浅谈档案交接工作之我见
——攀枝花市仁和区档案局 殷国艳
任何单位的档案管理工作都会产生档案交接问题。档案管理人员的新老交替、工作变动、岗位调整、机关合并或企事业兼并重组等事项发生时也就必然要涉及到工作的交问题，然而在实际工作中，有一部分单位或档案人员却对档案交接工作不太重视，始终未建立档案交接工作规定,忽视了这一重要而又必要的工作环节，由此造成一些单位档案交接工作走过场，只是一把钥匙由原档案人员手中交到新档案人员手中这么简单，更有甚者，在原档案人员从工作岗位调离后，几个月、甚至更长的时间都没有配备档案人员。档案交接是一件极为严肃、责任心极强的工作，在国家档案局发布的《机关档案工作业务建设规范》明确规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”。 这项工作对于保证本单位档案齐全完整准确，对于保持本单位档案工作的延续性，具有很大意义。但一些单位在档案工作交接时往往存在以下问题；
一、档案交接不及时
一些单位对档案交接工作不够重视，。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续未办或还未办妥，新档案员对档案数量、工作开展情况等问题不清楚，以致出现责任不明、界限不清的情况，开展工作无序，甚至有的单位领导或办公室认为档案交接只是一串钥匙的交接，只要有人员接手工作，档案能继续开展即可，从而使档案工作前后脱节。
二、档案交接手续不完善
按照工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签字，从而出现了档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。 三、档案监交工作不严格
一些单位领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。
笔者认为：这项工作最忌讳匆匆忙忙、乱无章法、丢三落四、敷衍了事、马马虎虎。做好档案交接工作要注意几个基本要求：一是档案人员变动，必须办理交接手续；二是交接内容包括档案数量、档案有关设备、参考资料、登记、统计台帐等；三是交接双方要认真核对交接的内容，并做好检查记录；四是档案人员变动，要向档案部门备案。那如何做好档案交接工作呢？就此，笔者谈一谈自己的体会：
一、档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。1、档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续；2、单位上一般情况都是由办公室主任主管档案工作，在档案交接工作时应召集档案交接有关人员布置相关事宜，讲明档案交接工作意义，提出相关要求，明确交接事项及初步安排，明确交接双方应负责任。3、将档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。
二、认真做好档案移交准备工作。认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。档案交接分为移交和接收两个方面，对于移交方来说在正式移交之前主要做好几项工作：1、对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数。一是将档案管理台账、案卷（归档文件目录）、档案管理设备设施一览表、近几年的档案借阅簿、上一年度档案统计年报表、档案管理制度汇编、档案全宗介绍收集齐全，按照交接先后次序进行编号。二是对档案库房进行一次清扫，对档案室藏进行仔细清点，分门类、分载体，结合档案管理台账逐卷（件）核实。2、对外借档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好档案查借阅登记表，注明原因及催还情况，并告知接手档案工作的工作人员；3、对未整理的零散文件、归档材料要严格按照本单位制定的《档案分类及保管期限表》进行整理；4、按档案移交要求编制档案移交文据及表格，并撰写档案移交说明。5、进行档案计算机管理系统交接。开启电脑，对档案计算机管理系统进行初步演示，对程序操作及注意事项逐次进行讲解，对数据库运行、使用维护详细说明，直到接收方彻底掌握为止。6、档案交接准备工作完成后，由档案移交方向办公室主任汇报，再确定具体交接日期。那对于接收方来说，在接收之前要做好以下几项工作：1、应了解本单位职能活动内容和工作活动情况；2、应向前任档案人员了解本单位档案保管和档案工作情况，并在前任档案员的带领下到档案库房、阅览室简略查看，对档案室室藏结构、门类、载体有大概了解，使自己对档案管理工作“预热处理”。 3、了解档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
三、认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此档案交接必须安排专人（一般是办公室主任）负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式３份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
四是加强档案人员的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。
因此，做好档案交接工作不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。只有认真做好档案交接工作，才能避免档案在交接过程中会出现缺、漏、丢等现象，有效确保本单位档案工作完整、连续、有序地进行，不再出现档案交接工作只是一把钥匙的现象。
二00九年八月六日
