浅说民生档案与“两个体系”建设
市西区档案局 梁莉
“两个体系”建设即建立覆盖人民群众的档案资源体系建设和建立服务人民群众的档案利用体系建设,“两个体系”建设是档案部门落实科学发展的重要举措，体现了“以人为本”的执政理念和为人民服务的根本宗旨，是新时期档案工作理论的继承发展和创新。
“资源体系建设”是基础，是保障，只有把关系到广大人民群众切身利益，维护人民群众合法权益的档案收集管理起来，建立起覆盖广大人民群众的档案资源体系，才能为人民解决最关心，最直接，最现实的利益问题，提供丰富的档案支持;“利用体系建设”是手段，是目的，只有建立起服务人民群众的档案利用体系，才能为广大人民群众提供高效快捷的档案服务，才能真正体现档案部门“以人为本”的理念和全心全意为人民服务的宗旨，才能充分体现档案馆的公共职能，发挥档案馆的馆藏价值。
多年来，综合档案馆主要以收集各行政、事业单位形成政策文件为主，收集内容较为单一，造成了综合档案馆档案利用率低，大多群众对档案馆职能不了解的情况。要充分发挥档案馆的公共职能，提高群众对档案馆的认知率，提高档案馆藏利用率，建立完善的档案利用服务体系，首要任务是 要加强档案资源体系建设，从广泛收集涉及群众根本利益的档案出发。而民生档案涉及社会管理，公共服务的诸多领域，是社会管理活动的历史记录，是维护人民群众合法权益，促进社会公平正义的原始凭证。大而言之，民生档案领域宽泛，内涵丰富，大到国家的方针，政策，小到家庭的生产，生活。民生档案不仅仅局限于劳动，医保，伤残待遇，病退，优抚救济，破产企业等等，政府部门的一举一动，所牵涉的都是民生。特定意义下的民生档案，主要来源于三个方面：一是国家综合档案馆保管的各个涉民主管部门移交的民生档案；二是涉民主管部门综合档案室保管的业务部门移交的民生档案；三是基层单位专门档案室保管的主要业务工作形成的民生档案。
“两个体系”建设是一项系统工程，目的是为民服务，核心是民生档案。“两个体系”建设要围绕民生档案而展开，只有把不同门类，不同形式的民生档案全面地收集整理起来，加以科学系统的管理，才能建立起覆盖人民群众的民生档案资源体系；只有各级民生档案管理部门采取多种形式，多种途径，充分开发利用所保管的民生档案资源，提供优质高效服务，才能建立起服务人民群众的档案利用体系。
一、民生档案资源体系建设
1.积极指导建立民生档案。本着以改善民生为重点的社会建设发展到哪里，民生档案工作就延伸到哪里的原则，积极指导各级各类涉民部门建立民生档案。一是加强对镇、各街道、各单位、各部门的民生档案工作的监督指导。重点抓好与群众切身利益相关的社会养老保险档案、医疗保险档案、劳动纠纷调解档案、就业人员档案、失业人员档案、房地产档案、婚姻档案、城市拆迁档案、环境检测档案、学籍档案和企业职工档案等民生档案的指导，明确相关部门和单位的档案管理责任，完善民生档案管理的制度体系。二是加强对村级基层组织民生档案的监督指导。将与农民利益相关的计划生育档案、土地承包（延包）合同档案、集体林权改革、土地流转合同档案、农村宅基地档案、农村养老保险档案、新型合作医疗保险档案、村村通公路档案、失地农民档案和农村换届选举档案等列入监督指导管理重点，开展档案的收集、整理和保存。推进村务政务公开，为农民维护自身合法权益提供依据；三是指导城市社区将反映社区低保及困难家庭、计划生育、再就业职工、特殊群体、社会救助、社区治安综合治理以及相关政策等情况的档案收集全、管理好，为社区居民提供便捷服务。
2.建立健全民生档案管理制度。民生档案起源于不同行业和部门，种类多，内容丰富，档案行政管理部门要充分发挥职能作用，积极争取党委政府的重视和支持，加强同涉民主管部门的联系与沟通，共同研究制定相关办法和规定，采取有力措施，将各类民生档案的管理纳入到基础业务建设的范畴，建立起比较完备的民生档案管理制度，保证民生档案的规范化、制度化建设。
3.严格执行归档制度。严格执行归档范围，归档时间，归档要求，做到与民生有关的文件材料及时收集归档，确保民生档案不流失，不损毁，保证各个行业或部门形成的民生档案齐全完整，准确系统，为服务民生提供真实可靠的信息资源。
4.加强对现有民生档的监管，调整丰富馆(室)藏收集范围。以民生需求为导向，以丰富民生档案资源为手段，不断整合各类民生档案资源，建立面向民生的多元化档案资源体系。各涉民生主管部门应加强对民生档案形成部门的监督和指导，及时接收民生档案进综合档案室；各民生档案形成部门要加强民生档案的收集和整理，定期向综合档案室移交档案。对于不能安全保管和提供及时有效利用的民生档案可以提前接受进馆或寄存，如我馆提前接收进馆的婚姻档案、法院的业务档案、土地二轮承包、林权改革等民生档案不仅丰富了馆藏，而且为人民群众排忧解难已经发挥了很重要的作用。
5.充分利用现代化手段，整合民生档案信息资源。受多种因素限制，民生档案还处于分散管理的状态，短时间实现民生档案实体的综合管理难度较大，我们应充分运用计算机技术，对民生档案进行数字化加工，逐步实现民生档案的数字化，达到国家综合档案馆、涉民主管部门综合档案室、基层单位专门档案室上下连动，左右协调，资源共享的目的，实现民生档案信息的综合管理。
二、民生档案利用体系建设
1.深入挖掘现有馆藏各类民生档案资源。国家综合档案保管着大量具有现实价值的民生档案信息，要认真梳理，摸清馆藏民生档案的种类和数量，本着“先急后缓、先用先整、突出重点”的原则，加快馆藏民生档案的整理、鉴定和开放，为民生档案及时服务人民群众打下基础。
2.多途径、多形式地开发民生档案信息资源。一是编制各种民生档案的专题目录，政府公开信息记录；二是汇编党和政府有关民生方面的政策、法规；三是利用新闻媒体和档案网络宣传、介绍、发布馆(室)藏民生档案信息；四是送有关民生的政府公开信息、民生档案的目录进社区，到乡村等等，最大限度地开发档案信息资源服务民生。
3.改善服务条件，提高服务质量。充分利用计算机技术、信息技术和网络技术对民生档案进行数字化处理，借助网络平台提供网上在线查询服务；建立健全覆盖民生档案的检索体系，为准确快捷服务提供保障；充分发挥文档服务中心，政府公开信息场所的功能，主要提供已公开现行的民生档案信息；各涉民部门综合档案室设立民生档案查阅场所，积极为查询民生档案者提供服务。同时要改进服务方式，简化服务程序，增强服务效能，提高服务质量。
