档案征集工作漫谈
市档案局 曹修源
档案征集，主要是针对散存在民间的对国家和社会具有保存价值的档案而言，从征集对象上看，可以是单位和组织，也可以是个人；从征集内容上看，可以是《中华人民共和国档案法》上规定的档案的内容，即“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，也可以是实物等有价值的资料；从征集方式上看，可以是捐赠、寄存，也可以是购买。
通过档案行政主管部门，依照《中华人民共和国档案法》，将机关企事业单位的档案，接收进国家档案馆的，我们一般把这种行为称作档案接收，或者叫档案收集，或者叫正规渠道进馆。党政机关、人大政协机关、群团组织、法院检察院、民主党派、国有企事业单位等单位和部门，都有专门的人员从事档案的收集、整理、归档、移交进馆等工作,这构成了档案工作的主要内容。以这样依法接收的方式进馆的档案，我们习惯叫做正规渠道进馆的档案。因此，一般而言，档案征集，就是通过非正规渠道，即通过捐赠、寄存、购买等方式把档案资料收集进馆的行为。
2011年11月21日，国家档案局局长杨冬权发布国家档案局9号令，即《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（以下简称规定）。这个规定，共十二条，对档案馆接收档案的范围进行了明确的界定，对于建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系，具有重要意义。但是，规定没有对“收集档案”，特别是“收集”的含义做一个说明。规定也没有明确说到征集工作，甚至连征集这两个字都没有，只是在第三条“。。。。。。经协商同意，综合档案馆可以收集或代存本行政区域内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接收捐赠、购买等方式获取。”里隐隐约约感觉到好像有档案征集工作的意思。那么，如何理解收集档案呢？业内人士认为，收集档案，应当是接收档案和征集档案的总和。我个人赞同这个观点。
下面，结合攀枝花的实际和自己的工作实践，谈谈对档案征集工作的看法，不妥之处，敬请批评指正。
一，档案征集工作是非常重要的工作，我们一定要提高认识，高度重视这项工作。
近几年来，国家档案局提出要全面加强档案资源体系、利用体系和安全体系三大体系建设。档案资源体系建设是三大体系建设之首，是三大体系建设的基础，是三大体系建设的重中之重。没有良好的档案资源体系建设作基础，档案利用体系建设和档案安全体系建设就是无源之水、无本之木。所以，建设覆盖人民群众的、内容丰富的、结构合理的国家档案资源体系，具有十分重要的意义。国家档案资源体系建设怎么抓？最重要的也是最简单的办法，就是要千方百计把社会上的档案资料收集进馆，就是要不遗余力地把档案接收和档案征集这两方面的工作同时搞好。档案接收工作，就是我们平常所说的正规渠道的档案接收工作，从国家档案局到基层区县市档案局，我们已经有了一整套比较完整的模式和方法，我们只需要强化和细化有关的措施，档案的接收工作都可以平稳、持续和健康地开展。而档案的征集工作，往往会因为经费紧张、没有人力、没有好的征集办法、工作难度大、没有目标考核等激励措施等原因而被大家忽略，得不到应有的重视，档案的征集工作一般都做得不好。档案接收和和档案征集这两个方面存在着接收强而征集弱的现象。因此，我们必须提高对档案征集工作重要性的认识。
新形势下，档案征集工作具有特别重要的意义。第一，档案征集工作是传承人类文明、抢救人类文化遗产的重要行动。中华民族五千年悠久的历史和灿烂的文化，为我们留下了大量的、珍贵的档案资料。遗憾的是，这些档案资料是散存在社会上的，大部分是在居民个人手中，随着时间的流逝，这些档案资料也在悄无声息地消失。档案人有权利、有义务主动承担起抢救人类文明成果的神圣职责。第二，档案征集工作是丰富和优化馆藏的重要手段。档案馆的档案资料，只有两个来源，接收和征集。接收的档案资料主要是机关文书档案、会计档案、科技档案、照片档案及一些专业档案，内容比较单一；而征集进馆的档案就丰富多彩得多了，以攀枝花市档案馆为例，这几年我们征集了攀枝花之父常隆庆教授等名人档案、城市记忆档案、攀枝花市地方特色餐饮文化档案、苴却文化档案等新门类的档案。这些独具特色的档案资料的进馆，极大地丰富和优化了馆藏。第三，档案征集工作是获得有价值的档案资料的重要途径。一个国家综合档案馆，馆藏的档案资料动辄几十万卷，有的甚至多达上百万卷。但真正有价值的档案资料是不多的，大多数档案资料记载的都是部门之间的文件，重复内容的很多，到期应当销毁的是绝大多数。而一个档案馆真正有价值的需要永久保存的档案资料，往往是通过征集得来的。
总之，档案的征集工作十分重要，档案人应当立雄心，树壮志，以“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的精神，认真做好档案的征集工作。
二，要准确把握档案征集的范围和内容
档案的征集范围非常广，涵盖了人类社会实践所形成的一切物质和精神成果。一定意义上讲，档案已经超越了文物（文物是文化的产物，是人类社会发展过程中的珍贵历史遗存物。）的范畴。怎样准确把握档案征集的范围和内容，是档案工作者必须首先要搞清楚的问题。原则上，只要是正规渠道不能进馆，或者不易进馆的档案，都是档案征集的范围。为了便于实际工作中可以把握和操作，攀枝花市档案局制定的档案资料征集范围和内容如下：
一、党和国家领导人、省部级领导、著名人士和外国友人来我市检查指导工作、视察、考察、调研、观光、访问等活动所形成的各种文字、照片、录音、录像、光盘及有价值的实物等；
二、中华人民共和国成立前，反映中国共产党及其领导的革命组织、革命根据地、革命政权，以及革命活动家的档案资料；
三、中华人民共和国成立前，反映各个历史时期的政权机构、社会组织和著名人物的档案资料；
四、历届市级领导的生平事迹、照片、手稿、日记、信札、著作、研究成果、回忆录、自传、传记、书画、题词、证书、图像(册)、实物等档案资料；
五、反映我市地域、地形、地质、水利、气候、物产、资源、风土人情、方言谚语、乡规民约、地方戏曲、民间传说、民间工艺、宗教信仰、文物古迹、非物质文化遗产等地方特色的各种文字材料、图表、照片、资料等；
六、原籍我市的中外著名人士或曾在我市战斗、工作、生活过的省部级以上领导干部、有声望的科学家、文学家、艺术家、教育家、企业家、战斗英雄、体坛明星、省部级以上劳动模范及其他著名人士的生平事迹、照片、手稿、日记、信札、著作、研究成果、回忆录、自传、传记、书画、题词、证书、图像(册)、实物及各种有关史料；
七、获得省部级以上等级认定的优质、名牌、特色产品，有较高知名度的民间传统特产（包括产品工艺规程、技术条件、图纸、产品鉴定会文件、证书、产品发展历史、论文等）的档案资料；
八、民间的各种有价值的家谱、碑文、墓记、拓片、年表、经文、珍贵版本的古书籍等档案资料；
九、各个不同时期形成的一切县志、乡志、镇志、年鉴、家谱、族谱以及各单位新编修的地方志、年鉴、年谱、行业志、革命斗争史、革命回忆录、厂史、公司史、校史、街道史、乡史、镇史等史志资料；
十、反映我市城乡发展变化的照片、录像等档案资料；
十一、其它散存在民间的具有攀枝花地方特色的档案资料。
这是档案工作者结合攀枝花市的实际，制定出来的档案征集范围和内容的一个指导性文件，简称“征集十一条”。这个文件可能不是很全面，甚至有的地方很重复和啰嗦，文字上也可能还有很多值得推敲的地方，但是，它具有一定的操作性，执行起来也能够起到按图索骥的作用。为了便于理解和记忆，我们把“征集十一条”编成了“征集三字歌”，歌词为：
一二三，国重全，四市级，五非遗，六名人，
七名品，八古文，九史志，十城记，十一其，
字像音，实物真，兰台爱，一生情。
这个征集三字歌，一共十四句，看起来杂乱无章，实际上结合档案工作并运用联想记忆法，很快就记住了。这里简要解释如下：
“一二三，国重全”。第一、第二、第三条，全部是国家重点档案。什么是国家重点档案？是指由各级国家档案馆保存，在中国各个历史时期形成的，在政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面具有重要的研究和利用价值，国家需要永久保存的珍贵档案。主要范围包括：
（1）1949年以前，反映中国共产党及其领导的革命组织、革命根据地、革命政权以及革命活动家的档案；
（2）1949年以前，反映各个历史时期的政权机构、社会组织和著名人物的档案；
（3）中华人民共和国成立以来，反映党和国家领导人活动的档案；
（4）经省级以上档案部门鉴定确认的，并报国家档案局批准的其他重点档案。
国家重点档案是我们档案征集工作的首要任务，所以要排在前面，但是，我们是一个市级档案馆，有国家重点档案的情况一般不多，所以，我们在党和国家领导人后面增加了省部级领导、著名人士和外国友人的范围。这个是要特别注意的不同的地方。
这里要特别说明的是，我们很容易忽略的“党和国家领导人”的范围，一般人都会把省部级领导，或者是把中共中央总书记、人大常委会委员长、国务院总理、政协主席、中共中央政治局常委等当成党和国家领导人。前者是范围扩大了，后者是范围缩小了。按照新华网新华资料上提供的“党和国家领导人”的标准范围是：中共中央总书记，中共中央政治局常委，中共中央政治局委员，中央书记处书记，中央军事委员会主席、副主席，中央纪律检查委员会书记（注意，副书记不是）；中华人民共和国国家主席、副主席；全国人民代表大会常务委会会委员长、副委员长；国务院总理、副总理、国务委员；中国人民政治协商会议全国委员会主席、副主席；最高人民法院院长、最高人民检察院检察长。
“四市级”，就是我们市过去和现在的市级领导的档案资料。这个是我们也要认真做好的征集工作的重要环节。我们到市级领导那里去征集他们自己的个人档案，市领导一般来讲会很惊讶，因为他们还不会想到他们的档案资料会是国家档案馆保存的内容。做好市级领导的档案资料的征集工作，一方面扩大了档案征集工作的宣传和影响，另一方面也很容易让领导理解和支持档案征集工作，为档案事业的发展营造了良好的氛围。
“五非遗”，这是以非物质文化遗产为主要内容的档案。
“六名人”，这个是名人档案。
“七名品”，这是名优特色产品档案。
“八古文”，这个是古经文等古籍档案。
“九史志”，这个是史书志书之类的档案。
“十城记”，这个是指攀枝花市档案局每年专门开展征集的攀枝花市城市记忆档案。
“十一其”，这就是前面没有包括的其它的需要征集进馆的档案资料。
“字像音”，这个说的是档案征集的主要内容。字，代表文字资料方面的档案；像音，代表照片档案、录音录像档案。
“实物真”，实物档案是档案征集工作中要特别重视的地方。很多人认为，档案主要以文字音像为主，实物档案是可有可无的。许多国家综合档案馆的馆藏现状也是这样，重视文字音像档案，不重视实物档案，即使有一点实物档案，也是各种奖牌、领导题词、友好城市之间的往来礼品和印章之类。这是一个严重的误区。《中华人民共和国档案法》对档案的定义很长，但最后落脚在“．．．．．．有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”实物，只要是具有保存价值的历史记录，当然是档案，而且是最直观的档案。实物档案最大的要求就是必须是真的原件，不能是翻拍或者模仿的，所以，这里专门讲实物真。
“兰台爱，一生情”，这个大家很好理解。档案征集工作是一项很富有挑战性的创新的工作，意义很大，但是难度更大。档案工作者要有博大的爱心，要用一生的真情，持之以恒地勤奋工作，才能打开档案征集工作的新局面。
十四句“征集三字歌”的记忆方法，主要以联想记忆为主，以两句为一段落。“一二三，国重全”，理解了国家重点档案的定义，就记住了；“四市级，五非遗，”联想成语“似是而非”就很好记；“六名人，七名品”，先记前面，“六名”联想“名流”，后面的“名品”是前面的“名人”的作品；“八古文，九史志”，机关文风建设不是要反对“八股文”么？这样第八条就记住了，“九史志”呢，家喻户晓的古典名著《水浒传》中，排名第二十三位的就是九纹龙史进，第九条一下就记住了；“十城记，十一其”，中国古代四大名著之一《红楼梦》原名叫《石头记》，英国著名作家狄更斯的代表作是名著《双城记》，这样，第十条就可以用中西合璧的两部文学巨著记住了，第十一条是其他类，前面十条中没有包括的所有有价值的历史记录，都在这里了，所以是“十一其”；“字像音，实物真”，是讲的档案资料的内容和要求，每一个档案人一听就明白一看就知道；“兰台爱，一生情”，可以用每一句的后面一个字来记，爱情，这是人类最伟大的情感之一，对档案征集工作倾注了热爱和真情的人，当然最后都会收获美好的爱情的。
三，创新档案征集工作理念
怎样创新档案征集工作理念呢？我以为，应当依次做好以下工作。一是档案行政主管部门要高度重视档案征集工作，健全征集机构，完善征集网络。档案行政管理部门的主要领导要亲自抓征集工作，分管领导要具体负责，协同主要领导抓征集工作；要建立健全档案征集工作的机构，配足配齐征集档案工作的人员，选拔那些能干事、想干事、会干事、不惹事，思想素质好、业务能力强、能吃苦耐劳，同时最主要的是热爱档案征集工作的同志从事档案征集工作。二是增强档案意识，营造良好的征集氛围。要利用广播、电视、报纸、网络、手机短信、博客、LED、移动或者固定广告牌等现代传媒，向全社会大力宣传《中华人民共和国档案法》，特别是要宣传档案征集工作的有关知识，增强全社会的档案意识，为档案征集工作营造良好的氛围，在广大的人民群众中为档案征集工作打下坚实的征集基础。三是要加大征集投入。巧妇难为无米之炊，要做好档案征集工作，必须加大征集专项资金的投入。档案征集的方式主要是捐赠和购买。我们当然可以想尽千方百计、走遍千山万水、说尽千言万语、克服千难万险，让档案所有者以党和国家的利益为重，本着爱党、爱国、爱文化、爱历史、爱档案事业的真心，自愿无偿捐赠其所拥有的档案，但是真正被说动了的和被档案工作者的真诚和热血感动了的只是少数。大部分珍贵档案拥有者，都是在按照市场经济的规则，对所拥有的档案待价而沽。这样，捐赠档案的少，出售档案的多。目前，档案部门最大的问题是工作经费不足，当然征集经费就更加紧张了，这样，要购买那些珍贵的档案就会因为囊中羞涩使征集工作停滞不前。这正是档案征集工作在当下面临的困境。档案工作，就其本身的职能来讲，绝不可能是一个地区党委和政府的中心工作，它只能是围绕中心工作搞好服务的基础性、辅助性的工作。档案工作的特殊地位决定了，政府的有限资金不可能向档案工作，特别是向征集工作倾斜。因此，档案行政主管部门的领导要努力打破这种被动的状况，要勤于向党委、政府的主管领导汇报征集工作，争取党委、政府对征集工作的支持；要勤于向人大、政协的领导汇报档案征集工作，争取他们在社会的不同层面帮助档案人呼吁；更要加强和同级政府财政部门的沟通，争取政府财政对征集工作的专项支持 。四是要建立目标考核机制，确保征集任务的完成。党委、政府要给档案行政主管部门下达征集任务，并与年终考核、绩效考核和干部任职考核挂钩；上级档案行政主管部门也要对下级档案部门定目标下任务，平时督处检查，年底目标考核。五是要在具体工作方法上下功夫。要时刻绷紧档案征集这更弦，努力发现有用的线索。要围绕是党委和政府的中心工作开展工作。比如，2011年，中共攀枝花市委搞了一个全市性的“感动攀枝花十位共产党员”的评比活动，这是攀枝花1965年建市以来第一次搞这样的活动，所以全市上下，各行各业都行动起来了。为了配合市委的这个活动，攀枝花市档案局主动介入，和市委组织部联合开展了“感动攀枝花十位共产党员”档案资料专题征集活动，通过短短的一个月的努力，这十位共产党员的荣誉证书、奖杯、锦旗、奖章等十分珍贵的档案资料700余件全部被征集进了国家档案馆。要围绕丰富馆藏来开展征集工作。攀枝花市档案局这几年所开展的城市记忆档案、地方特色餐饮文化档案、书画作品档案、名人档案的征集都是围绕丰富馆藏来进行的。总之，只有创新档案征集理念，档案的征集工作才能够取得实效。
四，档案征集工作中要注意的几个问题
档案的征集工作是一项操作性很强而且很难的工作。档案的拥有者凭什么就相信你，要把他们一直珍藏的档案捐赠给档案馆呢？仅这一条，档案的征集工作就会遇到天大的难题。在实际征集工作中，我觉得要特别注意以下几个问题。
第一、要尽最大努力讲清捐赠档案的意义。可以从以下几个方面说。
（一）一件档案，能够被国家档案馆征集，不仅是这件档案有保存价值，更是档案拥有者终身的崇高的荣誉。要尽最大努力树立档案捐赠者的自豪感。
（二）国家档案馆有十分良好的保存条件。国家档案馆有恒温恒湿的特藏室，可以最大限度地延长档案的寿命；而档案拥有者个人家里面根本不可能具有这样的条件。要让档案拥有者相信，他捐赠的档案会在国家档案馆得到很好的保护，使他对档案的安全和保存放心。
（三）不论档案在国家或者在个人那里，档案都是文化的载体。如果档案在档案拥有者个人那里因为保管不善等这样那样的原因损坏了，或者遗失了，不仅是档案所有者的损失，更是国家文化的损失。所以，要从保存国家文化的国家利益大局出发，鼓励档案拥有者捐赠档案。
（四）国家档案馆经费紧张，除特别重要的档案以外，一般不考虑购买个人档案的问题（这个是为了打消档案出售者的狮子大开口的念头而主动说的，很重要的欲擒故纵的技巧）。但是按照《中华人民共和国档案法》第十六条的规定，向国家捐赠档案的，国家档案馆应当予以奖励。国家档案馆会尽最大努力奖励捐赠档案的单位和个人，至于奖励多少，可以慢慢和捐赠者协商。
第二，要适当把“档案征集”和“档案文物收藏”这两个说法结合起来。档案征集，是档案系统的专业称呼，一般的人是搞不明白的。而说到文物或者收藏，社会上特别是电视上到处都在说，所谓盛世收藏热。所以，老百姓很喜欢说文物说收藏。当我们面对老百姓的时候，为了让他觉得他的档案有用而重要，就要说国家档案馆要收藏他的文物档案。这让人们一听就懂，而且有一种自豪感。
第三，当一件档案涉及到知识产权时，一定要向档案拥有者讲清楚这件档案的所有权和版权的关系。档案所有者向国家档案馆捐赠或者出售其档案后，档案实体所有权属于国家档案馆，而档案的知识产权（版权）任然属于档案制作者本人。档案馆在今后要利用这件档案时，要把握两个原则，如果是公益事业方面的利用，国家档案馆可以不经档案版权所有者的同意而提供利用，否则，必须经档案版权所有者的书面同意才能提供有关的利用。同时注意，档案版权的期限是作者本人的有生之年和过世后50年，作者过世后的50年版权由其法定继承人依法享有。
第四，要注意工作细节。常言讲，细节决定成败。档案征集工作尤其要注意细节。一般来讲，拥有档案的人，都是有文化的人，而有文化的人又是最讲面子最要面子的人，所谓的人活一口气。中国的知识分子是很注重礼仪的，所以，以下几个环节要特别注意。第一个环节，就是先要摸清他的基本情况，越详细越好。基本情况包括他的工作经历，工作业绩，生活经历，生活中特别重大的事件，生活中的喜怒哀乐，甚至包括他的亲人和朋友的情况，都要做到心中有数，以免和他攀谈起来没有话题可说。第二个环节，真诚拜访他。这个千万不可冒昧地随便去，以免一下就吃了闭门羹，将来没有办法解开这个扣。最好是有他的最要好的同事、领导陪着一起去。当然，去的时候，还是要带一些水果啊茶叶啊之类的礼物，让他觉得受到了尊重。这个礼物还要注意，不能太轻，让他觉得你不真诚；也不能太重，让他一下就看出来你有想他的档案心情。第三个环节，联络感情。第一次拜访，很可能只是建立一种联系，一般都不会有好结果，档案拥有者都会用这样那样的原因推掉你的要求，但是他不会拒绝你再次拜访他。所以，第一次拜访，能够留下联系电话就不错。过一段时间，要主动和他联系，请他吃饭喝茶聊天都可以，特别是他一生中比较重大的时间，比如生日啊等等都要记住问候，但是对征集档案的事，不要主动提，千万不要急于求成。第四个环节，帮他做事。帮他做他想做的比较难的事情，让他觉得欠了你的情。当然，做事是要你能够力所能及，违法的事不能做，这是原则。第五个环节，请他参观档案馆。参观档案馆的保管保护条件，如特藏室，精品档案展，特别要让他看看那些无偿捐赠的很有价值的珍贵档案。第六个环节，耐心等待电话。在某一天，他会突然主动和你联系，把档案捐赠该档案馆。第七个环节，真诚回访。要常到他家看看。不能够收到了档案就人走茶凉，这是大忌。
参考书目
1、 《档案“五五”普法基础读本》，国家档案局政策法规研究司编写，中国档案出版社，2007年5月第1版。
2、 《我的档案征集路》，陈宁宁，《中国档案》2012年第五期。
3、 《攀枝花市档案馆指南》，攀枝花市档案馆编，1998年9月，内部出版。
4、 攀枝花市档案局局长李加强同志在攀枝花市档案征集工作专题培训会上的讲话，2012年5月15日，根据录音整理。
5、 《做好档案征集工作的思考》，彭辉，《南京档案》2009年第一期。
6、 《档案征集工作中的几点体会》，周玉芳，《档案探索》2011年第一期。
