略谈对企业重大建设项目档案管理的几点认识
攀钢集团四川长钢公司办公室 黄静雅
内容摘要：目前企业重大建设项目档案管理普遍存在一些问题，作者从工作实际出发阐释了重大建设项目档案管理的体会和方法。
我公司作为大型国有军工重点配套企业，企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分，是企业建设、运营与发展过程的真实记录。确保企业档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用，对于提高企业核心竞争力、促进国有资产保值增值，以及维护企业改革发展稳定都具有不可替代的重要作用。结合我公司实际，笔者试谈几点对重大建设工程竣工档案管理和竣工资料验收的认识，供大家参考。
重大建设项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。由于项目投资大、资金来源多、建设工期长、工程系统庞大、参与建设单位多等特点，因而所形成的档案具有价值高、数量大、种类多、结构复杂等特点。如何针对其特点，保证重大建设项目档案收集的系统、完整、准确、齐全，达到国家档案管理标准，是对档案工作人员的严竣考验。笔者经历了我公司六吨真空感应炉重大建设项目工程的竣工资料验收工作，体会颇深。
一、建立健全档案管理制度，严格制度执行力
建立健全档案管理制度是做好档案工作的基础。人们通常把工程设备设施、工程质量比作硬件，把工程档案资料比作软件。但由于错误的观念和认识，两者相比较，在企业内各层人员中，重硬件轻软件的现象程度不同地存在。虽然我公司近年来建设了为数较多的大型技改工程，但这种现象仍然没有明显改观。这样状况的存在，档案质量就无法保证，这是影响档案管理不可忽视的重要因素。其次，企业重大建设项目实行公开招投标，设计、施工、监理单位来自不同地区，他们都按各自习惯进行项目管理。为了加强对各阶段档案资料有序管理，保证归档文件材料及图纸内容的系统、完整、准确、齐全、规范。就必须结合本企业实际情况，制定相应的档案管理制度，明确档案资料的收集范围、种类和要求，并为达到国家档案管理标准，对以上进行设计、施工、监理等单位做好监督、指导工作。
我公司结合本企业实际情况，制定了既符合《四川省重大建设项目档案管理办法》，又符合集团公司《企业档案管理标准》的档案管理制度。针对我公司这几年的技改项目、新建项目以及今后灾后重建项目多的特点，在档案管理制度里规定了从合同签订之日起就将档案纳入合同管理，并在对设计、施工、监理单位最后的工程结算中将档案的完整、准确与规范作为结算的重要依据。同时也明确了施工单位、监理单位、工程技术人员以及档案管理人员在工程资料形成过程中各自所承担的职责。我们在六吨真空感应炉工程档案资料竣工验收时，严格按照档案管理制度的要求对建设、施工、监理单位移交的竣工资料进行了严格审查、验收，保证了竣工资料的系统、齐全、完整、准确。为今后更好地做好本企业档案管理工作奠定了坚实基础。为今后企业的生产利用、技术革新、技术改造以及设备维修提供了准确真实的原始记录资料。
二、认真进行档案收集整理，严把各阶段档案质量关
严把每个阶段档案质量关是做好企业重大建设项目档案工作的关键。我们通常将项目文件的收集分为三阶段，即项目准备阶段、施工阶段、试运行阶段。这样的划分有利于档案部门开展档案资料收集、归档。即在日常档案管理中可根据建设过程不同阶段的工作重心，纵向分阶段明确责任主体和责任人。所以按照规章制度严把每个阶段档案质量关是做好档案工作的关键。
首先，在项目准备阶段，工作重点主要是由进入指挥部工作的专职档案人员针对各个管理职能部门展开收集工作。工作对象主要是以工程建设前期资料即立项报告、可行性研究报告及评估、批复、初步设计任务书、方案、施工准备以及勘察、监理、施工方面的招投标文件等相关的文字资料。此外，还要认真收集整理外部配套建设或协作的有关资料，以及工程项目建设期间上级或当地与工程有关的各项文件，外购设备的外事活动资料等。
其次，在施工阶段，要以单位工程的检验批、分项、分部资料为重心展开收集，同时要注意设计变更、材料、设备报验等资料的收集。在施工进行中，要认真收集整理各种建筑材料及构件等的合格证、配合比、质量鉴定及试验报告，各种管线、压力容器、设备等进行的焊接、检测、探伤、敷设、接地、绝缘、泄漏、试压、防腐、隔热、保温、耐压、防震、耐火、耐酸、脱脂、清洗、消毒、通水、渗水、防爆、密闭、强度及其它功能测试、校核试验的试验记录以及各种管线、设备的调试试车记录、安装验收记录等资料。
最后，在试运行阶段，工作重点主要是收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件。项目档案人员要全程参与各阶段设备试运行工作，做好相关档案的收集，这样使档案管理与工程技术管理相互依存、同步进行，既提高了档案收集的完整、准确，又提高了档案管理人员的业务水平。
三、加强档案业务知识培训，提高各类人员档案业务素质
加强档案业务知识培训是确保企业重大建设项目档案工作的有力措施。近年来，通过档案法制的宣传，工程人员对档案法制意识有所增强，但对档案工作的认识不足。特别是重大建设项目管理人员来自不同地区，各企业档案管理标准又各有不同。因此，在工程项目一开始就必须加强档案工作的宣传，开展档案业务指导，做到工程一开始档案资料的收集就制度化、规范化。重点是要加强对工程技术人员、施工单位的项目经理和资料员进行档案业务知识指导，详细介绍档案工作的法规以及国家对竣工档案验收的要求等，保证竣工档案收集的质量。
四、严格项目档案自检，是通过验收的保障
把好项目档案自检关，严格进行重大建设项目档案自检自查，是做好重大建设项目档案的保障。竣工资料通过验收，是工程竣工验收的一个重要前提。因此，在申报上级主管部门验收之前，我们应遵照四川省重大建设项目档案验收测评表进行逐一检查，确保合格。在竣工资料移交进馆时，对监理、施工单位编制的竣工图、文字资料进行认真审查，重点审查质量保证资料、隐蔽工程资料以及主要部位的检验批、分项、分部、单位工程验收资料是否齐全、真实、准确，未达到国家项目档案验收标准的，责令整改。六吨真空感应炉在接受上级主管部门档案验收时，由于先做好了自检工作，对发现的问题进行了及时整改，顺利通过了验收。
当前，正值我公司灾后重建工程项目全面实施之际，同时我们正在进行50万吨连轧棒材生产线、钛材一期生产线等重大工程档案审查、整编工作，笔者深刻体会到，做好企业档案工作，对灾后重建的顺利实施，对企业的长远发展均具有非常重要的作用和意义；同时，有了制度作基础，有了领导的重视，有了档案工作人员的责任心，我公司的重大建设项目档案管理一定会更上一层楼。
参考文献：熊文胜：《论竣工文件的质量控制》，《档案学通讯》２００２年第１期。
