攀枝花市档案局 周玉芳
2005年四川省人民政府办公厅转发省档案局《四川省档案工作规范化管理办法》（以下简称“办法”）的通知（川办函[2005]103号）以来，我市严格贯彻落实《办法》要求，历经10年发展，攀枝花市档案局抓档案基础业务建设始终以《办法》为抓手，坚持不懈的推动全市各机关、团体、企事业单位档案工作走向规范化，并保持三年一复查的监督机制，不断巩固规范化管理的成果。笔者总结了近几年规范化管理中的一些体会，与大家分享。
一、全市档案工作规范化管理基本情况
自《四川省档案工作规范化管理办法》颁布实施以来，我市各级各部门就积极行动起来，全面加强了对本单位、本系统档案工作的领导、监督与日常管理，改善了档案保管保护基础设施，加强了档案工作制度建设和基础业务建设，提高了档案信息的开发利用水平。截止2014年底，全市1172个立档单位,已有1133个实现规范化管理，其中达省一级标准的135个，省二级标准的371个，省三级标准的627个,规范化管理达标率为96.7%。详见表1。
表1 全市立档单位档案工作规范化管理情况统计表
立档单位数量（个）
规范化管理达标情况
规范化管理达标率
合计
省一级
省二级
省三级
市级
175
164
64
94
6
93.70%
东区
150
145
11
29
105
96.70%
西区
85
73
13
31
29
85.90%
仁和区
247
247
28
44
175
100%
米易县
227
213
11
106
96
93.80%
盐边县
299
291
9
65
217
97.60%
合计
1172
1133
135
371
627
96.70%
二、基本做法
（一）建立长效的监督工作机制
我市从2006年开始，按《办法》认定机关档案工作规范化管理水平，坚持“3年一复查”，不断巩固提高规范化管理水平。截止2008年，市属立档单位共有157个实现了档案工作规范化管理，共创建机关档案工作规范化管理一级单位43个、二级单位87个、三级单位7个，企事业单位档案规范化管理一级单位10个、二级单位10个。我市档案工作规范化管理全面开花，进入鼎盛时期。2009—2011年，由于公务员规范津补贴，档案规范化管理晋级达标奖励政策随之取消，积极性明显降低，更有之前已规范化的单位，由于种种原因档案工作规范化管理水平出现明显滑坡；再加上档案业务指导人员明显减少（最少时只剩3人），其它新领域档案工作的兴起（2009年新农村建设档案工作全面铺开、民生档案、重大建设项目档案进一步加强等），档案业务指导、监督检查也明显不足，行政管理手段单一，造成已有的成果未能巩固。2012年开始，为了进一步巩固规范化管理水平，我局坚持3年一复查，并实行目标管理，而且必须严格按照标准进行，对检查不合格的单位限期整改直至合格。具体情况详见表2:
表2:攀枝花市档案局2012年-2015年规范化管理情况
年度
复查单位个数
限期整改单位数
新创建个数
晋升单位数
实现规范化管理个数
2012年
44
15
1
0
159
2013年
58
12
4
3
159
2014年
53
10
4
7
164
2015年
43
7
备注：由于2015年还未结束，部分数据还无法统计。
经过几年的不懈努力和采取重要举措，全市档案工作规范化管理水平在保持原达标基础上稳步提升,各单位领导更重视档案室规范化管理工作，档案人员业务水平逐步提高，各单位职工档案意识明显增强。以规范化管理为抓手，各级机关、团体、企事业单位档案基础业务进一步得到提升。
（二）不断培训，加大监督指导力度
由于各机关团体、企事业单位档案人员变动频繁，业务素质参差不齐，为了保证每年规范化管理检查的顺利进行，2012年以来，市档案局每年根据检查通知，对纳入复查单位档案人员均进行集中培训，对业务不熟的档案人员再分组进行实地观摩，如果还有问题的再由对口指导老师上门亲自指导。通过多种形式的培训、指导，保证了每年规范化管理复查的顺利进行。在保证复查质量的同时，档案人员的业务素质得到进一步提高。
（三）将档案工作规范化管理纳入档案工作年度目标考核
近年来，由于各种奖励表彰取消、公务人员规范津补贴，规范化管理将来政策取消，各单位档案工作做得好与坏，规范与否，仅通过单一的行政执法并不能有效解决问题。没有有效的激励措施，达标晋级的积极性一落千丈。2013年通过多方努力，档案工作终于纳入市委市政府年度综合目标考核，所占分值为2分，在制定考核细则时，为了巩固我市现有的规范化管理成果，激励各单位在保证现在水平的基础上积极上新台阶。在分配分值时，将规范化管理水平纳入考核总分，权重占50分（百分制），具体为达省一级标准得满分，省二级40分，省三级30分，已建档未实现规范化管理得20分。通过目标考核，各单位达标升级的积极性明显增强，从表2中能明显反应出来。2015年达标升级的单位也不会低于5个。如果未完成任务，就扣减当年各单位政府年度考核档案责任相应分值，有力的推动了档案事业的发展。
（四）注重整体推进、加大对各县区规范化管理水平的监督考核
为了保证全市档案工作规范化管理的协调发展，2012年以来每年市局将组织人员对县（区）省一标的单位进行督查，以县区一标单位为基础，整体推进全市档案工作规范化管理水平；对于垂直管理的单位，邀请市级主管部门共同参与检查验收。同时各县(区)档案工作规范化管理情况纳入每年的档案工作业务目标。
三、存在的问题
1.部分单位对档案管理的重要性认识不足，档案管理制度落实不到位，约束机制不健全，已实现规范化管理的单位保持较困难。
2.一级部门对下属单位的监督指导不力，档案行政部门对二、三级企事业单位缺乏有效的考核机制。
3.档案员准入要求低，人员不稳定，往往身兼数职，再加上缺少奖惩激励机制，档案人员工作没有主动性造成档案管理缺乏连续性和专业性，不能满足新形势下档案规范管理的要求。
4.档案行政部门事多人少，特别是近年来档案工作领域的不断扩大及各类专门（专业）档案的不断增加 ，档案业务指导人员只减不增（市县两级业务指导人员维持在2-4人），全市15个业务指导人员对1000多个单位进行监督指导有力不从心的感觉，而且这是档案行政管理中的一项常规工作。
四、建议及思考
档案工作规范化管理历经10年，在推动档案基础业务建设方面起了积极的作用。新形势下如何更好的贯彻落实两办意见，加强档案资源体系建设、档案安全体系建设及档案利用体系建设，把好源头、抓好各机关团体、企事业单位特别是纳入进馆范围单位的档案工作，对各级档案部门来说是重中之重的首要任务。当前，档案部门面临许多新的挑战，档案工作领域不断扩大，但笔者认为，各级机关团体、企事业单位档案管理的水平才是整个档案工作的基础，因为各级国家综合档案馆的档案资源大多都来源于各单位移交的档案。如果基础不牢、不稳定，会影响整个档案事业的发展。我们在不断创新的同时，仍要牢抓基础，即使人手不够，仍要坚持每年的监督、检查，确保规范化管理所取得的成果，把好档案资源建设的源头关。但档案人员要不断思考，如何在现有的条件下，统筹兼顾，创新管理手段，在保质保量的前提下，更好的提高工作效率。如年检（被检单位每年将归档文件目录及其他相关资料主动报档案行政部门接受检查）；组建专业检查验收组承担业务指导培训及验收；充分调动和发挥主管部门对下属单位的监督指导等。
