浅议如何做好档案管理工作
攀煤公司大宝顶矿袁俐
档案是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。一个企业的档案记载着这个企业各方面的重要历史资料，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手材料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。档案管理作为企业工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的作用。
科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度，是一个企业健康发展的需要，是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护企业历史真实面貌的一项重要工作。而科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应档案管理新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。要做好档案管理工作，就必须立足于现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，逐步完善档案管理工作，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。
一、当前企业档案管理中存在的问题
（一）档案管理意识不强
在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，使档案管理工作的重要性进一步淡化。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。档案管理人员在档案管理工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，导致档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。因此不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，使整个企业的档案意识进一步弱化。对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。其实，档案管理工作对企业的各项工作的开展、对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。
（二）档案管理制度不健全
当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。各企业均应建立综合档案室,以便对整个企业的档案进行统一管理,由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对企业基层部门进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些基层部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。例如借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。
（三）档案硬件投入及经费不足
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的企业较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有二点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。
（四）档案专业人员业务素质不高
目前企业档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展，档案管理人员的素质影响企业档案管理水平。
二、档案工作存在问题的解决对策
（1） 提高对企业档案管理的认识
1 档案管理人员要提高对档案管理的认识
档案管理人员要提高对档案管理工作的认识，要通过各种形式对自已进行《档案法》和国家有关档案规章制度的宣传教育，使自已充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高档案管理效率创造条件。
2 提高领导对档案管理工作的重视
一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？具体应做到以下几点工作：
1)爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
2)积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。
3) 把档案工作列入领导工作日程
要建立一个档案管理组织的领导体系，抓好组织建设，完善管理制度,做到“统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流” 加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障；二是把档案管理工作列入到单位负责人的议事日程，年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和公司档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到五个统一。
3 增大档案宣传力度，增强全员档案意识
一是积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动；二是在本单位的半年、年终工作会议上，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲；三是档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用及重要性；四是增加《档案法》的宣传力度，要全员懂法。
（二）规范企业档案管理机制,强化工作责任
建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度，按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁、借阅等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。
（三）实现企业档案管理现代化
搞好档案的电子信息化建设，促进档案资源的充分利用，运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新，要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率，并且借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难；管理方法手段的落后直接影响档案的质量。只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
1 加强现代化管理意识
档案管理是一门专业性很强的工作，首先管理人员要加强现代化的档案管理意识,既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。
2 掌握现代化管理技能，提高综合素质
以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能适应新时期的企业档案管理工作。
3 利用现代化技术，整理档案
档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好的服务于社会。
(四)加强对档案管理人员的培训和继续教育
1 档案管理人员应当重视观念更新
档案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，档案管理人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念，主动找婆家、找市场，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。
2 档案管理人员应当练就过硬的业务技能
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的档案管理人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。为此，档案管理人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案管理人员成为一名掌握科学先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。
3 档案管理人员应当拓宽视野、丰富知识
当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，档案管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的档案管理人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要，档案管理人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以促进档案管理人员在其位、谋其事，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，举办档案管理培训班 ，新人进入要进行岗位培训。二是要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训，档案信息化是档案现代化的必经之路，要想指导档案管理充分发挥好，首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能。三是鼓励档案人员自学，要岗位成长，要为档案人员订购关于档案的有关刊物，鼓励专（兼）职档案员开展自学活动。四是加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩，能够有效地促进档案工作管理水平。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。
4 档案管理人员应当加强继续教育
为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，特别要对档案人员加强继续教育。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持"学用结合、按需施教、重视实效"的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育能给档案管理人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案管理人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。
档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，根据发展需要，可编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》、等资料，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更完备的资料。
企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案管理工作再上新台阶。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，不断地提升一个企业的管理水平。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现科学规范的档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
