的实际情况和工程建设过程。主要包括施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备;检查检测记录是否准确符合规范要求;隐蔽工程施工记录是否详细、准确;原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实；修改竣工图是否按设计更改通知单进行，修改后是否图实相符；设备调试记录技术数据是否准确可靠。其次是项目文件的完整性：主要审查工程项目文件的齐全程度。比如对设备资料的审查，依据设计清单和现场实际安装的设备；对竣工图的审查，依据设计图纸目录清册。最后是项目文件的系统性，主要审查项目准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段所形成的项目文件的连续性、成套性。
2、保证项目文件质量，把好竣工图的质量关、资料会审关、资料移交关。
首先把好竣工图的质量关。竣工图质量是验收档案的重点核心部分。工程项目各参建单位应按时提交合格的竣工图，项目建设单位在工程项目竣工验收前，应组织参建单位负责人、工程技术人员和有关档案人员，对竣工图的编制质量与整理情况进行彻底检查，检查竣工图是否完整、准确、清晰、规范、修改到位，其内容是否与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符，是否真实反映项目竣工验收时的实际情况。其次是把住资料会审关。工程竣工后，应组织各级档案行政管理部门、主管部门的档案机构和建设、生产（使用）、设计、施工等单位档案人员会同生产技术人员对项目文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，审核工程项目文件是否符合竣工验收条件，发现问题及时提出整改意见。对工程项目文件不规范，不符合归档要求的参建单位，责成其限期整改，否则不予验收。最后是配合财务决算把好资料移交关。工程竣工后，参建单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续，对未办理移交手续的不予结算。由此做到工程档案验收、工程竣工验收和工程竣工结算同步进行。这一举措，将促使各参建单位从经济角度考虑重视工程项目文件的收集、整理和编制工作，对进一步疏通归档渠道具有积极的推动作用。
工程档案是企业科技资源的储备形式，是企业现代化建设、经济建设和安全生产中必不可少的重要环节，是工程的重要组成部分，它贯穿于工程建设、设计、施工、监理、调试等各个环节，为保证建设工程的质量及后继建设的利用提供依据，也为企业的经济发展和安全生产提供技术保障。
参考文献
①张义寅：《大同医学专科学校学报》[J]，2004年第1期，第36-37页。
②④⑤《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 ，DA/T28-2008
③《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》
⑥关于印发《建设项目（工程）档案验收办法》的通知，国档发[1992]8号
File archiving works hard Problems of
QIN LI
(Panzhihua,Sichuan Electric Power Bureau Panzhihua ， 617067)
Abstract：File technology enterprises engaged in production and scientific research, infrastructure and management activities in the formation of the state, society and the business has kept the value of the technology should be preserved archive documentation. The project files (the project file) technology is an important component of the file, in enterprise production and operation activities and safeguard their own interests, and so plays a crucial role. In this paper, from six aspects of the project in practical work hard for archiving files, and targeted by a five-point solution.
Key words：Technologyfiles；projectfiles；reason；countermeasures
