浅谈实行会计电算化后的
会计档案管理
攀枝花市房地产管理局 邓兰萍
随着我国会计电算化事业的不断发展和信息化水平的不断提高，信息管理的地位和作用显得越来越重要。会计档案作为会计信息的重要来源和载体，对于提高会计工作质量，促进会计工作的制度化、规范化有着十分重要的意义。现就如何做好会计电算化会计档案的管理工作，以使其发挥更大、更好的作用，准确把握电算化会计档案的特点，在此根据企、事业单位会计电算化工作的实践，谈谈个人的看法，仅供参考。
一、会计电算化会计档案的特点
（一）内涵广泛
众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。电算化会计档案比传统意义上的会计档案具有更广泛的内涵。电算化会计档案除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，还必须包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据，与传统会计档案相比，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
（二）档案保管载体不同
手工系统的信息载体是纸张，档案占用的空间大，不易保管，查找数据较困难；电算化系统的信息载体是磁性材料，档案占用空间小，容易保管，数据查找方便快速。
（三）会计档案的保管安全性要求更高。由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，若被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”；由于会计数据的高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企事业单位重要的数据。计算机犯罪具有很强的隐蔽性和危害性，相对手工会计系统而言，利用计算机舞弊和犯罪的发现难度更大，它所造成的危害和损失也更大。电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响。因此，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理，对档案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都应建立相应的内部控制制度。
二、电算化会计档案管理目前存在的主要问题
（一） 电算化会计档案管理人员自身能力及素质有待进
一步提高。电算化会计档案管理人员自身能力及素质不高，造成难以按要求有效保管电算化会计档案，其主要表现在：文化程度偏低、知识老化，掌握不了信息处理技术和网络技术；存在知识局限，双学位、多学位的比例低，拥有理工科知识的人才缺少文科方面的知识，拥有档案专业基本知识的专业人才又缺少电子计算机技术以及信息处理技术方面的知识。
（二）对电算化会计档案认识不到位，对电算化会计档案认识不到位，造成档案管理内容不完整。虽然各级财政部门和有关行业主管部门已实行预决算报表汇总电算化，许多企事业单位亦已实行了会计电算化，但总的来说，实施的时间并不长。许多会计档案人员和主管单位财务的领导对电算化会计档案的组成内容不甚清楚，或缺乏对电算化会计档案的管理经验，从而在工作中带有一定的盲目性，往往对存有会计数据、会计软件的磁性介质、光盘和其他会计文档资料等不能进行及时归档，致使档案管理内容不全。尤其是在当今软件技术发展迅速的时代，为了适应现实财务工作的变化，大部分软件都会定期和不定期地进行版本更新和替换。许多企事业单位的财务部门对会计软件进行了升级和更换，但对原有相关的会计软件和文档资料未进行整理归档，从而导致电算化会计档案不完整。
（三）输出的纸质会计档案达不到规定的保管期限 根据《会计档案管理方法》的要求，会计档案的保管期限 分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。其中原始凭证、记账凭证、会计账簿类、总账、明细账、日记账等会计凭证表保管期限要求为15年，现金和银行日记账保管期限要求为25年，年度账务报告（决算）则要求永久保存。但是，目前许多电算化单位因考虑采用激光打印机所负担的成本较高，往往较多采用针式打印机打印凭证、账表等有关档案资料。这些通过色带打印的档案资料很容易褪色，一般情况下，针式打印机打印的纸质档案资料在七八年后大多会字迹不清，若不及时采取措施保存这些电算化会计档案，后果不堪设想。
（四）电算化会计档案数据备份隐患较多
在实施会计电算化后，会计电算化法规中曾明确规定，实现会计电算化的单位应坚持每天备份，而且要双重备份，并分处分人保管。但在实际工作中情况却不是这样有序地进行。部分单位不能坚持每天做好必要的备份工作，致使计算机或其他的有关输入输出设备、机器一旦出现问题就没有相应的补救措施，从而导致重要数据的流失。
三、加强电算化会计档案管理的具体措施
为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案管理人员的素质培养以及对会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作。
（一）加强对电算化会计档案管理人员的教育及再教育工作，电算化档案管理人员工作虽然细微但其责任重大，所以对于档案管理人员的选拔以及任用工作就必须跟上时代发展的脉搏，使管理人员既具有良好的思想品德、高度的责任感、良好的工作态度，更具备广博的知识、较全面的档案专业基本知识、相关专业知识和综合性学科的基本知识，并具有基本的外语交际能力，以及现代信息技术方面的知识。在实践中将理论与实际工作有机地结合起来，培养电算化管理人员较强的处理问题、解决问题的能力和娴熟的专业技能，培养管理人员开拓进取、勇于创新的精神和本领，并具备现代化设备操作的能力。
（二）加强会计电算化档案的收集和记录工作
所谓会计电算化档案的收集是指把在一定的时间内（一般是一个会计年度）计算机系统中形成的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把会计数据的备份文件保存好，并记录以下内容：档案形成时间、会计数据所属时间、会计数据内容及备份人，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内在最小损失的情况下恢复原有的会计电算化系统。除了备份以外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间大小、外部设备的配套类型，计算机操作系统、汉字操作系统，财务软件的编程语言、数据库系统类型，财务软件的系统名称、版本号，财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册等，以便查阅。
（三）电算化会计档案的管理与保存
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等，对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。
（四）完善硬件设施建设
有条件的企事业单位要提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为打印纸质会计档案的工具；选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如联入互联网，注意进行定期的维护，避免会计档案泄密或被人为恶意修改。
（五）建立定期检查制度
一般情况下，单位每一至两年应对电算化会计档案进行一次大的清理，发现纸质档案有损坏要进行修补，而对磁性介质档案每两年应进行一次复制，以防止损坏。实际上，目前的光盘技术能够较好地解决这个问题。在每年年终决算后，将会计信息（为解决软件升级带来的不兼容问题，最好包含应用软件系统）刻录在一次性刻写光盘上。
（六）做好会计网络的安全防范工作
现在的会计系统大部分是网络会计系统。网络会计的实
施一方面实现了会计信息资源的共享，另一方面也将自己暴
露在风险之中，这些风险主要是病毒的攻击和网上黑客的攻
击。因此我们应采取必要措施来加强会计网络的安全性：一是财务部门应建设自己独立的内部网络。网络由财务部门自己管理，内部网络应与外部网络进行物理隔离，从根本上保证会计系统的安全性。二是针对对外公布的会计信息数据，可单独设立一台服务器与外网相连，并通过数据复制技术，将要发布的数据从内部网络服务器中复制到该服务器进行发布，这样即使该服务器被攻击，也不会影响到内部网络会计系统的安全性。三是采取必要技术手段来防范对网络会计系统的攻击，如防火墙技术、网络防毒、身份认证等。
四、会计电算化会计档案的整理与再利用
电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门、甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用。
实行会计电算化之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等问题，做好了以上工作，我们有理由相信会计电算化档案的管理工作也一定会更出色，我们的工作也将会有条不紊，会计电算化事业也将会蒸蒸日上。
