“两个体系”建设应避免的倾向
市西区档案局 赵兴
近年来，国家档案局杨冬权局长多次提出了建立“两个体系”的构想，要求各级档案部门要把建设‘两个体系’作为贯彻落实科学发展观的重要抓手，全方位推进，下大力气深化、细化。“两个体系”的建设，已成为各级档案部门新时期的行动指南和工作重心。各地档案部门在这种思想指引下，掀起了“两个体系”建设的热潮，开展各种新的尝试，如：整合档案资源、拓展档案馆的功能、开展民生档案工作、推进数字化档案馆等。档案工作者也开展热烈的研究和讨论，从政治角度进行分析，认为“两个体系”建设是档案工作落实科学发展观的理论创新，是以人为本思想对档案工作提出的新要求，是科学发展新形势给档案工作提出的新任务。结合档案工作实际，分析 “两个体系”在建设中的思路和做法，对出现的一些现象提出以下见解。
1、 案资源体系建设应避免“破旧立新”的倾向
建国六十年来，尤其是改革开放以后，我国的档案资源建设己经取得实质性发展，档案法律法规、业务标准规范等对档案资源建设起了重要保障作用，档案资源管理己基本形成固有体系，这是我国特有的档案行政体制框架下所取得的成就。近年来，国家档案局在建立“两个体系”过程，提出了“民生档案”的重要概念，档案资源的管理要满足广人人民群众的需要，这是贯彻落实科学发展观，突出“人本”思想的重要举措。但是，个别地区在开展民生档案工作过程中，就民生档案资源的管理走入歧途，或将档案馆中原己妥善管理的“涉民”档案，专门从文书档案中抽取出来，单独存放；或要求民生档案形成单位采取类似方法管理，这些做法就破坏了原有基础。作者认为，我们在探索建立覆盖人民群众的档案资源体系时，应充分依托原已形成的资源管理体系，建立在档案事业原有基础之上，重点是进一步健全、完善“资源体系”，而不是打破原有体系，建立新的体系，因此，建立“档案资源体系”时，要力戒“破旧立新”的做法。
二、档案资源实体管理应避免“集中统管”的倾向
随着档案工作社会地位的提高，各级党委、政府对档案工作给与了更大的关注和支持，同时，档案部门自身体系的逐步完善，对档案资源管理力度的不断加大，使各级档案馆集中管理的档案资源日益丰富，数量不断增长。“集中统管”一直是档案部门特别强调和追求的目标，档案部门也乐于保存更大规模的档案。目前，相当地区在这一思想指导下，展开了大规模的档案资源集中管理工作，出台了一系列政策、措施加强档案实体的接收、丰富馆藏。其最终目的就是通过大量接收档案进馆，来做大做强档案事业，并通过资源的规模扩张，获得档案行政管理部门更大的权力。但是，随着档案资源实体的高度集中，随之出现的是“高度危险”。由于档案具有唯一性和不能再生性，不能受到任何的危害，因此，其安全系数要求极高。而高度集中，虽集中了资源、集中了信息，但也提高了风险系数，由“分散的风险”变成了“集中的风险”，汶川地震带给我们深刻的思考，以档案部门现有物质条件抵抗风险的能力，是不足消除或减低这种风险的。现阶段，县级档案部门普遍存在档案馆舍陈旧、面积狭小等问题，有的甚至是危房，这样的条件，是否适宜档案资源实体的集中统管。档案部门要把过去的到基层档案室的指导检查方式，上升为资源监管方式，这正是档案部门目前所缺乏的，因此档案部门要转变思维方式，在一定时期内档案由形成部门保管，只要监管措施有力，利用体系完善，就不必强调档案资源实体的高度集中统管。
三、档案利用体系建设应避免“信息技术至上”倾向
计算机网络及其他信息技术的发展，为档案利用服务手段多样化、利用效率快捷化创造了条件，也为百姓多点查阅、满足实时需求提供了方便。信息技术在档案工作中的纵深应用，为档案部门拓展工作领域和服务功能、提升档案部门的社会认知感和社会地位，增强档案部门的社会公共管理和公共服务职能等等方面，带来了深刻的变化，其成就是显而易见的。因而，应用信息技术来建立档案利用体系，受到当前各级档案部门的追捧，各地都热衷于通过信息技术来构建档案利用体系。认为利用体系的建设，必须依靠信息技术支持，建立庞大的档案信息网络，实现区域档案信息网络“全覆盖”, 通过网络这一平台来满足百姓的多点查询需求。在这种思想指导下，我们基层一级档案馆都在地推动馆藏纸质档案的全文数字化，恨不得马上就把纸质档案全部转换为数字信息，这种出发点和构想是非常好的，但这是一种理想的状态。分析全国档案信息化基本态势，各地区档案部门信息化建设水平的高低、发展不均衡性、财力支持等能否实现这一“想象”，仅仅是信息技术人才的匾乏，也足以打破这种梦想。同时，目前的信息技术在信息管理中存在的缺陷，也给以信息技术为主要手段的利用体系带来隐患，在档案信息系统或互联网络中运行的数据信息，有许多不可控制的因素可以导致数据丢失、篡改、盗取、泄密等状况，大量的政府信息、大量的涉及个人隐私的档案信息能否进入系统网络，对于档案部门来讲，还有许多问题值得研究。如果将政府信息和需要保护的个人信息排斥在网络系统之外，那么，依靠信息技术“建立方便人民群众的档案利用体系”就没有实际意义，投入大量的财政资金建立的系统网络和全文数字化形成的数字信息因不能实现目标化应用，将形成巨额浪费。因此，作者认为，依靠信息技术建立的利用体系，只能是完整的档案利用体系框架下的辅助体系。“利用体系”建设是一项长期性工作，一项系统工程，不可能一缴而就，它需要各级档案部门从各个方面、不同层而共同探索，勇于实践，才能破解难题，使体系更加完善。
