浅谈如何加强重点工程档案的管理
钛业公司钛白粉厂 程世萍
[摘要]本文以加强重点工程档案管理的意义为源头,阐述了档案部门如何遵循档案形成规律,采取应对措施,做好重点工程项目的档案管理,并指出了管理中应注意的几个问题。
重点工程档案是指从重点工程的提出、立项、审批、勘查设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。它是重点建设项目的历史真实记录，不仅对鉴定工程内在质量有重要的凭证作用，而且又是项目投产后运行、管理、维修、技改和扩建等工作的重要依据。可见，重点工程档案对企业经济、社会发展具有重大的意义。为此，我结合自己参与过的重点工程档案管理，针对存在的主要问题，就如何加强重点建设工程档案工作进行了研究。
一、制定切实可行的档案管理制度，将档案管理纳入重点工程建设计划和管理程序，纳入项目质量领导责任制，使档案管理工作有章可循，有据可查。
1．在制订重点工程建设的计划、协议、合同时同时列入档案工作内容。
2．建立重点工程档案管理体制，落实档案管理人员，建立各项管理制度，建立项目领导分管、办公室主管和档案管理人员具体管理的工作机制。
3．重点工程项目部应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、保密和利用等管理制度；制定颁发《编制工程竣工档案的管理规定及标准》，供参建单位遵照执行，以明确职责，理顺关系，共同抓好工程竣工档案资料工作。如攀钢档案处制定的“工程竣工技术资料的编制、交付归档和验收实施细则”，对各单位的职责、工程竣工技术资料的内容、范围、编制、提交方式、审核、验收、质量保证措施、认可程序和竣工结算等一系列具体问题都有作出了明确统一的规定，使各单位在竣工资料的收集、编制及交付时有章可循，对保证竣工档案资料的完整、准确、系统就起到了积极的作用。
4．根据统一领导、分级管理的原则，建设项目施工单位、设计单位、监理单位都应建立重点工程档案管理制度，明确项目档案管理职责，将责任落实到人。明确各职能部门在工程建设期间应形成和积累哪些文件材料，什么时候归档，由谁负责把符合标准、要求的文件材料收集齐全后向档案部门移交归档。
二、坚持重点工程建设开始与档案工作同步、工程建设过程与档案工作同步、工程竣工验收与档案交付同步，保证工程竣工档案达到真实、完整、准确、系统。
项目申请立项时，就配备专职人员开始进行文件材料的收集积累、整理、审查工作。由此，可避免工程筹建期间因无人管理、职能人员各负其责以及岗位时有变动，造成日后归档中前期工程准备资料、建设期间有关会议文件材料难以收齐的局面。
工程建设过程中，建设单位档案员尤其要做到五点：1.建设过程中形成的文字、图纸、声像等各种形式的材料均应进行登记，并妥善保管，借阅时要办理手续，用后及时归还，杜绝泄密、被盗、散失等现象。2.工程项目建设的依据性、基础性及管理性文件，特别是征用土地、各类合同、协议、许可证、执照、商检、索赔等法律性依据应复印若干份，以备在工程管理中使用，原件留存归档。3.设备开箱时项目档案资料管理人员必须参加，负责及时清点并登记随机资料。随机资料应首先满足工程建设需要，但必须保证工程完工后有一套正本存建设单位档案室。随机资料只有一套的，可购买副本或复制（可只复制利用频繁部分）交设备安装单位；如因复制数量太大或无法复制而需使用正本的，则由项目档案管理人员按照档案资料借阅管理规定办理登记手续，并应经常检查，以防散失损坏。4.凡有引进技术或设备的建设项目，要及时做好引进技术或设备的图纸、文字材料的收集、整理工作。无论通过何种渠道得到的与引进技术或设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。5.外文资料由工程管理部门负责对案卷题名和卷内章节目录进行翻译，加入卷内目录和备考表，并签上译者姓名，原件与译文应同时归档。
工程建设过程中，项目部在检查建设项目进度质量时应同时检查档案工作的情况和质量。由此，可避免有的施工单位不重视基建文件材料的管理工作，不注意在平时施工过程中对基建文件材料的形成积累，而是在工程项目竣工之后抽人搞突击，伪造假资料蒙混过关。
项目竣工验收时，应同时验收工程档案资料。验收资料不合格，重新返工，直至符合要求为止，否则不予签章、工程不予交工、财务不予结算。由此，可保证建设单位收齐各项目竣工资料。
三、把好重点工程竣工档案专项验收关。工程竣工档案的验收，是保证工程档案质量的重要前提，因此，加强基建工程档案的验收工作，是十分必要的。
1．验收工作的组织机构问题
重点工程竣工档案的验收，必须组织专门的机构负责，做到统一领导、统一制度、统一组织、统一技术审核，验收合格后，方予交工。
2．验收成员的组成问题
为了保证这项工作的顺利进行，要求从事这项工作的人员既要懂得土建、工艺、给排水、电气等工程技术方面的有关专业知识，又要对施工现场了如指掌，并且要熟悉国家有关工程竣工档案方面的规章制度。但是，在各单位，集多种专业知识于一身的工作人员不多。解决这个问题的行之有效的办法就是：实行工程技术人员和档案人员相结合。前者为一审，负责技术内容；后者为二审，负责档案内容。这样就能使工程技术人员和档案人员融为一体，协调配合，在审查验收工作中各自扬长避短，切实把握基建工程档案质量关。
3．验收的工作程序
工作程序的优劣是验收工作完成好坏的重要的一环，我认为基建工程档案验收的程序，可分为四步走：
首先，在参加竣工资料验收前，应该对竣工工程项目进行归档的超前工作，也就是在工程项目验收交接前，依据工程发包通知书、施工图的发放情况或工程项目竣工认证统计表，列出各参建单位应交的竣工工程项目文件材料一览表，交项目部及有关单位，督促并要求施工单位对已竣工工程项目的文件材料，按要求尽快组卷移交。
其次，进行工程现场重点察看和询问，做到对工程情况心中有数，确保审图时做到图物相符。
再次，是审核重点工程档案技术资料，并对其进行质量评估，
最后，是写出审核意见。
4．验收的内容问题
基建工程档案要达到“完整、准确、系统、安全”的质量要求，审查时应抓四个方面的内容：
首先，以专业、图号为单位进行审查清点，审查每项工程的竣工图是否齐全。每项工程一般有一个总图（主项）图纸目录，根据总图目录可知该项工程具体包括哪些工程，如：土、水、电、自控、工艺、通风等等。然后根据目录清点一个图号的在内在工程施工中业已付诸实施的图纸是否齐全。
其次，是对施工技术文件材料的审查鉴定，逐个审查每一个图号内的配套资料是否有所短缺。
一般的土建工程和工业设备（含管线）安装工程，通常形成的文字材料有：图纸会审纪要及设计变更；技术交底、开工报告、竣工报告；施工安装记录；工程质量检查记录；隐蔽工程记录；各种建筑材料及构件等的合格证、配合比、质量鉴定及试验报告；测量成果；各种管线、设备的调试、调整记录、试车、验收记录、工程质量事故处理方案、报告等等……所有这些工程方案材料对建设单位今后对竣工工程的管理使用、维护等都有是非常有用的文字材料，对它的鉴定是整个基建工程档案验收工作中较重要的一环。
再次，对竣工图的编制情况的审核验收
对竣工图的编制审核主要是看其编制方法是否符合要求，如：变更依据性文字材料中所提到的变更材料是否都已更改，是否在相应处注明更改依据，图与图之间的相关处是否作相应更改，每个图号内的每张竣工图和与其配套的每张设计变更材料，是否都盖上“竣工图章”。“竣工图章”内应当由有关负责人签字的栏目是否均已签字，应当填写的其它栏目是否已全部填清。
最后，对审查出来的材料按其结果进行分流处理。
1、建设单位在审查验收进对于经过审查认定合格的图号，可直接归档，并出具竣工资料认可证明书。
2、建设单位在审查验收中认为不合格的工程，应以图号为单位逐条写出其存在的问题，提出整改意见，由施工单位对存在的问题进行整改，直至符合要求后建设单位方可将其接收归档，并出具竣工资料验收认可证明书。
3、建设单位在复审时发现经施工单位整改的竣工资料仍然存在错、漏注现象，可按照“竣工技术资料的质量保证措施”规定执行。
这样，档案资料工作的建立与工程建设同步进行，做好了归档前的收集工作，保证了工程前期资料；在竣工验收中，严格把关，保证了工程竣工技术资料的完整、准确。由此，确保了工程技术档案的完整、准确、系统。
总之，重点工程档案质量，不仅与工程技术人员、档案人员息息相关，还涉及施工管理、企业管理等诸多方面。因此，要加强重点工程档案管理，就要不断完善基础业务建设，建立依法治档运行机制。
参考文献：
1．王琪峰、金波虹等著：《做好重点建设项目工程档案管理工作的体会》，《云南档案》2007年第05期。
2．林莉著：《重点工程档案管理存在的问题及对策》，《广东科技》2006年第11期。
3．曾淑珍著：《重点建设项目的档案管理》，《城建档案》2008年第08期。
4．《攀钢工程竣工技术资料的编制、交付归档和验收实施细则》
