人事档案管理中存在的问题及对策
煤化工厂
郭晓莉
[摘要] 人事档案既是国家档案的重要组成部分,又是党和国家干部工作的重要组成部分，既是一项专业性很强的工作，又是一项政治性很强的工作，既是一项服务性工作,又是一项机密性工作。人事档案是人才信息的重要载体,是人才的主要信息来源，准确、齐全、完整的人事档案能够历史、全面地记录一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力水平、工作表现和业绩等信息，装载着个人最原始凭证材料，管好、用好人事档案,对全面掌握人才情况,开发人才资源起着举足轻重的作用，随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理存在着诸多问题.有待加以改善，从而提高人事档案的利用水平。
[关键词] 人事档案 管理 存在问题 对策
人事档案管理工作是做好人事人才工作的基本条件之一，档案管理工作的好坏直接影响到工作的效率和质量，涉及到每个干部、职工的切身利益，为了更好管理人事人才档案，现对人事档案的现状及存在的问题提出共同探讨。
一、人事档案管理目前存在的主要问题
近年来，由于机构编制和用人制度的改革，各单位档案管理人员变动频繁，出现了忽视人事档案管理现象，档案基础管理工作受到影响，通过与同行的交流，觉得人事档案管理存在着诸多问题，有待加以改善：
1.硬件设施解决落实差。对人事档案管理必备的条件解决落实差，个别单位在设备配备上，采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，没有专用档案阅览、整编室和仓库，有的单位档案室狭窄、潮湿、“八防”设备不配套，很容易引起档案材料霉变、虫蛀，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。
2.材料收集不及时，缺损严重。由于历史原因，以前各单位都不注意档案材料的收集，特别是民生档案部分的收集，工资福利、收入分配、养老保险、教育、卫生医疗、知青工龄等方面的档案没有及时填写存档，造成个别职工退休时，档案无记载，使职工的切身利益受到了影响，入党材料、岗位变动、工资变更等材料都存在不同程度的差缺。
3.管理力量薄弱、管理手段落后、管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对人事档案的重要性、管档要求、收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，有些单位的档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案袋，没有及时整理装订，严重影响了档案管理水平，难以适应人事档案管理工作要求。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。有些档案管理人员在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与档案室协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，叫本人自己来查、提档案，这样做很容易让个别人钻空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等现象的发生，影响了档案的真实性。
4.填写不够规范，存在着不该进而进档、该进而不进档现象。如：《职工个人履历表》等档案材料中应该填写的项目空着不填写，有的栏目该填写“无”而没填。有的项目不应该填写却填写了内容。姓名用字不按要求填写，姓名用字比较随便，乱用多音字，甚至还有的人用错字。“出生年月日”、“参加工作时间”、“入党时间” 、“学历”等“三龄一历”栏目的填写上存在失真和随意现象，或大或小，或高或低，前后不一。有的材料应该由有关领导或有关管理人员签名盖章的却空着，有的材料应该盖章的未盖章。
5.用纸规格和书写工具、装订顺序不规范。现在很多单位归档材料都没有规定使用统一规格的办公用纸，造成现在的人事档案里面什么规格的纸张都有，给档案装订造成一定的困难，还有的档案材料上没有按规定使用黑色或蓝色墨水填写，而是用圆珠笔、红色笔及纯蓝色墨水和复写纸书写，时间长了容易褪色，不利于档案的保管，同时还存在档案没严格按照人事档案十类材料装订归档的目录装订顺序要求进行装订，存在倒装、错装、混装和漏装现象，甚至有些单位将送来归档的个人资料多年未装。
6.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
二、主要原因
1.档案意识淡薄，业务素质不高。有的领导干部认识不到档案对职工的重要性和必要性，不了解档案是组织了解和选拔任用人才的重要来源，不知道不及时报送应该归档的个人档案材料给档案部门，将来会给职工利益带来损失，有些单位个人资料长时间地存放在个人身边或所在单位人事部门，久而久之，就会出现档案材料遗失或破损的现象。还有个别管人事的干部平时工作繁忙无时间学或没来得及学习档案业务，形成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门送哪些材料，致使个别职工档案中材料短缺严重，有的档案材料形成单位，比如：有的职称审批、奖励审批等材料不知道移送管档部门，认为应由本单位保管，时间长了容易造成材料遗失；还有的职工、干部已经向所属单位管理部门上交了应该归档的材料，由于职能部门主管人员业务不熟悉或责任心不强，不移交或不及时移交档案资料给档案部门，或者交到了无权管档部门，而这些部门又没及时移交有权管档部门，影响了档案的完整性；有的借阅或调阅档案单位不及时归还，有的人员跨地区跨行业流动后，档案没有及时转移，这些都是形成档案资料短缺的重要原因。
2.工作力度不到位。由于管档人员严重不足，或身兼数职，收集装订实在顾及不暇，或由于基础资料台帐不全，档案底数不清，有些缺少的档案资料根本无从查起和补起，这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
3.领导重视不够。我们发现只要是领导重视的单位，档案就管得好，基本设施完善，有专用档案阅览室、库房、铁质柜、空调、电脑等，档案装订的也规范。领导不够重视的单位，平时对档案工作不闻不问，舍不得投入人力、物力和精力，不注重调动档案管理人员的积极性，因此档案管理就差，装订工具、设施配置不完善、材料收集不完整，进档材料多年未装订。
三、人事档案管理的对策
1.强化组织领导、强化队伍建设。领导重视是做好档案工作的关键，只有各级领导思想上重视，行动上落实，舍得在人力、物力、财力上投入，经常过问和检查档案工作，才能使档案工作上台阶、上水平；要强化队伍建设，选好配足管档人员，把那些政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员选调从事人事档案管理工作，同时各级领导要真正关心管档人员，注意对她们的教育培养，关心她们的工作、生活，落实应有的政治经济待遇，要妥善地解决她们生活、工作中的困难，让他们安心本职工作，充分发挥积极性与创造性。对那些为档案工作做出贡献的同志，应给予表扬和奖励，对失职者，应视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。
2.强化责任意识。要搞好人事档案管理工作，不但需要各级领导的齐抓共管和每一位领导的共同支持，更要靠人力资源管理干部和管档人员的不懈努力。要不断强化各级各类人事档案归档意识，尤其是人力资源部门和管档人员的责任意识，职工和干部要将应该归档的材料及时通过人力资源部门移交或直接送交管档部门存档。管档人员要扎实做好各项具体细致的工作，把大量的工作做在平时，必要时还要抽调素质高、业务精、肯吃苦的人员，集中人力、集中时间、集中精力，帮助管档人员突击清理档案。
3.强化业务培训。要加强对管档人员和人力部门干部的档案业务短期培训。主要是以自学为主、组织培训为辅。档案业务培训主要是采取举办短期业务培训班的形式，进行系统档案业务培训和人事档案观摩活动。自学主要是为他们订阅档案业务书籍，以期达到准确地掌握档案管理知识，熟练地运用到档案工作中去，自觉地做好档案工作。对于人力资源管理干部个人，主要是让他们了解哪些材料应该归档、怎么归档，对应该归档的材料如何进行规范化的填写，要编发规范化的档案材料填写说明，并提出有关填写要求，对档案用纸规格和书写工具提出明确要求。
4.要强化监督管理、推行责任追究制。要建立一整套完善的档案管理制度，并狠抓落实。人事档案要明确专人管理，要严格借阅、传递审批手续。查阅档案要按管档人员的要求进行，杜绝涂改档案现象的发生。人力资源部门要对人事档案形成及归档提出明确要求，建立健全相关制度并狠抓落实，为了避免档案的丢失、涂改，必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格管理制度，做到转入、转出、接收材料、查阅、借阅档案有登记，有效地制约造成人事档案泄密、涂改等人为因素，对人事档案管理中出现问题的，实行责任追究。
(1)在查阅、借阅档案时必须持单位证明，经领导批准方可查（借）阅，除特殊情况需查（借）阅档案的外，其它任何需要查阅档案的单位和个人，必须通过人力资源管理部门到档案室查（借）阅，不得以自身工作的方便，将个人档案叫本人借阅，给个别人有机可乘，伪造、销毁、涂改档案等情况发生，没有领导批准，不得随意复印人事档案材料。
(2)转出、转入的人事档案必须密封，盖好密封章方能转出、转入，各审查单位审查完后必须密封盖章后，再转另一个单位。
5.认真整理，保证人事档案质量。要按档案工作有关规定，实行统一标准整理装订，做到经常检查，保持室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防尘。
6.创新管理手段，实现电子化管理。纸质档案是人事档案的基础性档案，在做好纸质档案的收集归档等工作的前提下，运用计算机技术、信息技术、网络技术等现代技术手段，建立《人事档案管理信息系统》，逐步实现人事档案的管理和使用电子化和信息化，提高人事档案的利用率。
参考文献：
1.中组部.关于印发《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》的通知(组通字[1996]55号)。
2．中组部.关于印发《干部人事档案工作目标管理检查验收细则》的通知(组通字[1998]13号)。
3.吴建美 《高校人事档案管理浅议》《江苏广播电视大学学报》2006年第6期
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