浅谈怎样加强对声像档案的
收集、整理和管理工作
——陈健
摘 要：声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和利用。采取有效措施，加强声像档案收集、整理、管理工作刻不容缓。
关键词：声像档案；收集、整理、管理；对策。
城建部门的声像档案是其在业务活动中形成的，以摄录为手段，以感光胶片和磁性材料为载体的档案。由于声像档案具有客观、真实、形象、生动等特点，它在记录和反映各项工作和活动时，具有以文字为记录手段、以纸张为载体的档案所不能替代的独特作用，在城建工作和活动中尤为如此。一个城市的变化、变迁是不断发展的，动态的，如果用声像档案记录来表现，它对人们的影响力、感染力、作用力将是巨大的。因此做好它的收集工作，将是我们留给后人的一笔巨大财富。然而，目前我们不少部门和单位还没有认识到这项工作的重要，使得这项工作的开展一直较为滞后，收集的声像档案数且少之又少，不仅直接影响到城建档案部门的基础工作，影响到档案的齐全完整，而且还影响到档案的提供利用和作用的发挥。
一、制约声像档案工作进一步发展的因素
（一）基层部门和单位不注意声像档案的形成和积累。这当中有三种情况:一是有的单位本身就缺少产生形成声像档案的设施设备，因此，也就不可能有声像档案可收。二是有的单位有条件却不知道利用条件去拍摄一些珍贵的场面、原景和实物，事过境迁，错过良机。三是有的单位虽然形成产生了声像档案，但疏于积累和管理，加之缺乏必要的业务指导，声像档案或散失、或损坏、或被有的人据为己有，最终还是没能收集上来。
（二）城建档案部门不注重声像档案的指导和收集。首先，表现在档案工作人员业务生疏，第一不知道声像档案门类的构成和该收集的范围，不清楚声像档案的重要性;第二声像档案形成的规律性不强，不知道怎样收集。第三遇到积存较多的声像档案不知怎么整理，工作难度大，不去收集。其次，档案工作人员缺乏责任感。一是规章制度的制定和执行不到位，使得业务单位在移交声像档案的工作中无依据，无约束，随意性大。想交就交，想交多少就交多少，工作被动。二是检查、监督措施不到位。档案部门是较直接也比较容易发现间题的部门，但不少档案部门对基层单位不形成、不收集、不移交声像档案熟视无睹，不指导、不要求、不检查、不督促、不采取任何措施，持一种放任自流的态度，缺乏应有的责任感。
（三）档案收集意识不强，声像档案难以及时完整归档 。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
（四）由于对声像档案管理缺乏重视，投入资金相对较少，不能及时配置和更新设施、设备。声像档案需要的专业设备和专业材料质量的好坏、先进与否，直接影响到声像档案质量和存档质量好坏。因为声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，需要设置声像档案室或配备声像档案专柜，应具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。如果保管条件差，声像档案难以长久保存。
（五）由于给部门之间缺乏协调、统一、集中，许多区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重。档案材料各归东西，声像档案流失在所难免。因为活动从筹备到结束，没有归档要求和相应的控制措施及贯穿始终的档案管理、服务工作。
二、加强声像档案管理工作的对策措施
（一）城建部门要提高对声像档案特殊作用的认识
声像档案的特殊作用在城市建设工作和活动中显得尤为重要，是任何一种载休的档案所不能比拟的。它通过静止或生动的画面、声音再现一个城市的历史原貌，以及日新月异的变化，会给人们留下一个美好的对比和回忆，因此，城建部门的档案馆(室)应认真履行职责，指导好声像档案的形成和归档工作，一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。
（二）宣传贯彻《档案法》，建立激励机制
第一，各有关部门要认真宣传贯彻《档案法》，依法办事。对那些不按规定要求收集、移交声像档案的部门和个人，要给以严格的处罚。第二，做好声像档案的收集工作还需要把声像档案移交工作纳人到相关部门和人员的目标考核、达标升级、评先选优、职称评定等工作中去，通过建立激励机制来考核他们工作的业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动他们的工作积极性。
（三）相关部门要各负其责，严格把关
作为城建部门，尤其是业务部门或宣传部门平时注意在一个工程开始或一个项目改造之前。拍摄、留存大量声像档案，为日后的整理归档积累档案。作为城建部门档案室来说，一方面要增强声像档案意识，建立切实可靠的声像档案收集、整理、保管、移交制度，每年都要按整理要求和其他门类的归档工作结合一并进行。另一方面，做好业务部门声像档案的业务指导工作，要教会他们如何发现、形成、积累、整理、移交声像档案，要让他们充分认识到做好城建部门声像档案工作的重要意义，从自身做起，从源头做起，为接收工作打下良好的基础。在建有城建档案馆的城市，在接收档案的过程中，如发现缺少声像档案，应及时向基层档案室甚至业务部门提出，并尽快采取相应的措施。如果间题严重，还可直接向行政管理部门反映和提出意见。
（四）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（五）搞好档案工作不仅是档案部门的事，也是各相关单位乃至全社会的事。只有加强宣传，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。同时，要抓住机遇，服务中心工作，结合本地区、本部门的中心工作，通过馆藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（六）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，加强监督、指导，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。针对不同单位现状，采取不同方式进行指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为声像档案的形成和保管奠定良好的基础。
（七）结合实际，创造条件，力求妥善保管
要结合声像档案工作实际，从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒温、防磁、防震、防光、防火等。目前，声像档案保管条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。因此，要创造条件，力求妥善保管。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次，要严格控制库房温湿度，远离管线、磁场等；再次，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（八）建议档案主管部门参与全区各类重大活动
针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
攀枝花市城建档案馆
2009年5月26日
