网络条件下上级文件不归档之解析
（攀枝花学院杨杰）
内容摘要：本文通过对上级文件的含义、性质、产生缘由的理解，同时列举了目前对上级文件处理的两种做法及原因。作者最后提出了在网络环境下上级文件不列入归档范围的建议，并对其作出了独特的原因分析。
关键词：档案归档 档案鉴定 上级文件
根据1987年制定的《机关文件材料归档与不归档范围的规定》中的规定，上级文件被列入了归档范围，同时也列入不归档范围，但是，档案人员在实际工作中，由于鉴定的难度和多而全的档案思想，把上级文件的归档范围人为地扩大了。然而本人认为：在计算机技术与网络技术日趋成熟的今天，上级文件基本上可以不归档。这种问题处理好了，既可以减轻档案鉴定工作的难度，又会给档案工作节约大量的人力、物力、财力。笔者从整个国家档案事业的发展角度提出自己的不归档建议，供同行参考、借鉴。
1、 “上级文件”的含义
上级文件是根据文件来源对文件进行分类的结果，文件有广义和狭义之分，上级文件也有广义和狭义两种，广义的上级文件就是上级单位形成的所有文件，即下级单位对上级单位在履行职能、职责过程中用以传达意图，联系事务，交流信息，记录情况等直接形成和使用的各种形式记录材料的总称。狭义的上级文件是指下级单位对上级单位在公务活动中用以传达意图，联系事务，交流信息，记录情况等直接形成的，有特殊格式的，并且下发到相关下属单位的各种记录材料的总称。（本文所谈主要指狭义的上级文件）即我们所指上级下发的各种“红头文件”。
二、上级文件形成缘由
（一）转发形成。当上级单位对收到的文件进行处理时，认为有转发给下级单位贯彻执行的必要，就会对收到的各类文件转发至各下级单位。
（二）普发形成。通过对上级文件的研读或者对下属各单位的调研，上级单位认为必须给自己所属的下级单位下发一种让所有下属单位知晓或者让其贯彻执行的文件，这时，上级单位就会以普发性的文件下发到各下级单位，令其遵照执行。
（三）有针对性的形成。下级单位因为某一特殊事项需向上级主管单位进行汇报或者请示，请求上级单位给予答复，这时上级单位就会以一种特殊的文种下发到专门的下级单位，给予相应的批示。
三、上级文件的分类
（一）行文目的划分：临时知晓性的上级文件，比如会议通知；大范围内告知性文件的上级文件，如通知，通报、简报、决定等；必需贯彻执行的上级文件，如令、办法、条例、细则、规定等；专门事务通知性的上级文件，如批复，函复等。其中前三种属于普发性的文件（本文讨论的主要指普发性的上级文件），最后一种属于专指性的上级文件。
（二）发文单位级别划分。国家级的上级文件，省（部）级的上级文件，市（厅）级上级文件，县级上级文件。通常说的上三级文件主要指国家级，省（部）级与市（厅）级下发的文件。
（三）产生缘由。可以分转发性上级文件，普发性上级文件，专指性上级文件。
四、上级文件的特征
（1） 权威性。上级文件作为传达上级单位领导意图的一种工具，下级单位必须无条件地按照文件的相关规定执行，否则会受到相应的惩处。上级文件的权威性由产生该文件的上级单位的地位与工作性质所决定。
（二）普发性。通常情况下，上级单位它是一个国家，地区，或者一个行业、系统的核心或者主要领导，当他要对其所属的下级表达某种领导意图时，只能通过普发文件来通达其领导意图，其主要体现在文件发行的数量与发行的范围。
（三）依据性。上级文件体现的是领导意图，下级单位必须按照上级文件的相关规定执行。作为下级单位，上级文件就是从事某些相关事项的依据，否则就是违规，要受到相关法律与法规的制裁，同时会造成事倍功半的工作效率。
（四）宏观性与原则性。由于上级文件产生的上级单位处于领导地位，决定了上级单位所从事的某些事项只能是宏观事项，假设具体到某一具体事项，也只能进行宏观的指导与指示，不能进行周密，细致的微观描述与指示。这就决定了产生这些事项的相应记录材料的宏观性与原则性，下级单位只能在其宏观领导与指导下，进行相应微观的贯彻与执行。
五、目前对上级文件的归档工作所持的观点及原因
（一）不归档。
１.档案收集范围。上级文件多数不是本单位履行职能与职责过程中形成的文件，其形成主体不是本单位。
２.档案的唯一性。档案一般说来具有唯一性，然而上级文件一般是普发性的文件，对某个下级单位来说，它具有唯一性，但针对某一层面的下级单位来讲，这类文件不具有唯一性。对整个下级单位层面来说也就失去了归档的必要性。
（二）需归档。
１.日后查找利用方便。上级文件作为下级单位从事行政事务的依据，也是日后查考行政事务原由的依据，为了利用的方便，所以把上级文件列入了归档范围。
２.成套性需要。档案收集工作要求之一就是要求归档档案材料的齐全、完整与系统。上级文件作为下级单位从事某一事项的依据，并由此产生了大量的文件材料，从系统性与完整性来考虑，它可以并且应该归档。
３.时空限制。由于上级单位与下级单位通常不会在一个城市，一个地方，甚至不在一个国家。当需要上级文件来作为依据时，不得不到发文的上级机关查找，这样给下级单位的行政管理事务增加了很大的管理成本。下级单位为了减少或者降低管理成本，只好把上级文件划入归档范围。
笔者认为：在计算机技术与网络技术日趋成熟的今天，上级文件不应该归档。原因如下：
第一，根据《中华人民共和国档案法》对档案的定义：“指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人在从事政治，军事，经济、科学、文件、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”可以看出，档案的形成主体是国家机关，社会组织或者特殊的个人。有用的对象是国家和社会，然而上级文件的形成主体是上级机关，下级单位不是形成主体，同时，上级文件下发到下级单位以后，它的有用对象仅是下级一个单位而已，所以上级文件对下级单位而言，它可以成为一种文件参考资料，但可以不被认为是档案，当然也就不能归档。
第二，上级文件是一种普发性文件，上级单位级别越高，其普发文件的范围越广，数量越多，只要是下属相关单位都会收到相同的文件。如果同时归档的话，它既破坏了档案的唯一性，同时会造成大量的资源浪费。
第三，上级文件利用的短期性。一般说来，下属单位对上级文件的利用是在一定的时期内，超过这个时期后，其利用相对较少，甚至没有。
第四，如果各下级单位都把上级文件作为归档范围并且归档，当其向地方所在档案馆移交归档时,同级档案馆就会收到很多重份档案，为了避免重份档案进馆，地方档案馆不得不责成相关归档单位重新鉴定和整理，为了减少重复劳动，提高工作效率，把上级文件直接鉴定为不归档文件是最好也是最有效的方法之一。
第五，计算机技术与网络技术的发展，时空距离压缩。虽然上级文件是下级单位从事行政事务管理的依据，同时由于上级单位与各层下级单位之间的空间距离不等，为了降低行政事务成本，不得不把上级文件纳入归档范围并归档保存，这在计算机技术与网络技术不发达的古代或许可以，但在计算机技术，网络技术相当发达的今天，利用工作的时空限制已经完全不存在了，下级单位也就完全再没有必要为了利用方便而进行重夏归档。
第六，随着计算机技术与网络技术的发展，上级文件的下发往往都是通过网络的方式下发到各相关下属单位，各下属单位通过打印下载的方式对其进行办理。由于打印设备的种种限制，打印下载的文件形式基本上是复印件的形式，按照“复印件一般不归档”的归档材料范围的要求，该种形式的上级文件不应该列入归档范围。
总之，以前由于计算机技术与网络技术不成熟，我们为了节约行政工作成本，为了查考利用的方便，我们不得不进行大量的、重复式、浪费式归档，但随着计算机技术与网络技术的日趋成熟，我们再把上级文件作为归档的话，我们反而又成为一种落后与浪费。现在，我们提倡建设资源节约型社会，我们档案人应该以身作则，从本职工作做起，把上级文件作为一种不归档文件进行处理，我想这就是我们档案工作践行和谐、节约型社会建设的本职体现之一。
参考文献：
１，《档案管理学基础》第三版，陈兆祦，和宝荣，王英玮主编，中国人民大学出版社，2005,3。
