企业档案管理2
企业档案管理工作之我见
十九冶 王霞
企业档案管理工作是整个企业管理的一部份，也是企业党组织和行政工作的重要组成部份。同时，是国家档案的重要组成部份，是记录企业历史、传承企业文明、服务、造福企业和职工的重要工作。企业档案管理工作的好坏，是衡量一个企业管理水平高低的重要标志之一。档案工作做好了，一方面为企业管理人员及时了解企业整个经营状况、适时调整经营策略提供准确依据，另一方面有利于社会各方面准确认定企业成果、为企业与各方面进行有益合作奠定坚实基础。同时，做好企业档案管理工作，对于提高企业综合竞争力、建立现代企业制度和企业发展壮大具有重要的作用和意义。为此，笔者针对企业档案管理工作谈谈肤浅认识与大家交流。
1、 企业档案管理现状
企业档案管理工作，在国家和地方的大力重视下，整体而言，档案档理意识不断增强，硬件设施也在逐步改善，软件功能也在逐步引起重视。但是，还有相当企业，档案意识淡薄，档案管理存在着这样或那样的问题或缺限，如硬件设施差，科学化、系统化、规范化还远远不够，信息化程度不高，一些档案管理人员管理水平、业务素质还较差等等，不能适应企业发展壮大的需要。
2、 企业档案管理的对策和措施
1、 提高档案意识、增强法制观念，形成工作合力
一是企业应将档案法制宣传教育纳入普法规划，深入学习、宣传《中华人民共和国档案法》和《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，不断更新宣传方式、拓展宣传范围、保证宣传效果，切实增强企业档案法制观念，促进企业职工遵守档案法律法规，促进档案部门和档案工作者依法履行职责；二是要引起各级领导重视。企业领导要从人力、物力、财力各方面支持档案工作，对档案工作实行统一领导，分级管理，转变档案工作只是档案部门的事的观念；三是提高各项目部的档案意识。工程项目资料的收集不但是档案人员的职责，也是项目建设者义不容辞的责任，尤其是重大工程项目资料收集，项目部领导和各有关人员必须配合。只有上上下下档案意识增强了，才能引起各方重视，档案工作也就容易搞好。
2、 加大资金投入，完善硬件设施
档案工作是企业的公益工作，是企业工作的重要组成部份，条件太差，不利于档案的保存，同时也影响工作者的积极性，从而影响档案工作质量和安全。因此，企业在加大其它方面硬件设施投入的同时，要适当考虑加大对档案工作的资金投入，以完善档案管理的硬件设施，如档案室通风条件不好的要增开窗子或安装空调、除湿机，日常用品更不能少，应配专职的就配专职的，小企业也要配个兼职的，绝不能没人管。“工欲善其事，必先利其器”。只要资金投入到了位，条件就能得到改善。只有条件改善了，档案工作就有了搞好的基础。
3、 加强档案管理工作的规范化
企业档案管理首先应遵循国家和地方的法律法规，遵循集中统一管理原则、以确保档案的完整性、档案信息利用的最优化。对档案收集、保管、利用、签定、销毁、移交等要健全制度，以制度管人管事；档案的整理要遵循实用性原则，针对不同类型的档案，分别区分类别，确保整理的规范有序；电子文件必须要遵循备份制原则，与纸质文件建立相应的有机联系，确保动态数据齐全、准确和安全；档案借阅，坚持谁借谁负责保管和归还的原则，借阅时必须要有相关领导的签字，才可借阅；要正确界定各类文件材料的归档范围，全面收集各类文件材料，确保归档文件材料完整齐全、真实准确、安全耐久，做好规范化整理与编目。我们应始终坚持“对过去负责、为现在服务、替未来着想”的精神，同时注重适应现代企业和新时期的发展需要，科学分析和管理，规范管理，从而开创档案管理工作的新局面。
4、积极推进企业档案信息化建设，实现档案信息资源共享
档案信息化是档案现代化的必由之路。我们应采取切实有效措施，推动档案信息化建设与企业信息化建设同步发展，把档案系统纳入企业办公自动化建设的规划中，统筹安排，同步实施；二是要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行电子化管理，完成档案信息数字化，建成完备的信息数据库，提高档案工作效率；三是借助系统本身的局域网络，构建档案信息数字化传输平台，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享，最终达到更好地为企业服务的目的。
5、提高档案管理人员素质
企业档案管理质量的高低，是档案管理人员素质高低的反映，提高档案管理人员的政治素质、思想素质和业务素质是档案管理工作的重要保证。为了提高档案管理人员的三项素质，必须加大档案管理人员的培训力度；一是要积极参加上级和地方管理部门举办的专业培训班，新人进入要选政治合格、思想先进的，并进行岗位培训；二是要派档案管理员到档案管理先进单位观摩学习；三是档案管理人员要利用书籍、电脑等自学，为自己不断充电，使档案管理工作越来越好。特别要加强电子档案管理的培训，达到灵活运用，并掌握所应用的系统软件的功能。企业应提高档案人员的业务素质作为搞好档案管理工作的重要环节来常抓不懈，同时应增强档案管理人员的责任心、政治敏感度，使档案管理人员政治合格、思想先进、业务过硬，为搞好档案管理工作打下坚实基础。
总之，档案工作是一项长期而又艰苦的工作，要做好企业档案工作，就要始终坚持服务企业的发展方向，解放思想、转变观念，与时俱进，开拓创新，不断学习新技术新知识，不断加强和改进档案工作，与企业发展同步。经过不懈的努力，就一定能实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化，使企业档案工作再上新台阶。
