研讨与交流11
抓好档案管理 服务撒莲经济社会发展
米易县撒莲镇
2009年7月26日晚上10点，撒莲镇境内普降暴雨，这场米易县有气象记录以来最大的降雨持续近八个小时，地面起水达20厘米，山水呈地毯式向下铺。凌晨2时，山洪夹杂着泥石流从风流山呼啸而下，摩挲沟、红旗堰急剧上涨，对当地基础设施、农业生产造成严重破坏，并有5人失踪，3人死亡，4人受伤，人民群众的生命财产遭受巨大损失，整个摩挲村满目疮痍。
在这次灾难中，摩挲村村民委员会办公楼也受到严重破坏，洪水吞噬了底层办公室，门窗、办公桌椅、电视、还有当年形成的大量文件资料全部卷走，档案室因设在二楼才幸免于难。灾情发生后，撒莲镇党委、政府立即启动应急方案，迅速组织人员开展档案抢救工作，将摩挲村自建档以来所有档案转移至撒莲镇综合档案室存放，并恢复开展档案利用服务。
为了客观、全面地记述和反映受灾、救灾及灾后重建情况，撒莲镇党委、政府领导高度重视做好灾后重建档案的收集、管理工作，将此项工作纳入工作日程，把档案工作作为日常管理的一项重要的内容与其它工作同部署、同组织、同考核。增备了专门的灾后重建档案管理人员，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案工作人员具体负责、重建办公室人员协助抓的四级档案管理网络。同时加强了档案管理硬件设施投入，设置了独立的综合档案室，安装了防盗门、避光窗帘、配备了灭火器，使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，还先后投入资金，按照档案管理工作的要求专门配置了灾后重建档案柜，购买了电脑、激光打印机、激光复印机、数码照相机等先进仪器设备。
在县委、县政府的坚强领导下，在各友临乡镇的大力援助下，经过广大干部群众的顽强拼搏，摩挲村受灾群众的生活得到了妥善安置，受灾地区在一个星期内恢复了通水和供电，灾后重建有序开展。
在相关部门的积极配合下，结合新农村建设规划，撒莲镇按照统规自建的原则进行设计重建以安置160余户受灾农户。虽然政府给予了20000元灾后重建补助，2000元过渡安置费，还为受灾户提供5万元以下贷款贴息补助。即使这样，房屋全部冲毁、财产损失严重得几乎一无所有、还有人员伤亡的周宗秀、王应兰、周从友、周从合、李利才等农户应缴灾后重建房的房款仍有很大缺口，且亲戚朋友无人愿再借，无人肯担保贷款。经镇、村与农村信用社协商，信用社同意在没有担保人的情况下提供贷款，但需提供土地使用证，已经被洪水吞噬得一无所有的周宗秀、王应兰、周从友、周从合、李利才哪里还拿得出土地使用证。2010年2月8日，带着渺茫的希望，他们来到镇综合档案室，在二轮土地承包档案中，查到其土地使用证，为这几户重灾户办理贷款提供担保依据，这五户居无定所、靠亲戚朋友接济和政府救济的重灾户自灾难发生以来第一次露出了笑容。
看到他们欣喜的样子，作为档案人，更感到肩上责任的重大。为了更加全面地反映抗灾救灾、灾后重建工作情况，撒莲镇展开全方位、立体式的档案收集，不仅收集反映宏观情况的档案资料，还收集反映微观细节的档案资料，不仅收集纸质、音像文件材料，还收集电子文件、实物、图书资料、新闻报道等，保证了档案的完整齐全。
对“7.27”山洪并泥石流灾后重建工作来说，工程建设资料的管理及归档是档案管理工作的一个重点方面，档案验收是工程竣工前的专项验收之一，是工程竣工必不可少的条件，也是工程建设过程的真实反映。因此，撒莲镇党委政府领导对工程建设资料的归档工作高度重视，特别注重在工程建设过程中收集与整理工程建设资料，严格按照灾后重建有关规定执行。工程档案管理工作项目多、工作量大，我们制定了一系列管理办法，对工程建设资料实施了全方位、全过程的有效控制和管理，从工程招投标阶段，就在合同文本中明确规定了各建设单位对工程建设档案所应承担的责任和义务，并制定了相关考核措施，要求各建设单位设立专职部门和专职人员来负责施工期间资料的收集、管理以及归档工作。
然而，一些工程因涉及人员较多，很多资料都分散在各自负责的人员手中，由于他们对档案及档案工作的不了解，往往不知何为档案，感觉档案工作是件很神圣、神秘的事务，因此不知道自己产生的甚至是"丑陋"的文件材料是不是也可以划归档案；一些施工单位对送交文件材料有疑问，认为增加了工作量，档案工作只是在他们众多重要工作的一小部分，或者是可以在时间上向后拖一拖、放一放的工作，至少目前它没有产生经济效益，档案人员多次电话沟通也无法得到完整的资料；还有一些施工单位具体负责人担心他们产生的文件送交后造成丢失，对施工单位档案的完整性造成破坏，迟迟不愿移交。甚至有个别村干部认为，自己监管工程的资料交出去了，今后自己再想利用它们时，是否会不方便？最起码也需要求助别人才能达到目的，总不如放在自己口袋了最为保险和稳妥。而档案员对因为没有参与施工建设，对项目业务情况不熟悉、不清楚、不了解，明明感觉到不应该“无档可归，无档需归”，确真的有种“有劲使不上”的感觉，对已开工建设的工程档案资料收集出现"束手无策"的现象。
针对这些问题，在时间紧，工作重，人手少的情况下，镇政府、村委会各抽调一名工作人员兼任镇、村两级灾后重建档案管理人员全程参与灾后重建各个项目工程施工监管，在工程建设的每一个阶段，灾后重建档案管理人员按照档案管理有关规定，对各个项目基建资料、财务资料、上级下发文件、上报文件的有留存价值的档案资料进行了积极主动的收集，有力的保证了工程建设资料的齐全、完整。镇政府综合档案室档案员多次深入工地一线对档案工作进行业务指导，积极开展档案业务培训工作，提高灾后重建档案管理人员的工作能力和业务水平，对收集起来的文件材料，安排灾后重建档案管理人员按照规范要求进行了分类、整理、编目、装盒，这样就做到了随时发现问题，及时解决问题，把各种问题消灭在萌芽状态。
档案的最终目的在于提供利用，为更方便、快捷地向老百姓提供服务，我镇积极争取上级资金，为辖区内六个村一个社区全部配备电脑、增添档案柜、免费提供档案装具，安装了四川省电子文档管理系统，由各村（居）的村（居）委会主任负责全面工作，村（居）文书负责本村（居）档案资料的收集、整理、归档工作，镇上专门抽调一名挂村干部（一村一名大学生）负责录入工作，将各村（居）建档以来的档案目录全部实现电子目录数据管理，并将所有数据实现镇、村共享，让老百姓不出村就可以查询档案。同时不断完善档案利用制度，严格按照《档案法》及有关规定对档案借阅、利用登记、利用效果等情况进行管理，实现了档案利用及时、准确、安全、有效的目标，充分发挥了档案工作对历史负责、为现实服务、替未来着想的功能。
