声像档案管理工作中存在的问题及对策
冶材公司
杜 萍
内 容 摘 要
随着经济社会的发展，企业在生产经营活动中形成的声像档案却普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，如何采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、 声像档案管理存在的问题
1、声像设备的管理存在的问题
2、摄录人员的专业水平问题
3、摄录人员在思想认识上存在的误区
4、声像档案管理混乱
二、 加强声像档案管理工作的对策及建议
1、加强宣传、提高意识，争取领导重视
2.加强管理，制定办法，狠抓制度落实
3.加强监督，分类指导，注重业务培训
4.结合实际，创造条件，力求妥善保管
5.建议档案主管部门参与各类重大活动
声像档案管理工作中存在的问题及对策
冶材公司
杜 萍
何谓声像档案？声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。
随着经济社会的发展，企业在生产经营活动中形成了大量的声像档案。然而声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、 声像档案管理存在的问题
（1） 声像设备的管理存在的问题
随着社会的发展及工作需要，各单位的声像设备有了很大改善，配置都很齐全，但是声像设备管理却相对比较乱。有很多单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。直接影响了其作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员的专业水平问题
摄录人员是各单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。在摄录人员中存在着专职或兼职的现状。大部分专职人员年龄适中、文化程度较高，而兼职人员表现在专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这一方面。
（三） 摄录人员在思想认识上存在的误区
部分摄录人员存在着思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
（四） 声像档案管理混乱
１、 管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
据了解，有些单位制定了相应的声像档案管理制度，但有很多单位的声像档案处于无章可循的自由形成、自由处理状态。声像档案的管理主要存在着３种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交；二是各科室一年一次移交档案室；三是由科室分散保管或个人保存。有很多单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
２、 档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。很多单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
３、 保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，很多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。
4、声像档案流失严重
众所周知，每次单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册，但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因：一是档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归 档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、 加强声像档案管理工作的对策及建议
（一） 加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二） 加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。各单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。建立健全声像档案的统计、借阅、利用制度，严格借阅、利用审批手续，涉密声像档案一般不得提供借阅、利用，如有特殊需要，须报上级部门审批，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三） 加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同情况，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四） 结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，存放声像档案的库房和装具应做到防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防高温、防有害气体等。库房温度应控制在14—24度之间，相对湿度应控制在45—60%。保存母片的胶片库温度应控制在13—15度，相对湿度应控制在35—45%，涉密档案的存放应符合安全、保密要求。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）建议档案主管部门参与各类重大活动
针对重大活动档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案管理部门直接参与的办法，由主办单位通知档案管理部门派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生的声像档案得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。
