基层单位档案交接工作之我见
市东区档案局 张川梅
档案交接工作是档案管理工作中一个重要的工作环节，交接工作的质量高低，直接影响着档案工作的质量和数量，充分体现了档案管理工作水平的高低，同时也是明确档案工作法律责任的一项严肃性工作。《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在近几年的实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却严重忽视了这一工作，出现了许多不规范做法，严重地威胁着档案的安全与完整。
一、档案交接工作中存在的问题
1、档案交接意识不强，档案交接存在盲点
在基层单位，档案管理工作一般由档案人员兼任。近年来，基层单位领导和档案人员的工作变动非常频繁，甚至有的一年几换，而基层单位普遍对档案交接工作认识不够，意识不强，没有认识到档案交接的重要性，没有意识到做好档案交接工作是自己应尽的工作职责，肤浅的认为档案交接可有可无，交接也只是档案室一串钥匙的交接，经常发生前任档案员离职，新档案员到职，档案交接手续却没有办妥，或根本不办交接手续。
2、档案交接手续不齐全，档案管理存在漏洞
档案具有较高的专业性、保密性和利用性，这决定了档案交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作。因此在交接的时候必须严格按照既定的规章程序来办理。但在实际工作中普遍存在移交手续没有按照程序办理的情况，该清理的未清理，该检查的不检查，该签的字未签，没有形成任何文字交接凭据，没有任何工作交待，忽视了档案交接工作的基本要求，今后，如果一但发现档案有丢失的情况很难确定由谁来承担相应的法律责任，给档案管理带来很大漏洞。
3、档案监交工作不严格，档案监管不力。
一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。
4、档案交接制度不健全，档案工作前后脱节
由于档案交接意识不强，没有相应的交接制度约束或有制度但没有按制度和程序执行，造成档案交接随意性较大，更没有前任档案员对新档案人员的“传、帮、带“，新档案人员对档案的法律法规、工作任务、要求、文件材料归档等管理规定一无所知，以致造成做档案工作无从入手，无法开展，有的干脆管好钥匙，对档案工作束之高阁，不问不管，档案工作前后脱节。
二、对策和措施
档案工作是一项极其重要的基层基础工作，是服务现实基层工作的根本基石。做好档案交接工作，不仅是明确档案工作者的责任，维护档案完整齐全，便于安全管理及开发利用，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案工作者的职责。如何做好档案交接工作，应从以下几方面进行：
1、加强档案交接的宣传教育工作，增强基层单位的档案意识。
在档案管理工作中从事档案管理的人员是关键，这就需要大力加强档案管理人员业务和有关知识的培训，在培训的过程中，除重点培训档案管理的基础业务知识，培养档案管理干部队伍的创新意识和敬业精神的同时还要加强对档案管理人员档案交接的思想政治素质提高的培训。同时，通过办培训班、办专栏、新闻媒体等多种形式加强档案法律法规的宣传，让基层领导和档案人员对档案交接的重要性有深刻认识。使档案管理人员端正态度、提高认识、明确责任，从而保证档案交接工作严格按照规定办理。
2、建章立制，规范管理，把档案交接纳入日常工作。
档案交接工作应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理档案工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，及时纠正和防止不规范的档案交接行为，并纳入档案工作考核内容。
3、认真做好移交准备，确保档案交接有备无患。
档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。
对于移交方来说，在正式移交之前主要做好六项工作：
(1)对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；
（2）对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；
(3)对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；
(4)按档案移交要求编制档案移交文据及表格；
(5)撰写档案移交说明；
(6)清理档案业务书籍及档案整理工具。
对于接收方来说，在接收之前要做好3项工作：
(1)了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；
(2)向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；
(3)必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。
只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
4|、认真做好档案交接监管工作，严格档案交接责任。
档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是具体负责档案工作的人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名、职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
5、认真做好档案交接工作中的“传、帮、带”，确保档案工作持续开展
在档案交接工作中，不但要做好“硬件”的交接工作，即档案实体的交接工作，还应做好档案“软件”的交接工作，即档案日常管理和档案的基本业务操作。由于目前基层单位普遍存在档案工作人员更换特别频繁的现状，全靠档案行政管理部门个别培训指导难以实现，所以需要前任档案工作人员在离岗前对接收此项工作的新档案人员进行档案业务工作的“传、帮、带”，将档案法律法规、工作任务、要求、文件材料归档、软件的使用等管理规定和方法传授给新档案人员，帮助新档案人员了解熟悉档案工作，带领新档案人员能顺利开展档案工作。使档案工作不发生脱节现象，确保档案工作的健康连续性。
