如何加强学校档案工作

东区教育局第十六中学 温泽茜

文章摘要：学校档案工作是记载学校的办学历史，是学校教育教学活动的真实记录

关键词：加强 学校档案工作 管理

学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教学科研和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等等,常常可以从档案中反映出来。下面就如何加强学校档案的管理工作谈谈自己粗浅的认识：
一、提高认识，完善机构
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，要把档案工作列入学校工作的议事日程，学校领导要带头组织有关人员学习《档案法》及上级、学校档案管理中的各种制度，了解和熟悉档案资料收集与整理的基本知识。通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全档案工作的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，各（处）室都应有兼职档案员负责本（处）室的资料收集，形成由综合档案室统一归类整理的管理模式，从组织上确保档案工作的顺利开展。
二、健全制度、规范管理
　　建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各（处）室人员都重视档案工作，认真落实本部门资料的收集，整理工作，使学校档案工作保质保量限期完成。
　三、加强业务学习，提高管理水平
　　档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案人员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念。由于长期以来很多学校的档案工作人员工作不固定，流动性较大，没有专业的档案人员，一般都是兼职的档案人员，对业务不熟悉，甚至没有参加过任何培训，所以学校的档案工作一直是我们需要探讨的问题。我曾经到东区教育局三所档案管理较好的学校学习经验，感觉最深的是学校档案工作的管理没有一个统一的标准，每一所学校都是以档案人员对档案工作的认识和理解来开展工作，其产生的效果大不一样，管理的水平参差不齐。东区教育局下属三十几所学校，大部分都是从攀钢，十九冶企业移交过来的学校，档案工作的管理更是五花八门，甚至有的学校档案室成了学校资料的库房。近几年，虽然经过东区档案局的短期培训和指导，各学校都在申请达标升级，完成《四川省档案工作规范性管理》标准，学校档案工作管理有了一定的提高，但离完成全市档案工作在全省争当排头兵的目标还存在一定的距离。我认为东区教育局各学校档案工作的管理应该请档案专业部门根据学校的特点制定统一的标准，包括学校资料的归档范围等等，达到规范、统一的管理，有一个统一的模式再加上各学校办学特点形成的资料，学校的档案工作就会更加完善。同时档案人员要加强自身业务学习，积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，教育局每学期组织1-2次档案人员工作会，随时传递档案管理的新知识，交流经验，解决工作中遇到的问题，使学校的档案工作跟上办学改革的新步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
四、稳定管理队伍，改善工作条件
要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案管理队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校对各职能部门关系密切的归档材料、设备应从经费上给予支持。要为档案部门添置必备的设备，以便于开展工作。档案室的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善档案室环境、设施及工作条件，维护档案的完整与安全。
五、注重收集，加强管理
　　学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档，充分利用复印的机会收集材料。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
　　 六、提供服务，开发利用
对于学校档案信息资源的开发与利用，我们要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速，做好后勤服务工作。强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。 转贴于 中

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务。使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。