对企业档案工作实施规范化信息化管理的几点认识
攀煤集团公司 王军莉
企业档案是企业高效管理的基础和重要的无形资产，也是国家档案的重要组成部分。档案是整个企业的重量组成部分，建立健全企业档案，开展企业档案工作规范化管理，是适应企业经济社会发展新形势的必然要求，也是企业发展壮大的客观需要。为建立健全企业档案工作，促进企业持续健康发展，现就企业档案工作规范化、信息化管理谈谈如下几点认识：
一、企业档案应坚持的基本原则
企业各部门形成的档案遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整性，档案信息利用的最优化；档案的整理要遵循适用性原则，针对不同类型的档案，分别区分类别，确保整理的规范化有序；电子文件必须要遵循备份制原则，与纸质文件建立相应的有机联系，确保动态数据齐全、准确和安全；档案借阅要坚持原则，坚持谁借谁负责保管和归还的原则，借阅时必须要有领导签字，方可借阅。
二、企业档案工作规范化、信息化管理的要求
（1）加强企业档案的收集，着力在提高档案管理的规范化上下功夫，要严格按照《企业档案管理规定》，对企业档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等健全制度，结合企业自身的管理状况，认真遵循执行。要正确界定各类文件材料的归档范围，全面收集企业工作中形成的各种门类和载体的文件材料，确保归档文件材料完整齐全、真实准确、安全耐久。认真做好企业档案的规范化整理与编目，使企业档案管理科学，利用便捷。
（2）积极推进企业档案信息化建设，实现档案信息资源共享。将档案管理系统纳入企业办公自动化建设的总体规划之中，统筹安排、同步实施；把电子文件的管理纳入业务档案管理的重要内容，电子文件要实行脱机备份，要与纸质文件建立相应的有机联系，确保电子文件数据的齐全完整和信息安全；还要加强对企业档案动态电子信息的管理，确保动态数据齐全、准确和安全；同时，加快企业档案数字化和网络化建设，逐步实现企业档案信息资源的科学整合和有效利用。
（3）做好企业档案信息资源的开发利用工作。积极开展企业档案信息资源的编研工作、编写大事记、基础数据汇编、科技成果简介等，使企业档案更好为企业服务，为企业发展提供准确的信息。
（4）建立健全档案工作，开展企业档案工作规范化管理，对企业提升整体管理水平，维护企业和职工合法权益，规避市场风险，提高经济效益，促进企业发展具有重要作用。企业经营者要站在全局和对历史负责的高度，充分认识到企业档案工作规范化管理的重要性，切实增强责任感和使命感，牢固树立档案意识，完善基础业务建设，努力做好企业档案规范化管理工作。
三、加强企业档案人员的知识培训，提高档案管理人员的素质
档案工作是一项专业性较强的工作，要求从事档案工作的人员，必须有扎扎实实的业务技能，还要有较强的管理能力和服务意识。随着当今社会和经济生活的快速发展，对档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求和挑战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况，新问题就很难提出解决的办法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合素质，不仅要熟悉本职工作的各个环节、步骤，而且适应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，多研究，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型的转变。
总之，档案管理工作是一项长期而又艰苦的工作，档案是企业的重要组成部分，也是企业不可缺少的部分，企业档案实施规范化、信息化管理，企业才会朝着更快更高的目标迈进！
