浅析企业档案管理发展及其特点
中国石油天然气四川攀枝花销售分公司
吴 双
内容摘要：本文主要就档案的性质与发展做了肤浅的探索，就企业档案管理普遍存在的问题提出了自己的看法。以中石油档案管理的建设和实践阐述了企业档案管理的发展及特点
关键词：档案管理属性 企业档案管理问题 建设及特点
1、 档案的性质及发展
吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出：“档案是历史的原始记录,或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性,就是原始记录性” 。
“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品,它是人们进行社会实践活动附带的产物,或者说它是自然形成的,而不是纯粹人为的结果”。尽管不能机械地理解原始性的含义,但是毫无疑问档案的历史性,真实性是其本质属性。
档案自诞生以来其载体曾出现过竹简、布帛、纸张、磁材等多种材料，其记载形态也从单一的文字发展到音像、图片等多种类别，但档案一直被人们看作是可视的静态实物。伴随着社会的进步和技术的发展，当人们站在历史的高度把视线从档案自身向过去和未来延伸，并将其作为完整的系统与图书和情报进行对比研究时，人们对档案有了更为准确和科学的理解，并赋予了其言简意赅的定义——信息。信息概念的建立，极大地冲击了旧的档案传统理念，使人们从全新的角度重新认识了档案：档案实体是信息的载体，档案的查询和提供利用是信息的流动，档案信息决定着档案实体存在的价值，实现了档案由表象到本质的认识过程，即档案因所含信息有使用价值而立卷、管理、保护、服务和创新，档案因所含信息有使用价值而存在。信息时代办公自动化与新技术手段的应用，提供了信息远程传输的便捷手段，摆脱了纸文化及其以前阶段的载体约束，出现了电子文件、虚拟档案、仿真图像等原件载体与信息分离的形态，为信息的全面、迅速、高效交流提供了可能。
档案传统理念中，直接记录人们已有活动情况的属性是档案的本质属性。可见档案是以实体形态被保存的文件材料的总称，长期被认为是置于存储库位的静态实体。信息概念的建立，使档案被更准确的理解为：与文字、音像、图片等形态记载人类活动所形成的信息集合。它源于人类对客观世界的认识，又服务于人类对客观世界的更高层次的利用和改造， 始终处在产生、发展、再产生、再发展的永无止境的不断进步的过程中。从客观角度看，档案实体承载信息所表现的静止状态是相对的、暂时的，其实质是信息流流动过程中产生的中间时态。而产生信息流动有服务于信息流动是绝对的、长久的。以档案实体所承载的信息而言，通过阶段性的鉴定整理销毁，其信息总量逐步减少、信息内容愈加精炼，其使用价值也经历着现行文件、半现行文件、历史文件等不同文件形态的变化。在一定时间内，现行价值不断递减直至消失，历史价值不断显现增长，这种持续动态不以档案的外部流动状态 #即提供利用的规模、数量和频率$而转移。档案实体与档案信息间的这种动态属性，过去在较长时间表现不甚明显，但在信息时代的今天，高科技手段使信息流动速度加快，载体建立周期大为缩短，信息被利用的范围和频率加大，档案实体与档案信息相对静止的静态属性日趋弱化，而不断新增的流动状态日渐突出。这种原处附属地位的动态属性，以较快速度上升到显著的主导地位，已经成为可见的动向和不争的趋势。
2、 企业档案管理存在的普遍问题
笔者作为企业档案管理人员，从企业档案管理的角度来看，普遍存在有一些不适应现代化管理需要，主要存在的问题有：
2.1档案管理落后
集团大多数企业的档案管理仍采用手工整理的传统方法，企业的电子档案太多由产生电子档案的部门保管，只有部分以磁盘、光盘的形理方式不仅造成资源浪费，更可能造成电子文件不能及时、全部收集与归档，远远不能满足公司生产和发展的需要。
目前有一定规模的档案馆几乎都实现计算机管理。但在我们的许多企业中，大多数档案管理系统不支持电子档案的管理，没有预留与企业其他系统的接口，不能实现网络下企业档案信息的共享。
2.2信息共享程度低
企业使用的计算机系统主要是面向局部、面向某个部门。生成的电子文件格式也不同，并且这些电子文件分别存储在各自的数据库中无法安现共享，形成了信息孤岛。用户在查询利用时，需要到档案室人工查阅案卷目录，并由档案员到库房找出档案给用户，用户在利用后， 填写档案利用效果反馈单。 这种工作方式周期长， 效率低， 成本高，并且易造成对文档原件的使用耗损， 既不利于文档的有效利用，也不利于档案的长期保存。
2.3电子文件管理混乱
电子文件在其整个生命周期中要经过多次、反复修改直至完善。每经过一次修改，就产生一个新版本，因此一份电子文件可能有多个版本。在计算机环境下，对电子文件的频繁修改非常方便，如果对其不能进行有效控制，势必造成应用上的混乱。
2.4缺乏档案数字化管理机制
虽然公司O A系统已经建立，但是还没有建立文档一体化的数字式管理机制。企业电子文档格式繁多，缺乏统一处理的技术标准和技术手段。
3、 新时期企业档案管理建设实践
针对企业档案管理存在的问题，各大行业都采取了相应的措施，以促进企业档案管理适应新时期发展的需要，笔者作为中石油的一名员工，以我公司为例加以佐证。
在2008年10月，中国石油天然气股份集团公司为加强档案业务建设，发挥管理职能，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等有关法律法规制定下发了《中国石油天然气集团公司档案工作规定》（中油办〔2008〕521号），对整个集团公司的档案工作制定了规范。中国石油四川攀枝花销售分公司根据集团公司要求，针对公司档案管理实际，从新修订了本公司《档案管理办法》，完成新时期企业档案管理的历史跨越。
《中国石油天然气股份有限公司四川攀枝花销售分公司档案管理办法》有十章共三十九条，主要就文件材料归档、档案库房及保管、档案保密、利用、鉴定及销毁、统计、档案员职责、职权及奖惩、部门职责及奖惩等作了明确的规定，使之与集团公司要求相一致。
新的《办法》与从前相比，主要有5大特点：
3.1结合档案工作和企业相关工作的特点。进行了文档工作业务流程的再造。巨大的档案处理量是造成档案管理者的巨大工作瓶颈， 必须改进档案的管理工作流程，进行一定的业务流程再造，才能从根本上解决档案管理工作难度大、效率低的问题。解决的基本原则就是进行作业处理分散，这包括时间意义上的作业分散和作业流程意义上的作业分散。 即，首先设法将档案管理分散在整个档案的生命周期之内，避免时间上的集中式处理，其次要将档案管理业务进行分布式规划，根据人力资源状况，合理分配档案管理作业流程， 平衡资源消耗， 消除冗余作业， 提高作业效率。显然，无论是时间意义上的作业分散，还是流程意义上的作业分散，都将基于合理的分布式档案作业规划，即构建合理的作业流程。
3.2、建立现代化档案管理制度。根据再造的业务流程，确定公司的档案工作组织网络，制定《电子档案管理规定》等规章制度。
3.3依托公司的企业网， 建立档案局域网。建设档案信息网站，档案馆必须建设自己的局域网，并且与企业内网连接。档案网站采用含导航条的层状结构，页面内容包括档案工作的检索、借阅、有权限阅览等多个方面。档案室网站是面向公司局域网上所有用户的一个开放性站点，公司局域网上的所有用户都可通过I E浏览器对本站点进行有权限访问。用户可在地址栏中直接键入档案室I P地址进入档案室站点，也可通过公司主页选择进入档案室主页。公司内网用户可有权限登录档案室主页， 实现异地、多用户的档案全宗工作。 并根据有关保密规定，开展有安全权限的全文、全图级检索浏览工作。
3.4实现企业档案数字化。建设数字化档案馆企业档案数字化包括下面几个 方面的内容：实现档案馆自动化管理， 完成档案管理的数字化馆藏信息数字化， 建成完备的信息数据库；构建档案信息数字化传输平台，实现档案信息资源共享。
3.5将电子文件纳入档案管理的范畴。实现文档一体化管理实现文档一体化管理是一项系统工程，除了需要以计算机和网络 为基础的硬件平台之外，还需要对各项工作的工作流程和企业管理制度进行再造和改革，在此基础上建立一套与新流程和管理制度紧密结合的软件系统。
综上所述，从企业集团档案工作的发展趋势看，从现代企业对信息需的变化不难看出，未来企业集团的信息工作已不是原来意义上的档案工作了，也不是原来档案工作和情报工作的简单合并，很可能是向着开放式的多方位和信息综合管理中心方向发展。这里讲的“开放式”是指企业的信息工作不仅要为本企业服务，而且还要积极主动地开展多种形式的对外服务（这种开放不是无原则的，而是在维护企业权益的基础上进行的）。所谓“多方位”，有两层意思，一是企业信息的来源将是多方位的，有内有外。二是企业信息的用户也是多方位的，也有内有外，而且这种内外都是对企业生存有直接关系的。信息综合管理“是企业的信息部门在对信息的收集、储存、加工、分析研究和开发利用时，要根据自己的需求和条件，进行统一考虑，一切为着企业的顺利发展尽可能地发挥拥有信息的整合作用，最终达到更好地为企业服务的目的。
参考文献：
1、 吴宝康：《档案学概论》
2、 《中华人民共和国档案法》
3、 《中国石油天然气集团公司档案工作规定》
