档案资源建设2
基层检察院档案工作规范化建设之我见
攀枝花市东区人民检察院 赵娟
检察档案工作是反映检察机关整体工作水平的一项基础性工作，也是反映检察业务工作和检察队伍建设的重要凭证。同时，档案工作的规范化管理是检察工作发展的基础，借助检察档案能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。随着检察事业的不断发展，对档案信息的需求也越来越高。所以，作为基层检察院基础工作的档案工作，只有切实提高档案规范化建设的水平，才能更好地促进检察工作的全面开展。笔者认为，可以从以下几点入手，强化措施，努力提高档案质量和管理水平，促使检察档案工作步入规范化、制度化的轨道。
一、夯实档案工作规范化建设基础是关键
怎样为档案工作创造良好的条件？这就需要从组织、硬件的建立健全入手，全面夯实档案工作基础。
（一）健全组织网络。而健全组织网络就必须有档案管理工作领导小组这一必要条件，可以是一把手检察长负总责，组成由检察长任组长，分管副检察长任副组长，各部门负责人为成员的档案工作领导小组。领导小组应定期开展活动，学习传达上级院、档案部门有关档案工作的文件精神，统一思想，提高认识，研究确定各年度档案工作的具体目标任务。同时，在配备专职档案员的基础上，应明确由部门内勤兼职档案工作,负责本部门档案的收集整理，在全院形成专兼职结合、档案室与部门相互贯通、纵横协调的工作网络，从而在组织和人员上保证档案工作的正常开展。坚持将档案工作纳入全院发展规划、年度工作计划和年终目标考核中，作为科室工作目标考核的一项重要内容，与其他重点工作同计划、同检查、同总结，并将其纳入年终考核目标年底由院档案工作领导小组负责进行量化验收，对完不成目标任务的，按照目标考核办法兑现奖惩，使档案工作从“软任务”变成了“硬指标”，保证了档案资料的齐全完整，从根本上保证了档案工作的持续发展。
（二）加大投入，完善硬件设备。从基层检察院档案工作的现状来看，资金不足、档案室不达标、科技含量低是普遍存在的问题。这就需要院领导高度重视档案工作的基础设施投入，积极争取财政经费：一是要保证有专门的库房、阅档室和实物档案室，实现库房、阅档、办公三分离。库房要严格按照各类档案存储的要求配备空调、抽湿器、灭火器等设备以及安装保密防盗设施，确保档案的安全存放。二是投入经费提升档案工作的科技含量，配备高速扫描仪、刻录机、笔记本电脑、服务器等现代化办公用具，在硬件上为档案数字化、信息化的开展提供技术保障。
二、强化档案工作规范化建设管理是保障
强化措施，规范管理，提高档案管理的标准化、规范化水平。
（一）强化业务学习，提高人员素质。档案事业发展的关键在于人，新形势下的档案工作需要高素质的档案人员，所以一定要重视档案人员的素质培养，从各方面给予保证。基层检察院应该注重抓好档案管理人员的业务学习和培训，不断提高他们的业务素质和工作能力：如每年安排人员参加档案部门组织的档案业务培训，切实掌握档案工作新要求，适时组织计算机操作、软件管理、法律法规等基础知识培训；通过以会代训和集体办公等形式，组织各科室内勤学习档案的梳理、归类、立卷、查询等业务知识，档案人员也定期不定期地到各科室进行业务指导，有效地提高了各科室内勤和承办人员的整体业务素质，努力使档案人员成为适应新形势检察工作发展的复合型人才，以此推动基层检察院档案工作的创新发展。
（二）以查漏补缺为手段促进制度的落实。制度是质量的保证，档案室在修订制度的基础上，要切实狠抓制度落实，严格规范各类台帐，使档案工作不断走上规范化道路。一是完善各项制度。根据档案管理要求，积极查漏补缺，对原有制度不断地进行修改和完善，建立健全了一整套档案管理制度，促进档案管理不断走向规范化和制度化从而使档案管理有章可循。严格执行《档案保密制度》、《档案查、借阅制度》、《档案工作人员职责》、《档案销毁制度》、《档案统计制度》、《档案交接制度》等制度，按要求制定《电子文件归档管理制度》，切实明确基层检察院档案室的管理和档案人员职责、任务，使档案工作正常有序开展。
（三）应有效加强监督，做到防微杜渐。基层检察院专职档案员作为档案工作领导小组的办公室工作人员，应加强对各业务科室档案经常性的归档监督，督促科室兼职档案人员对于应当归档的文件及时立卷归档，并对科室移交到档案室的档案应严格审查验收。坚持做到用笔、用水、用纸三统一，对不合格的案卷，一律退回重新整理、著录、装订，直到符合标准为止。院档案工作领导小组应每半年定期对全院档案的归档率、完整性和合格性进行检查，发现问题及时督促整改。确保所藏档案不会出现霉变褪色、虫蛀鼠咬等情况，杜绝档案失密、泄密等现象，努力使归档率、完整率、合格率达到百分之一百。
三、做好档案工作规范化建设服务和利用是根本
从服务和利用入手，才能充分发挥档案的价值作用。强化档案工作的服务和利用功能，从而使档案工作真正发挥出在检察业务工作中的“历史见证”作用。
（一）加速信息化进程，提高服务质量。为了迅速、准确、全面地向利用者提供档案资料，可以将检察档案管理软件与现代化办公软件相衔接，从收文登记开始，利用检察机关局域网这一平台实现文书档案和诉讼档案的收集、整理、归档、查阅、编目、统计、借阅利用等流转功能，初步实现电子文件归档与管理功能。同时基层检察院应加大经费投入，积极购置多媒体档案管理系统，实现电子档案的快速检索，进一步促进涉案信息资源在全院各部门的共享，从而有效提升档案的管理水平、服务质量和利用效率，检察档案功能才能得到进一步的拓展，为一线办案工作提供更有力的保障。
（二）搞好深度加工，拓展服务深度。基层检察院应积极编制各类检索工具，在做好档案的收集、整理的基础上，努力提高对档案信息的加工利用程度。通过编制《案卷目录》、《文件目录》、《全宗介绍》、《组织机构沿革》、《大事记》等检索工具的编制，提高了编研资料的录入率，深度挖掘了有用的信息，突出重点，及时为领导和干警提供需要了解和关心的信息资料，辅助领导研究问题，帮助干警撰写检察信息，发挥检察信息的参谋作用。为领导指导工作、正确决策提供参考，为干警开展检察调研、撰写调研文章等提供最直接的可用素材，促进检察工作健康发展，从而不断提高检察宣传工作水平。
（三）建立完善的涉案信息档案，提高服务水平。首先应由各科室的兼职档案人员对掌握的有价值信息集中进行整理归档：如自侦部门对发现的成案可能性大、但证据不易获取、初查时机不成熟的线索集成信息资料档案，由内勤人员收集、归档，为以后办案提供案源；控申部门对接访时收集的信息进行筛选、甄别及时入档；而办公室则根据每季度收集的本院归档的涉案信息和数据，分析案件升降比例及发展规律，将有用的案件信息、法律信息、证据和数据，及时提供给办案部门。同时根据本院的案件升降比例及发展规律，有针对性地开展职务犯罪预防工作，有利于提高检察档案的利用和服务水平，从而取得良好的法律效果和社会效果。
