搞好收集工作确保企业工程项目档案
的完整性和准确性
攀成钢公司 李兆群
随着国民经济建设的发展，企业规模扩大，工程项目建设日益增多。在企业工程项目建设中，加强内部管理，提高经济效益是企业的当务之急。档案工作是企业工程项目建设日常管理工作中不可缺少的一部分，是维护企业经济利益、合法权益，体现工程建设真实面貌的一项重要工作，对企业的建设和发展起着重要的作用。
工程项目档案的完整性、准确性是企业工程项目最基本最重要的属性，也是评价企业工程项目档案管理质量的首要标准。工程项目档案的缺失往往会给企业造成不同程度的损失。比如，由于地下管网图纸不全，无法了解地下情况，使新工程土建施工无法进行，或者盲目进行，造成管网破坏，迫使企业停工停产；又比如，由于工程项目建设中设备合同的缺失，当发现设备问题时却无法索赔，使企业蒙受经济损失等等。因此，在企业工程项目档案管理中确保档案的完整性和准确性至关重要，而搞好工程项目档案的收集工作则是确保完整性、准确性的最关键环节。没有高质量的收集工作，就没有完整准确的档案。那末，如何才能做好高质量的收集工作：
一．提高档案意识，形成工作合力
一是要加强宣传。从国家发布的有关档案的法律法规入手，加大对这些规章制度的宣传力度，自上而下，增强参与企业工程项目建设全员的档案意识，引起各级领导干部的重视尤其重要；二要形成工作合力。企业领导人要从人力、物力、财力各方面全力支持企业的档案工作。对档案实行统一领导，分级管理，要转变档案工作只是档案管理部门的事的观念。工程项目档案文件的收集不仅是档案人员的职责，也是项目建设者义不容辞的责任。
2． 分门别类明确收集内容
随着企业做大做强，新建工程项目规模也越来越大，相关的资料不仅内容繁杂，而且数量庞大。单凭人的记忆进行收集是很难保证齐全、完整，负责收集和审查的人也都无法确认其完整。因此，在工程项目建设正式开始的前期工作中，企业工程管理部门应根据档案管理的有关规定，结合工程初步设计、施工设计，由各专业的工程师编制本专业项目所要收集的资料目录，经企业项目负责人审查后，作为施工合同附件。在工程项目建设过程中，如发现有遗漏或新增项目，则随时以书面形式向施工单位补正。这样，不仅使施工单位资料收集者可以“按图索骥”收集，也可以对照条目进行收集结果的自查，而且因为收集资料目录作为了合同附件，带有强制性，必然大大提高施工单位对资料收集工作的重视度，从而在人员配置、资金投入、过程管理上给以保障，使档案收集工作能顺利而高效地进行。
3． 建立工程项目档案收集网络，提高各单位档案收集人员的业务水平
由于工程浩大、项目众多、资料庞杂，要想获得完整准确的工程项目档案，必须投入相当的人力，形成逐级收集、审定网络。其网网络组成如下：
企业档案管理部门→工程指挥部（工程管理部门）→各专业工程师→施工单位指挥部→施工单位各项目部专业工程师→项目部档案资料管理员（收集员）→现场施工队。
以上网络中，档案资料从最下一级逐级上交，而上一级对下级上交的资料进行逐级审查、签字，手续虽然麻烦，但档案的完整准确却有了保证；施工单位的档案资料管理员（收集员）在档案资料收集网络中，处于特殊的地位，对档案的完整性具有举足轻重的作用。因此施工单位聘用资料员应要求具有大专以上学历、有高度责任心、办事条理性强的人员担任；施工单位的资料收集员应分专业设置，不要重叠兼职，并由企业档案管理部门对他们进行培训，提高其对档案收集工作重要性的认识，传授必须的相关知识和技能；同时，还要接受各专业工程师简单的专业知识的指导，使其在资料收集时不至张冠李戴。
4． 企业档案管理部门工作人员要自始至终介入工程档案资料收集过程之中
1、档案部门要主动参与
首先，企业档案管理部门要参与各专业工程档案资料收集目录的编制工作，比照有关规定，检查是否有漏项。其二，要组织施工单位各专业档案资料收集人员进行培训、交流、保持经常性的联系。其三，在工程施工过程中要了解工程进度，并按工程进度，了解档案资料收集情况。其四对施工单位已经收集的档案进行经常性的抽查，并根据发现的问题给出指导性的意见。其五，认真严格把好工程竣工后的资料归档关。对不符合要求的档案必须拒收，退回重做。
2、档案部门要提前介入
档案工作人员一方面要超前介入，实施全过程跟踪管理，了解工程项目的实施情况，注重过程检查；另一方面要把认真、准确地做好项目档案的收集、整理、立卷和归档作为项目法人单位或指挥部、施工单位、监理单位共同的责任，确保各口尽职尽责，整个工程项目档案才能达到真正意义上的完整、准确、系统，归档的文件才能如实反映项目建设的全过程以及竣工后的实际情况。
3、档案部门要加强归档指导
档案伴随着实体的建设而产生，建设者是档案的形成者，了解其中的来龙去脉，最清楚归档文件是否齐全、完整及价值大小等。让建设者积极配合档案工作人员做好资料的收集、审查、归档工作，除了靠制度约束外，档案工作人员自身还要灵活地协调、处理好各方面的关系，要嘴勤、腿勤、手勤，与项目建设者多交流、多沟通，耐心指导，密切配合，建立起平等和谐的合作关系，才能确保项目档案文件材料收集工作顺利完成。
五．坚持“五级”审核制
工程项目文件收集审核不仅涉及档案专业本身，还涉及土建、设备、电气等各专业，仅靠档案部门是远远不够的。为此，在档案验收工作中，建立逐级审核制度十分必要。在具体工作中，应分五个阶段进行审核。一是施工单位自审。在交工验收前，由施工单位进行逐级自审，确认合格后，提交监理单位。二是监理审核。对施工单位提交的施工文件、竣工图进行全面的审核并核定单位工程质量，确认合格后，在相应的文件上签署意见或签字认可。三是质监站审核。单位工程核定后应向质监站进行备案。质监站对质保资料进行审核。四是工程技术人员的审核。由建设单位组织有关现场工程技术人员进行审核。重点审核资料是否齐全、竣工图是否与现场相符，确认合格，签字盖章。五是档案人员审核。检查归档文件是否齐全、完整，竣工图是否修改到位，归档文件的整理是否规范等，确认合格后，正式办理移交归档手续。经过上述五道程序，审核方从不同的角度对归档文件进行全面的审核，有效保证了归档文件的完整性、准确性。
六．建立健全考核制度
企业应该根据国家有关档案的法律法规，结合本单位的实际情况，制定适合本单位工程项目的有关档案收集考核制度，对档案收集工作方面的归档范围、归档时间、归档要求、归档原则等作详细的说明。首先，企业档案管理部门要与技改、工程、设备、财务等主要收集归档部门建立密切的工作联系，通过经济责任制将收集职责细化落实到各有关部门；其次指导相关部门在同勘察、设计、施工、监理单位签定合同时明确规定档案资料的编制份数、编制要求，将项目档案的完整、准确、系统移交作为决算付款条件之一，对外部单位则通过合同将档案收集工作法定化，确保工程项目收集工作有制可依、有章可循，违章必究。
在建立健全包括收集工作在内的一系列档案工作制度的同时，还得狠抓制度的落实，加强对制度执行情况的督促和检查，着力提高制度的执行力，坚决维护制度的权威性和严肃性。使工程项目档案收集工作规范化、标准化。
要想搞好档案收集工作，必须将档案工作贯穿整个工程建设的始终，注重从源头抓起，加强对档案形成过程的全方位控制，方能确保企业工程项目档案的完整性和准确性。
