档案信息化建设5
浅议企业档案信息化建设创新及对策
攀钢钒综合部 姜雪梅
【内容摘要】信息的迅猛发展带动档案业务的重心也开始向信息化、现代化转移，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。要做好企业档案信息化建设，就必须在传统档案工作基础上做到：观念创新、业务创新、管理创新和技术创新。整合档案信息资源，优化信息资源结构，完善档案管理方法，提高档案管理水平及人员素质，才是符合企业现状实现企业档案信息化建设的正确对策。
【关键词】档案 信息化 创新 信息资源
“百万年蒙昧，数万年游牧，几千年农耕，八百年工商；如今亲眼目睹，一场汹涌澎湃的信息化世纪风暴，正席卷着世界的每一个角落；从东到西，从南到北，从阿美利加到欧罗巴，从亚细亚到澳新大陆……不分种族、肤色、信仰、语言；不分地域、国度，信息化已经成为不可逆转的历史进程”这是1996年在信息基础结构国际会议上用诗一般语言发表的《信息时代宣言》。十五年后的今天，信息化已成为当今世界经济与发展的主题, 渗透到社会各个领域, 改变和影响企业的方方面面，信息化已经成为企业成长的一个重要标志。信息的迅猛发展带动档案业务的重心也开始向信息化、现代化转移，在《全国档案事业发展“十二五”规划》中国家档案局就明确提出：加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设；根据电子文件管理和数字档案馆建设的功能要求，配备和开发档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统等；加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设。由此我们不难发现加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。企业如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息资源的优势，是摆在每个档案管理者面前迫切需要解决的课题。
创新是一个民族进步的灵魂，更是企业兴旺发达的不竭动力。创新理论先驱者熊彼得说过：“常规生产的管理者不能被称为企业家，而真正企业家的独特任务，恰恰在于要敢于打破常规，创造新理论、新的管理方式和方法。”要做好企业档案信息化建设，就必须在传统档案工作基础上做到四个创新：
一、观念创新是实现企业档案信息化建设的前提
“观念决定方向，观念的更新比资金的投入更重要。”只有观念创新了，才会有行动上的创新。二十一世纪以科技为导向，要在竞争中培育核心竞争力赢得优势，不仅需要整体战略的实施和物质资源的整合，还需要信息、技术和知识人才的相对优势，谁最先掌握第一手信息，谁就会在竞争中取胜。目前大多数企业档案管理现状是纸质档案与电子档案双轨并存的管理模式，由于纸质档案占用库房空间大，不易保管，并且归档及利用档案的手续繁琐、利用效率低等不利因素存在，传统的手工管理档案模式已不能适应高速、快捷的利用需求。人类跨入信息时代从“纸张文化”迈入了“电子文化”或“数字文化”,企业电子档案数量与日剧增，网上利用电子档案信息的要求越来越高，因此档案管理部门要转变观念，加强档案信息化建设，运用计算机和网络技术，建立档案数据库，开通企业档案信息系统网站，依托网站来改进利用档案服务方式和手段，实现档案信息资源社会共享。随着企业生产经营活动日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动中产生了大量新型的、不同载体的档案。这些档案是企业经营管理活动中生成的重要信息资源，能够为企业带来不断增值的经济效益。因此，企业档案要服务于企业整体创新发展，就必须转变观念，改变以往的工作方式，为企业谋求发展提供开放式、全方位的服务。
二、业务创新是实现企业档案信息化建设的基础
根据档案行政管理部门的工作指导范围，档案信息化是指在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行接收采集、处置、妥善保存和提供利用，即档案信息化是指档案管理模式从以面向档案保管为重点，向以多种形式的数字化档案管理转变的过程。企业档案信息化建设按照档案信息的加工处理程度划分为两个阶段：实体收藏(收集、整理、鉴定、保管、统计)和档案信息开发(编目与检索、编辑与研究)。实体收藏是档案信息化的基础，其成果是信息准确、收集齐全、整理有序的档案实体。档案信息开发是利用专业方法和现代技术，从收藏实体中发掘有用的信息材料进行编研，强调档案信息的加工处理，是档案信息化建设的高级阶段，其成果是配置合理、高度整合的档案信息库。面对知识经济和国际化趋势，企业间的交流与集团化合作已成为主流，档案工作内容和创新必须以此为向导不断发展。
三、管理创新是实现企业档案信息化建设的关键
档案管理最终的目标是实现档案信息化管理。有人曾以微软公司的总裁ＳＯＨＯ办公模式为例，对电子文件的易操作性作了特例描述：比尔·盖茨可以坐在自己的家里通过视频系统和一些高层次员工开会，可以通过网络与客户在异地同起草一份合同文件。如果档案系统全程实现微机网络，那么开发利用档案信息就十分便捷，服务领域也进一步拓宽。企业传统的档案管理是一种封闭式管理体制，主要局限于本企业特定的经营范围内，服务对象主要是各职能部门和工程技术人员。随着企业走向市场，企业经营发展对信息资源的依赖性越来越大，未来档案部门应成为开放的企业信息服务咨询机构。所以，企业档案工作必须进入企业信息管理系统，扩大信息交流渠道，发挥档案信息资源网的辐射作用，使档案真正成为企业信息服务系统的重要组成部分。企业档案管理创新要求在观念和体制创新的基础上对档案管理全程进行创新。
四、技术创新是实现企业档案信息化建设的手段
现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。以光盘为例，一张光盘的容量可以达到600—4000ＭＢ，可以存储35万张打印纸上的文字或十万页图形信息。一个保存30万卷档案中等规模省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达4-5公里，如果将其文字信息录入计算机，用ＣＤ—Ｒ刻录保存仅需400片，用DVD刻录保存仅需6片，完全可以装在一个公文包里。如果采用更先进的新技术，存储容量将更为可观。例如利用显微全息存储介质制造标准DVD光盘尺寸的光盘，其存储容量可达500G，比DVD光盘存储容量增加百倍。目前DVD光盘一般仅将信息存储在光盘表面，与之不同的是，显微全息存储技术可充分利用制造光盘的所有介质来存储信息。这种技术利用三维的全息图来编码信息，然后将全息图刻入光盘表面以及内部，制造这种光盘的介质具有独特光学性能，使得光盘在外部激光作用下能够像显微镜一样读取全息图并用于解码。因此，技术创新为档案实现信息化提供了有力支撑。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息，利用很小的空间就可以保存大量信息，而且开发利用的速度快，具有直观性、选择性和易操作性。企业档案信息化建设要改变原有的手工操作方法和封闭的管理体系，就要大力引入现代科技手段，建立档案信息中心，实现档案信息收集、整理、鉴定、保存、检索、利用自动化和网络化，使档案信息资源达到图、文、声一体化传输服务，使重要的历史资料得以长久保护和有效修复，也为未来档案信息资源进一步转换利用创造条件。
当前，企业档案信息的作用日益显著，档案管理工作的内容不断升华,在现有条件下一味追求数字档案馆建设，增加档案部门现代化设施购买，加大对档案机构的投入，不是实现档案信息化建设最有效的方法；相反，极有可能造成资金浪费、设备闲置、增加过于复杂且不切实际的工作程序。笔者认为整合档案信息资源，优化信息资源结构，完善档案管理方法，提高档案管理水平及人员素质，才是符合企业现状的正确对策。
第一、发挥专业优势，整合档案信息资源，建立档案管理体系
档案管理员在长期的工作实践中积累了大量经验，具备档案信息资源收集、鉴定和整理的专业优势。笔者认为，在实体收藏阶段，特别是档案收集、鉴定过程中就注入信息管理理念，不仅要收集正式文件，而且要加强相关文件和外部信息的收集，这样建立的档案信息资源体系才有利于档案信息连续性管理和隐性知识的挖掘。如今，档案不仅是组织内本源性的“历史记录”，而且是重要的战略资源，除了发挥档案的原始价值外，更要注重档案参考价值的开发。为实现企业档案信息化建设的目标，应建设一个档案信息资源丰富、现代化水平较高的档案管理体系，形成涵盖企业生产、销售、工程、研发等领域的信息应用系统。在信息采集方面，该系统应能够实现信息的全面、自动、实时采集，档案工作人员应根据完整性、准确性、适用性等标准及时对系统自动采集到的信息进行鉴别和筛选，将其中应作为档案永久保存的部分，交由档案信息化系统自动批量地提取档案著录项，标引出分类号和主题词，并将文件保存在相应的档案信息数据库中，至此一份电子档案正式形成。未经加工处理的档案信息，要么偶尔发挥极其有限的作用，要么终年沉睡在档案数据库中不为人知，要实现真正意义上为企业经济利益最大化服务的功能更是无从谈起。因此，只有从企业档案信息化工作的完整意义出发，针对一定题目，对分散无序的信息进行加工，使之有序化系统化，才能实现信息化的最终目标。
第二、优化档案信息结构，完善信息化建设的基础工作
随着企业OA(办公自动化)、MIS(企业管理信息系统)的广泛应用，档案管理系统作为整个系统的子模块，档案管理员应对档案室拥有的档案信息进行细致的分析和研究，收集企业各个业务环节形成的真实记录，包括各种文档、科研资料、合同等；并以此为基础建立档案信息网络和电子信息资源中心库，依托网络为其管理现代化跨上一个新台阶。由于档案信息化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此档案信息化建设不仅在量，更在于质，“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化,力争做到数字化的档案信息应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。从发展和战略的角度，重新审视室藏结构和质量，增加高层次档案信息含量，丰富档案的载体形式。加强档案的整理、鉴定，保证档案信息资源的优化，制定合理的归档范围和保管期限，确保室藏的精炼和优化。在档案鉴定的基础上，对永久保存的纸质档案采取必要的保护措施；对可以通过计算机建立的档案，利用逻辑组合方法设立“虚拟卷”。
第三、开拓思路，采取多种方式，构筑档案信息资源库
目前，档案部门还存在注重档案保管与实体控制而轻视档案资源开发利用、注重显性信息的获取而轻视隐性信息挖掘的现象，在实际管理中具有严格制度化、程序化、规范化的特点，传统档案管理客观上制约了档案信息资源的深层次开发与利用。因此，档案的保管不能拘泥于历史记录的保管，而应组织其内容信息并融入价值创造过程中为现实服务，充分发挥档案的信息价值。电子时代的档案强调对文件背景信息的获取，即文件是由谁，在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采取怎样的结构形式等方面的综合信息。通过对这些背景信息的分析研究，不仅可以帮助人们更好地理解跃然纸上的显性信息，而且可以为知识的连续性管理提供线索和帮助。除了以文件为线索搜集相关隐性信息外，隐性信息还大量蕴藏于组织运行、组织文化和组织成员头脑中。档案管理者要开拓思路，采取多种方式，积极主动地挖掘隐性信息并使其显性化，构筑档案信息资源库。
第四、加强档案信息标准化建设，增强保密意识，构筑档案信息的保障体系
档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。根据新形势下企业自身发展的需要，档部门尽快制定出档案信息化工作管理制度和标准化体系。如：电子档案归档标准化规范、电子档案网络运行安全与保密制度、电子档案归档奖罚制度等，使档案工作做到有法可依，有章可循，有据可查，职责分明，提高档案工作质量和效率。档案部门应树立科学的档案信息安全观念，坚持“积极防御、综合防治”的方针，以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。
第五、加强高素质创新人才的培养，为档案信息化建设提供人才保障
随着世界向信息时代的迈进，信息已同人、财、物并称为当今社会的四大资源，成为人们决策的依据，能否及时、有效地开发利用信息，直接关系到决策成败。在众多的信息源中，档案已成为一个巨大的软科学信息资源宝库，它以其原始凭证性、不可再生性及可重复利用性日益受到人们关注。但目前，丰富的档案资源和偏低的档案利用率反差还相当大，造成了巨大的资源浪费，档案的信息价值未能得到充分发挥，因而使这个博大的信息资源库没有受到应有的重视。这一方面说明全社会对档案信息这种“看不见的资源”缺乏了解，档案意识尚有待提高；另一方面，档案人员的素质也是其中一个重要原因。因为档案人员的素质直接决定档案管理质量的高低，而管理质量又进一步影响档案利用率，所以档案管理人员的素质在档案信息化建设方面尤为重要。档案长期单调而枯燥的工作方式，传统落后的工作方法，使档案工作在竞争中渐失活力和创新。因此，应努力提高档案管理人员的综合素质，使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与、事后优化新的档案理念。
在信息时代，档案人员首先应具有信息素质。笔者认为，信息素质是人们对信息与信息活动的认知能力和对信息综合利用能力的一种体现。由于数字信息产生和传播的特点，信息的密集程度、信息分布的复杂程度以及更新程度都是工业社会不可比拟的。档案室是各类文献信息的集中保管基地，档案人员担负着准确、快速地收集档案信息，有效地提供档案信息的重要职责，因此要求档案人员必须具有较高的信息素养，具备较强的信息获取能力,不仅要熟练、快速地获取本室所藏的档案信息提供给利用者,而且要充分利用网络的便利和优势,熟悉网上的档案信息资源,引导利用者获得更多的档案信息。
其次，掌握档案专业基础理论与方法，熟练运用现代信息技术
作为一名档案管理者，必须掌握档案专业知识，了解档案的收集、整理到利用的全套理论与方法，并能将这些档案学理论与现代信息技术相结合。现代档案管理与传统有很大的不同，需要既懂档案学又掌握了先进的信息技术的“复合型”人才，这里的“现代信息技术”主要是指计算机网络与通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术、数据存取技术、人工智能技术等。信息数字化和网络化为利用者提供了在更大范围内查阅信息的机会，但同时也把利用者带入了一个陌生的数字信息海洋，这就要求档案人员能尽快地适应信息环境，掌握必要的软件操作和维护技能，提高办公速度，能根据利用者需求及时通过网络系统快捷地获取档案信息，并把分散的片断信息组合整理出新信息提供给利用者，成为利用者信赖的档案管理员。
再次，具有丰富的科学知识和科学管理能力。
档案专业人员，除具备档案专业知识外，还应具有比较全面系统的文化理论和科学技术知识，档案信息化建设是一项实践性很强的工作，档案管理、流通借阅、藏用关系等都是档案工作中值得研究学习和实践的问题。一个好的档案馆员不仅要掌握档案馆的管理知识、运行规律，还要了解各业务部门之间的内在联系。随着网络化程度的加强、联机检索的需要、资源共享的扩大，企业既要注重留住现有高级职称的档案人才，又要注重引进复合型的人才，尽快培养和建立一支适应现代化管理的高素质企业档案管理队伍，使他们具备强烈的事业心和良好的职业道德，具备较高的管理水平和熟练的技术技能，为企业发展献策献力。
随着科技的进步,信息化已不可避免地进入了档案管理的领域,信息高速通道的兴起给企业档案提供了一个挑战与机遇并存的契机，为企业档案工作带来了前所未有的发展前程，因此企业档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。只有加快企业档案的信息化建设, 才能及时高效地向企业管理者传递所需要的档案信息, 发挥档案的最大作用，成为企业提高核心竞争力的坚实后盾，才能使企业在竞争中立于不败之地。
【参考文献】：
1、王静 成红《档案信息化发展与问题探析》 档案学通讯 2009(3)
2、杜亚军 门陆斌《档案信息化管理实现要件浅析》 黑龙江档案 2009(5)
3、王云庆 苗壮 《现代档案管理学》 青岛出版社 2004-2-1
4、刘国能 《档案利用学》 档案出版社 1996-7-1
