高校档案工作践行“两个体系”档案思想的探索
攀枝花学院 杨杰
主要内容：本文主要以“两个转变”，“建立两个体系”档案思想的内涵为基础，结合高校档案工作实际，对其进行深入，全面的剖析，并对贯彻实施该档案思想的具体措施进行了详细的阐述。
关键词：高校档案 档案思想 两个转变 两个体系
２００７年９月，国家档案局（馆）长杨冬权同志在纪念档案法颁布２０周年座谈会上讲话时提出了建设“两个转变，建立两个体系”的档案工作思想，即“转变重事轻人，重物轻人，重典型轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系；转变档案工作中重机关团体利用，轻个人利用，重为机关团体服务，轻为群众服务的传统观念和认识，象重视为机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系”这是针对全国档案工作面临的实际问题提出来的，是新形势下档案工作全面科学发展的体现，是与时俱进的体现，是档案工作新时期的战略思考，这个命题的提出，必将促使档案工作思维方式上的再转变，战略思考上的再明确，科学发展上的再跨越。
一、结合高校实际对档案工作的“两个转变，建立两个体系”理解
高校档案事业既是国家教育事业的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分，高校档案工作为了能够在新的历史时期获得新的发展，只有坚持在国家教育行政部门的主管下，档案行政部门的监督，检查，指导下，以科学发展观为指导，全面地贯彻和落实以人为本的“两个转变”，“建立两个体系”的档案工作战略思想，立足实际，才能谋求新发展，实现新跨越。
（一）“转变重事轻人，重物轻人，重典型轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系”。高校档案所涉及到的“人“主要指学校的全体教职员工和学生。教职工包括从事教学的教师，从事管理的行政人员，教学辅助人员及工人等。该体系明确要求我们高校档案工作转变以前重视有价值的设备、设施、各级领导、学者、大师在校形成的各类档案，而忽略涉及广大教职员工、学生在工作、学习，生活中形成的档案资料，现在和今后必须重视涉及学校全体教职员工和学生个人在工作，学习和生活过程中形成的相关档案资料，建立覆盖学校的教职工及学生的学习、生活等密切相关的档案资源体系（估且称为高校民生档案资源体系）。
（二）“转变档案工作中重机关团体利用，轻个人利用，重为机关团体服务，轻为群众服务的传统观念和认识，象重视为机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系”。高校的机关团体主要指从事行政，党务，教学和科研管理的各类团体。高校档案工作要转变以前注重为从事行政、党务、教学和科研管理的团体利用，轻视或者忽视学校的教职工，学生个人的利用，建立便于学校教职员工和学生利用档案资源的利用体系。
（三） “两个转变，建立两个体系”档案思想与近几年来高校档案工作发展和服务的关系。
实现“两个转变”，建立“两个体系”的档案思想是对近年来高校档案工作发展和服务思想的继承、创新和发展。
1．它们的发展思路是一脉相承的，新的发展理念不是对过去档案工作发展思路的简单否定。一方面现有档案资源中涵盖了涉及高校教职员工及学生的档案内容，在档案服务教职员工及学生利用中发挥了一定的作用；另一方面由于长期以来在档案资源建设中存在的重物质、设备、设施、各级领导、大师、名师和重大事件的传统观念，使得高校现有的档案工作不能够满足各级、各类高校教职员工及学生对其日益增长的需要。
2．是对近年来高校档案工作的创新和发展。这一战略思想充分体现了我们高校档案事业发展必须关注基层，服务基层，充分体现“以人为本”的档案思想和服务和谐校园建设及和谐社会建设的时代要求，是近年来高校档案工作发展思路与时俱进的具体体现。
二、高校践行“两个转变”建立“两个体系”所采取的措施
（一）重新认识高校档案及高校档案工作。
1．高校档案的含义。
根据《中华人民共和国档案管理办法》和教育部27号令《高校档案管理办法》对档案的定义，结合高校的实际，以科学发展观为指导，以“以人为本”、与时俱进和创新思想为基础对其定义如下：
高校档案指高校的教职工在工作、学习、生活及学生完成学业过程中形成的有查考利用价值的各种形式的文字、图表、声音、符号、数字代码序列的原始记录。
2．高校档案工作
高校档案工作即高校档案事业，是高等教育事业的一部分。分狭义和广义两种，广义的高校档案工作指以科学发展观为指导，以促进教育事业发展为核心，以“以人为本”为工作思路，围绕档案所进行的理念、技术、方式，方法、手段的总和，包括档案教育，档案科研、档案出版和高校档案馆（室）围绕档案所进行的一系列工作。狭义高校档案工作指高校档案馆（室）以科学发展观为指导，以“以人为本”为工作思路，围绕档案所进行的一系列工作。包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计等工作环节，本人所谈的主要指狭义高校档案工作。
（二）转变观念
1．在档案价值上，我们要树立“教职工和学生是根本，是创造高校历史的主人”的新观念，要重视所有涉及到学校教职工个人及学生个人形成档案的价值。
2．在档案服务观念上，我们要树立“教职工及学生至上”、“教职员工及学生最大“的新观念。我们要改革，甚至创新现有的服务方式，方法，手段，创造一切条件，让他们能够快速，便捷，高效地利用到他们所需的档案信息。
（三）修改、制定相关的规章制度。
我们高校档案工作必须以“以人为本“的思想为指导，重新审视过去已经制定的有关档案工作的规章制度，修改以前重物轻人，重事轻人，重典型，轻普通人物的相关规章与制度，修改那些轻视、忽略、排斥普通人档案和不利于普通人利用档案的不合理条款，特别是修改各归档案单位或者各相关类别的文件归档范围和保管期限表，确保把涉及教职工及学生个人，关系他们切身利益的文件材料，列入归档范围，并延长其保管期限。
（四）整合过去已经形成档案中涉及个人的档案资源的开发
在过去已经形成并且收藏着的档案中，有不少档案含有大量的关于教职工及学生个人的相关信息，与维护他们利益息息相关。如教职工的任课表，科研论文，教案，听课记录，职工的社保、医保材料、各类登记表等；学生的考试记录，成绩记录、违纪记录，获奖记录，体检记录及各类鉴定表等。在以前，我们对这些信息并没有太多的重视，现在，我们要贯彻落实科学发展观，体现以人为本的的档案战略思想，我们就应该加强对这些现有资源进行整合，优先对其进行数字化、信息化，编研等，优先开发利用这些档案。
（五）要时刻关注并重视新形成的涉及教职工及学生个人形成的档案
我们在今后的工作中要密切关注高校各归档单位在落实科学发展观，体现以人为本的思想指导下形成的新政策，新举措，开辟的新领域，开展的新工作，为这些“新”领域及“新”工作形成的资料进行及时积累，收集，归档，纳入档案资源体系，确保所有涉及到高校教职工及学生个人信息的档案资料得到归档收集，不再散失在档案资源体系之外；同时督促相关单位（部门）保管好，利用好这些档案资料，及时有效地为教职工及学生个人服务。
（六）创新工作手段，改进服务形式。
1. 类别增设：我们以往的档案类别中，不能完全地包容所有涉及高校教职工和学生个人档案信息的类别，既使有相关类别，也不便于利用，因此，为了突出这些相关信息和便于以后的利用，我们可以在高校档案类别中设置一个大类，民生类，民生类下设置一些与教职工和学生个人形成信息相关的二级类别或者三级类别，二级或者三级类别的数量由相关信息的多少确定，尽可能地把高校教职工和学生在工作、学习、生活过程中形成的相关信息包容完全与完整。
2. 灵活归档：针对民生类档案形成的特点，我们高校可以根据各自的实际采取定人进行定期和不定期的形式到各相关单位进行档案资料收集，也可以采取征集的方式收集，甚至在某些时候可以采取档案馆藏双方交流、寄存、复印的方式收集相关内容信息的档案，目的就是尽可能地丰富和完善民生档案，充实民生档案资源，为提供高质量的民生档案信息服务奠定基础。
3.改进服务形式，创新服务方式。
改变以前单一的档案部门阅文室利用服务的形式，我们可以把涉及教职员工及学生个人信息档案（在充分保证合法的条件下）进行转化，充分地利用电话、计算机网络、电视、举办展览、报刊等形式的服务平台，把这些信息及时地，全面地传达给需要这些相关信息的用户，做到信息畅通到户，自由选择，建立真正意义上的民生信息家庭自选超市。
三、高校贯彻、落实“两个转变，建立两个体系”应该注意的问题
（一）及时性。
“以人为本”是我们国家目前建设和谐社会的主旋律，我们高校档案工作应该积极主动地投入到当前建设与发展的大潮中，为和谐社会的建设贡献自己的力量，这样也才能在以后的建设与发展中获得一席之地，真正地体现“有为才有位”工作思想。如果我们高校档案工作犹豫再三、踌躇不前，患得患失，我们迟早会被时代淘汰，会遭到历史的主人唾骂，成为历史的罪人。当前时代要求我们，档案工作也要求我们行动起来，贯彻落实“两个转变，建立两个体系”刻不容缓。
（二） 处理好“建立两个体系”与保密之间的关系
1.对立关系。
由于该利用体系的核心是涉及到高校教职工及学生个人在工作、学习、生活过程中形成的相关材料，这些材料有很多涉及到个人的一些隐私，按照《民法》的相关规定，个人隐私是受到国家保护的，在一定范围内属于保密范畴，然而我们建立这两个体系的目的是尽可能多地包容和尽最大限度地开放这些信息，让更多的人能够利用这些信息，故它们在表面上存在一定的对立性。
2.统一性。
保密是“两个体系”建立的保障，只有在充分确保这些涉及教职员工及学生个人档案信息安全的情况下，才能够建立起完整，系统的“两个体系”，否则无法收集到他们的相关信息，“两个体系的建立”也就失去了源泉。 “建立两个体系”是保密的内容，只有真正地建立了“两个体系”，我们高校档案工作的保密才有充实而又完整的内容。否则保密就是一句空话。因此这两者之间具有相互依赖，密不可分的统一性。
“两个转变”，“建立两个体系”是社会和国家对我们高校档案工作时代使命召唤，我们高校档案工作要具有时代紧迫感，要义不容辞地接受它，珍惜它，把它当作既是使命，又是机遇，使自己能够在新的历史时期获得新的发展，再创佳绩与高峰。
参考资料：
1.《“实现两个转变”、“建立两个体系”的理论价值和实践意义》载于《中国档案报》2008年9月11日 第三版
2.《“建立两个体系”、“实现两个转变”》载于《中国档案报》2008年5月1日 第三版
3.《档案部门怎样进步贯彻以人为本建立“两个体系“》载于《中国档案报》2008年7月17日 第三版
4.梁永芳，高惠琴《以建立“两个体系“为目标 加强民生档案资源建设》载于《中国档案报》2008年11月24日第三版，
