浅谈机关档案管理存在的问题及对策
攀枝花市能源监察支队 何安娜
机关档案，是档案工作的重要组成部分,它详实地记录了党和国家对各项业务工作的方针政策及本机关在具体实施中的各种情况，是机关工作的珍贵参考材料。收集管理机关档案,为现实和将来提供有价值的历史依据，是档案工作人员义不容辞的职责和义务。在全面建设小康社会进程中，重视机关档案工作、充分发挥机关档案的功能，对于促进经济社会发展、维护实现人民群众利益具有重要意义。但是，机关综合档案由于存在着管理分散、人员不稳定、保管条件差、利用率低等多种问题，影响并阻碍了机关档案管理工作的顺利开展。
一、当前机关档案管理中存在的主要问题及原因分析
（一）领导档案管理意识及重视不够。一些机关领导对档案工作重要性认识不够，不认真执行档案管理的相关法律法规，导致机关档案管理人浮于事，工作不力，档案资料收集、整理、归档工作滞后，不能充分发挥档案管理工作应有的作用。
（二）档案管理基础设施较差，保管条件落后。有的机关受办公条件的限制，没有档案专用库房，保管条件差，有的机关档案室与办公室为一体，有的机关的档案室只能叫杂物保管室，档案室里档案没有多少，杂物、旧物却堆满房间；档案装具陈旧，仍有沿用木制箱柜的；防盗设施也不具备，这些情况，都不利于档案的长期安全保管。
（三）机构重复设置，造成人力、财力资源的浪费。一些机关的下属机构都设立了档案室，设立了专兼职档案管理人员，这种情况不仅造成了人力、物力资源的浪费，造成档案分散局面，而且由于人员素质差异，使档案管理水平参差不齐，不利于档案的规范化、标准化和长期管理。
（四）档案管理制度不健全。有的机关档案管理制度不健全，管理混乱；有的机关档案管理有制度，但没有相关的配套实施办法和检查考核措施或检查督促考核未认真落实。
（五）档案管理工作人员素质参差不齐。档案专业人员队伍在学历层次、理论水平、专业素质等方面参差不齐，与时代发展要求悬殊是目前我国档案专业人员队伍的普遍现象，很多档案部门是随便可以往里塞人的地方，是安排老弱病残的地方。在机关中还有表现为专职少、兼职多，专项管理经验不足，管理观念不强；在人才培养中，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入培训计划和要求，一些档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力。
（六）文件材料收集不及时，不能按时完成立卷归档任务。一些机关没有专职的档案管理人员，绝大多数档案室不设专职档案人员，兼职档案管理人员一身多任，投入档案工作的精力有限，无法对档案进行科学有效的管理，造成文件材料收集不齐全，不能保证档案的齐全完整。
（七）不利于档案信息资源的开发利用。由于目前各机关的档案各自为政，而且，各机关的永久、长期卷要在档案室保管5-10年后才向档案馆移交，再加上各机关档案管理人员素质参差不齐等条件限制，不可能对档案进行系统的编研、收集和开发利用，使档案信息资源的开发利用局限性很大；机关绝大部分的档案室可以说基本上没有开展这项工作，只停留在你查我调的阶段；等档案进馆以后，由档案馆再来开展这项业务，有些档案信息又失去了现实性和适用性，在很大程度上影响了档案馆的发展。
（八）档案管理水平不高。主要表现为现代化管理手段应用较差。随着计算机及网络信息技术在档案管理中的广泛运用，管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于档案的收集、编研、修史编志、开发和利用，不利于发挥机关档案更大的、应有的技术支撑作用。
二、做好机关档案管理工作的主要对策
（一）依法治档是搞好机关档案管理工作的根本。可采取多种形式，大力加强和广泛开展《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《四川省档案管理条例》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规的宣传教育、学习贯彻活动，实施《机关档案管理规范》，增强机关干部职工的档案法制意识，特别是领导干部的档案管理意识，依法编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，使机关档案从形成、收集到整理、编目、归档、保管、借阅、保密、利用等各个环节都得到保障，做到依法治档。
（二）领导高度重视是搞好机关档案管理工作的关键。一个单位档案工作的好坏，与单位领导的重视程度有着直接的关系，尤其是新形势下存在的难度增大问题，领导重视与否起着决定性作用。因此，改变档案工作的从属地位，需强化各级领导对档案工作的领导，本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，提高对加强档案资源建设重要性、必要性的认识，把档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划，并根据财政经费经常性增加情况适时予以递增，任何情况下不占用综合档案室设施、设备，不改变档案室及其库房用途。此外，各级领导还应明确：对档案“实行集中统一保管”原则只是加强档案工作的第一步，而确保档案收集齐全完整、丰富室(馆)藏，进而提高发展服务的效能，才是档案管理工作的目的。
（三）加强制度建设是搞好机关档案管理工作的保证。第一，建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度。完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行；完善档案工作程序，理顺机关科室和档案室之间的关系，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证档案管理工作的各个环节不脱节。 第二，坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。第三，将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同样作为机关管理体系的组成部分，纳入单位年度目标管理责任制，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实，不但与各科室、各岗位人员的经济利益挂钩，做到奖罚分明，还要在评优、晋升、进修政策上给予一定倾斜，以促进档案工作人员和专兼职文档人员主动收集、整理、归档，从而确保机关档案文书资料的完整性和系统性。
（四）提高档案人员素质是搞好机关档案管理工作的基础。针对机关档案人员从事档案工作时间和素质参差不齐，且基础管理薄弱、人员变动性大、档案业务生疏等现状，着重在提升档案室的软实力、档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上下功夫，切实加强和提高档案人员素质。
第一，以人为本，加强机关档案人才队伍建设。重视智力引进工作，可采取引进档案专业人才或通过向社会公开招录所学专业为档案学、历史学、汉语言文学或计算机专业人才的办法，吸收一些基本素质好、愿意从事档案工作的大学本科毕业生充实到机关档案工作队伍中来，壮大机关档案人才队伍。二是拓宽人才培养渠道，有重点、有方向地培养造就机关档案事业发展急需的人才，如对单位内部综合素质好、有发展潜力、志愿献身档案事业的同志进行专业培养和深造，促使他们施展才华，促进人才脱颖而出。
第二，注重教育，努力提高档案工作人员的政治思想水平。一是要改变旧传统，树立新观念，用“三个代表”重要思想、科学发展观、构建和谐社会的理念和改革开放、市场经济的思维方式指导档案工作；二是要改变以往的封闭管理，由重视管理转变为重视利用；三是要改变传统的静态管理，由坐等、送交转变为主动收集。
第三，加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平、业务能力和管理水平。加强档案业务培训，提高档案人员的业务素质，是一项需要持之以恒的工作。一要组织档案人员认真学习《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》等法律法规；二要办好岗位培训、信息技术培训、相关标准规范和机关档案基础业务知识培训，加强经济、历史、文化、法律等档案传统方面管理知识和系统工程原理和方法、缩微技术和数码复印新技术应用等现代管理、现代科技实践技能和新技术的学习，吸取和总结新经验，优化知识结构，以达到理论知识和实践能力有机结合；三要与时俱进加强档案上岗和岗位继续教育，建设新档案管理模式，使全档案工作人员适应档案工作特别是新形势下机关档案工作发展需要；四要多走出去参加培训或开展学术讲座，学习一些院校或发达地区先进的工作经验，拓宽工作思路，促进管理科学化，提升档案管理水平。
（五）信息化建设是搞好机关档案管理工作的途径。现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段。档案信息化是我国档案事业发展“十一五”总体规划目标的主要任务。为此，应以信息化建设、政务信息公开为核心，加大投入。大力增强机关档案管理工作的手段和能力。如创造条件购置必要的现代化设施、建立本单位的档案目录数据库、采办适用的档案计算机管理软件及有关技术标准和资料，使档案管理能力不断增强，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化。
（六）开发利用档案信息资源服务是体现档案价值的核心。档案是一种回溯性信息，是对历史的真实记录逆向追溯其价值的过程，其核心价值在于信息记载和信息服务。因此，开展机关档案信息服务是提升大众档案意识，发挥效益的关键。可通过做好查(借)阅登记、建立用户联系制度、设立档案信息反馈表形式，或开展机关档案资源专题报告，举办实物、图片、影像资料展览。以及进行编研等深层次开发，及时编发档案利用实际社会效益，关注和服务民生等各种方式，拓宽机关档案资源利用渠道，为机关业务、管理及监管相对人服务，充分体现机关档案的使用价值及其管理的重要性和依据性，共建和谐机关，共建和谐社会。
二〇〇九年九月一日
