专门档案3
规范房产档案管理 提升档案服务水平
攀枝花市房产档案管理中心 代亚敏 姚远
内容摘要：本文通过介绍新时期房产档案的社会作用，针对房产档案利用的新特点，档案管理部门在规范化管理档案，提高服务水平方面采取的措施。
关键词：房产档案 管理 规范 服务
房产档案作为民生档案关系到国家和人民群众的切身利益，特别是近期国家为确保房地产市场健康有序地发展，实行了一系列宏观调控政策和惠民政策：涉及房贷、税收、享受保障性住房的资格、孩子入学、户籍管理等方面，档案数量和查询量倍增，房产档案的社会作用受到广泛的关注。
一、房产档案的社会作用主要体现在以下几方面：
㈠ 促进政府出台的各项房地产政策有效实施
在国家宏观经济政策调控中为群众享受购房补助、廉租住房补贴、取得经济适用房购房资格、减免税费等出具查询结果，复印房改房协议书及上手税票等资料，共计查询48601卷，占查档量的55%。随着房改政策的深入清房工作，二手房上市审批工作等，共计查询12990卷，占查档量的14.7%。
㈡ 充分保障人民群众的合法权益
为群众解决家庭房产纠纷、遗失补办房产证、顺利开展各类经营、子女入学报名、异地购房等现实问题出具权属证明，满足群众的各项需求，共计查询3270卷，占查档量的3.7%。解决群众燃眉之急，保障权利人的合法权益，切实发挥民生档案的作用。
㈢ 协助公检法部门办案
随着经济的发展，以房地产设定抵押贷款的行为日益增多，并且由于房产的所有权性质的多样化导致了产权结构的多元化，房地产纠纷呈上升趋势，房地产档案的开发利用迅速增长。4年来我们接待公安、司法、检察等部门查考利用档案共共计查询2209卷次，为国家和个人挽回财产上千万元，占查档量的2.5%。如湖北某公司诉我市某房地产公司经济纠纷案，某公司向法院申请财产保全，要求查封房地产公司在本市的房产。法院通过查档核实，取得了合法有效的证据，为某公司挽回经济损失300余万元，切实维护了某公司的合法利益。
㈣ 切实为房地产行政管理部门登记确权服务
房产档案为产权登记部门发证确权、产权证验证、交易评估、房产测绘查阅、抵押贷款等工作进行查考查询，共计查询17408卷，占查档量的19.7%。
㈤ 规避金融风险
房产档案为各大商业银行核查抵押登记记录提供查询，以避免金融风险。因国务院针对贷款购房出台了严格的差别化住房信贷（二套以上住房贷款首付和利率的提高）政策，在办理住房贷款审批手续时，根据中国银监会对贷款客户所购房套数进行查询的要求。截止目前我中心已配合我市银行、担保公司以及本市户口到外地贷款购房者共共计查询3127人次，出具房贷证明1124份，占查档量的2%。为银行贯彻住房信贷政策提供了有力保障，为市民购房融资提供了便利。
㈥ 服务城市建设，推进城市快速发展
随着城市建设的不断发展，旧城改造、道路拓宽等建设拆迁工程数量日益增多，做好房屋拆迁前期准备工作离不开房产档案。通过利用查阅房产档案，很快就能得到被拆迁人住房的详细情况，短时间就能完成拆迁部门以往需要几个人、几个月才能完成的工作，省人、省钱、省力，有效推进城建速度，共计查询1767卷，占查档量的2%。为政府和有关部门进行城市规划建设、旧城改造、拆迁安置、丽攀高速重点工程、物业管理、房地产开发等提供宝贵的基础资料。
㈦ 为城市编史修志提供可靠数据
在编纂《攀枝花志》（1985年-2005年）时为建设篇、档案篇查询和统计提供了权属状况、档案状况的相关数据，共计查询354卷，占查档量的0.4%。
二、房产档案的新特点
根据房产档案利用的基本情况，可以发现当前房产档案公共服务逐渐呈现出以下几个新特点：
㈠ 房产档案利用的公众性
与以往档案主要用于工作查考相比，社会公众查档的比例越来越高，涉及金融贷款、房产交易、孩子入学等多方面，档案利用率随之加大。从档案利用情况来看，档案利用群体以普通民众为主。据统计，随着房改政策的深入，国家税收政策的变化，近四年来，我市房产档案累计接待109626人次，查询档案88366卷次，出具房产证明22795份。
㈡ 房产档案利用的针对性
房产档案利用工作与普通民众的生活息息相关，利用内容侧重于维护民生权益。不少人为了房产交易过户减免税费、享受购房补助、廉租房补贴、经济适用房购房资格等前来查询档案，房产档案成为他们享受优惠政策的直接依据。
我市作为一个三线城市，以一套90平方米以下的价值30万元的住宅为例，在交易过程中，卖方出售家庭唯一一套已满五年的住房，出具《家庭唯一一套住房证明》可减免1%的个人所得税（即可减免3000元个人所得税）；买方系第一次购买住房，出具《首次购房证明》可享受契税减半的优惠，可减免1%的契税（即可减免3000元契税）。买卖双方共可减免6000元税费。房产档案的经济效益得到明显体现。
㈢ 房产档案利用具有阶段性
房产档案的利用与党和国家一定时期的方针、重大改革政策及重点工作密切相关，在利用时间上呈现出阶段性的特点。一直以来市民利用房产档案办理银行抵押贷款、房产过户减免税费、廉租住房补贴、经济适用房购房资格、孩子上学、经济纠纷等，利用房产档案享受党的惠民政策、进行城市建设的发展、工作查考和维护合法权益等等，这些都是阶段性的利用热点。特别是去年随着政府对房地产市场的宏观调控及民生住房的改善，查档量倍增，最高达158人次/日，涌现了新的利用高潮。
三、规范化管理房产档案，提高服务质量
随着经济的发展，房产档案资源蕴藏的巨大社会价值和经济价值日益为社会公众所认知，针对房产档案出现的新特点，档案工作者在档案规范化管理中如何提高档案利用效率、发挥档案利用效益，更好地为公众提供优质服务促进档案管理的规范化、标准化和现代化，成为了档案工作者面临的新问题。
㈠ 以档案利用为目的，规范档案数字化管理,完善房产档案信息，提高档案利用率
1．档案数字化的的规范管理。经济的发展使传统的档案工作方式已不能解决新时期的需求，房产档案的数字化管理提上日程。我中心房产档案在各级领导的关心和支持下，投入大量人力、物力和财力，于2007年建立了一套从收集、整理、鉴定、保管到利用等全过程紧密相连的规范数字化管理流程。把房产档案资料扫描录入计算机，在建立目录数据库的基础上，还进行全文数字化建设，不仅解决利用与保护的矛盾，也提高了档案的完整性和安全性，提高了档案查全率、查准率。我市房产档案采取数字化管理以来，档案利用从受理到出具查询结果可在5分钟内办理完毕，快捷、准确的服务深受利用者的欢迎和称赞。数字化档案的规范管理满足了权利人及其他利害关系人对档案的利用需求，对保护房地产所有人的合法权利、维护房地产交易市场的稳定，起到重要作用。
2．完善房产档案信息，及时做好房产档案的动态管理。房产档案的动态性要求房产档案管理内容上的不断完善，及时做好房产档案的动态管理,确保权属信息准确。特别是在房地产二级市场逐步活跃的今天，随着国家政策对房地产的调控，产权人的信贷政策及税收政策都与房地产档案的动态管理密切相关，要求房产档案随时形成随时归档，保持房产权属档案与现状一致，使产权档案的记载更加准确。
㈡ 以服务为宗旨，规范工作流程，强化责任意识，提升档案服务质量。
1．加强学习，规范工作流程。房产档案不同于其他档案，是一项专业性很强的档案，它涉及了产权、测绘、抵押、法律、建筑等多种学科。档案人员既要有相关的房地产管理基础知识，又要有熟悉的档案专业基本知识和技能，还应具有法律、测绘等相关学科、边缘学科的专业知识。特别是近期国家对房地产市场的各项调控政策不断出台，要求档案人员要及时更新知识，正确理解相关法律法规，熟悉档案工作业务和操作规程，培养自身的分析、识别能力，明确自己的职责范围。
针对我市极少数不法分子为偷逃房产税费，私刻公章、伪造房产证明的新问题。我中心领导高度重视，主动与税务、银行等部门联系，根据利用者的要求和档案利用的特点，规范查询程序和流程，健全完善档案查阅制度。有针对性地制定档案风险防范措施，对档案工作人员开展思想政治教育和职业道德教育，杜绝因人情关系对档案工作造成的不良影响，切实保障档案利用者的合法权益。
2．完善服务制度，规范服务行为。档案管理工作又是一项服务性很强的工作。服务是宗旨，没有良好的服务，就失去了档案管理的价值和作用。一直以来我中心树立“以人为本”的服务理念，把档案利用服务工作的重点体现在为领导决策服务、为各部门工作服务、为社会各界和人民群众服务这三个层面上。根据不同层次的利用需求和利用特点，以窗口形式进驻政务服务中心面对公众提供利用服务，完善的服务制度，规范的服务行为，在一系列细微化、人性化的服务过程中，体现了档案工作与社会的和谐发展。 通过规范化管理，我中心现已形成一支科学合理、精干高效的房地产档案管理人才队伍，进一步提高了工作效能。
总之，房产档案作为民生档案在社会活动中发挥了越来越重要的作用，多样化、个性化的用档需求层出不穷，这对档案的开发利用工作提出了新的要求。我们将在“以民为先”的理念指导下，围绕领导关注、社会急需、群众关心的问题，不断提高档案利用工作的服务水平和服务质量，进一步提升档案的社会服务功能，为广大的档案利用者提供优质服务。
参考文献：
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2 王利.浅谈如何做好房地产档案的管理.[J] 中国科技纵横，2010年04期
3 徐健冬.如何更好地管理房产档案. [J] 现代交际，2010年10期
4 彭正阳.浅析如何做好房地产权属档案利用工作. [J]
文史博览(理论)，2009年07期
