加强电子计算机在档案工作中的应用
攀煤集团公司办公室 张 娟
21世纪是信息需求飞速增长的时代，信息已成为重要资源和财富。信息技术的迅猛发展掀起了以数字革命为特征的信息化浪潮，不仅改变了人们的时空观念、思维方式，而且快速地将全球推向一条高速、互动、共享知识的网络公路，推动着全球经济“一体化”的进程。档案作为信息资源的重要组成部分，作为一种最直接、最真实、最具有说服力的信息，应适应新形势发展的需要，搞好开发利用，从而推动国民经济发展和社会进步。
利用电子计算机管理档案，是实现档案管理现代化的重要手段之一，也是我国档案工作改革的一项重要内容。电子计算机以其高速的运算能力和极强的逻辑判断功能在档案工作中得到日益广泛的应用。
主要的应用领域有：
一、对机读档案目录的管理
机读档案是指存放在计算机中的可由计算机读取处理的档案信息。如果将档案目录（二次档案信息）存贮到计算机中，就成为机读档案目录。由于办公自动化技术的应用，有的部门向档案部门移交档案是以磁盘为存贮载体，或者通过计算机网络传输，这些以机读形式存在的文件，直接归档而形成机读档案目录。
计算机对机读档案目录的管理包括：自动检索、自动编目、自动统计、自动立卷。
1、自动检索与自动编目
以计算机为主要技术手段，根据利用和管理的需要，通过机读档案目录检查出所需要的档案信息，就是自动检索。计算机系统能够从档号、题名、责任者、日期、分类号、主题词等途径进行机读档案目录的检索，既可以按单一条件检索，也可以对几个条件按一定逻辑关系组配进行综合检索或者模糊检索。一个大型档案馆馆藏的范围、内容都较为广泛，如果按原始的方式去查找档案，既耗费人力，又浪费时间。
随着科学技术的发展，计算机已渗透到各行各业中。我国档案界从20世纪80年代初开始了电子计算机辅助档案管理的试验工作，经过十几年的研究、探索，应用计算机的工作有了很大的发展，各级各类档案部门研制出一批各具特色的计算机管理档案成果。实践证明，电子计算机在档案工作中的应用，对于提高档案工作的效率和工作质量，对于实现档案工作的科学性和规范化、标准化都有重要意义。例如，攀枝花市档案馆通过计算机网络研制出自己的一套管理模式──三网合一，并由专人负责。
自动编目，是指利用计算机来编制各种档案检索工具，计算机能够对机读档案目录进行重新组织整理，进而编制成各类档案检索工具，计算机编目速度快，项目全，深度和广度都比手工编目有所提高。计算机编制的检索工具，可以按卡片式或书本式等多种形式打印输出，并且可以多次重复输出，字体与格式都可由用户自己选择，计算机编的目录更加规范化、标准化。
2、自动统计与自动立卷
档案的计算机自动统计包括两方面：一是对机读档案内容的统计，如按发文单位，按日期等项进行登记和统计；二是对档案利用情况的统计，计算机可以对某日、某月、某年机读档案利用人次进行统计，并随时打印出日报，月报及年报表来，从而反映档案的利用频率利用构成情况预测档案未来需求规律，自动统计速度快，提供信息及时、准确、输出的报表灵活多样，可以满足各种不同需求。
计算机以机读档案目录中每份文件的有关存录为依据，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷。并自动对同一卷内文件进行排列和编号，打印出卷内文件目录和备考表，同时以统一的式样打印出案卷封面，这项工作称为计算机自动立卷。不过，计算机对文件分组立卷的结果还需由于手工进行装封或装订成册，组成案卷实体。
二、档案库房的自动管理
计算机对档案库房的管理包括两方面的内容：其一，由电子计算机随时反映库房情况，如库房空间利用情况，库存档案材料的类型，档案整理编目的状况，利用状况等，建立这个库房管理系统的前提是首先要将入为档案和库房设备的有关数据输入计算机，进而利用计算机进行分析和打印输出，其二，库房人造“小气候”的自动控制。目前已经有部分档案馆试验利用单片计算机或单板计算机自动调节库房的温湿度，取得了较好效果。此外计算机对库房的自动控制及档案保护方面的工作还包括：库房供暖、照明自动控制、自动防火、报警系统等。如攀枝花档案馆、攀钢档案馆的库房都通过计算机安装有自动防火、报警系统。
此外，也有档案计算机管理系统设置了档案业务管理功能，包括档案收集管理、销毁移出管理、资料管理人员、人事管理、缩微胶片管理、工资管理等。今后还会有更多的应用领域实现，档案自动化工作也正在积极、慎重、有计划、有步骤地发展。
总之，电子计算机在档案工作中有着广阔的应用前景，随着档案事业的发展和计算机技术的不断进步，各企事业单位也将加快前进的步伐，并入时代的行列，逐步完善各自的档案管理。
