档案应加快提高信息自动化系统管理
攀煤集团公司供应处 廖红
档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案是企业的重要组成部分，如何加快提高档案信息自动化系统管理的应用水平呢？笔者认为：
一、推进档案信息自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，严重影响了系统整体水平的提高。系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，并且掌握好两者是相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、档案信息自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。其中一个节点受到障碍，可能造成整个系统的梗阻。当然，要想每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持有条件的单位提高水平，在一些有条件的单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，这对整个系统是有利的，其基本出发点应是为了提高系统的整体水平。
三、档案信息自动化建设要重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍是由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术，对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，最主要的经验有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
四、实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。首先应从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。
五、必须高度重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。针对这一问题我们就应对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力。
总之，在信息技术发展日新月异的今天，推进档案信息自动化系统建设是十分重要的，它是社会发展的迫切需要，充分发挥档案信息自动化管理，才能使我们的企业在科学的道路上大踏步的迈进！
