档案资源建设3
档案征集工作中的几点体会
攀枝花市档案局 周玉芳
档案资源是档案馆生存之本，藏品的珍贵、丰富与否，是决定国家档案馆“身价”和服务能力的要件，而藏品质量、是受档案征集工作制约的。征集工作作为丰富馆藏、改善馆藏结构的一个重要手段，在档案馆工作中居于重要地位。档案征集工作具有广泛性和灵活性，不受时空限制，征集对象即可以是古代的，也可以是现代的；征集对象的形式可以是资料，也可以是音像。因此征集工作对于提高馆藏的含金量，提升档案馆文化品味具有不可替代的作用。
在实际工作中要做好征集工作却很难，特别是作为攀枝花这样的新兴工业城市，建市时间较短，历史资料少，如何丰富馆藏，征集到有价值的档案，这无疑对档案征集工作者来说是一个不小的挑战。
一、征集工作面临的问题
1、馆藏档案结构单一
专门或部门档案馆纷纷建立，国家综合档案馆不再一统天下。我市建市时间短，且是工业城市，有不少中央驻攀大企业，他们也都有自己的档案馆（室），如攀钢档案馆、攀煤档案科、十九冶档案科，再加上城建档案馆和房地产档案馆、攀大挡案馆，我市有一半的档案已不交综合档案馆，致使我们综合档案馆的档案资源匮乏、单一。特别是反映我市工业建设方面的档案资料更是贫乏。
2、征集散存档案措施不力
由于我市是1965年成立，1965——1973年，攀枝花市没有档案事业管理机构，而攀枝花市档案局（馆）1980年才正式成立，故我市民间散存着数量不菲的对国家和地区具有保存价值的档案材料，特别是反映我市建设初期的图片、影像、实物等珍贵档案资料，很大一部分仍保存在个人手中。而反映我市地域文化、民族特色的档案资料仍有部分流传与民间，更有甚者一些珍贵的材料流入文物拍卖市场，如何才能把这一部分珍贵的历史档案征集进馆？就国家层面而言，截止目前还没有比较完善的切实可行的档案征集工作规章或规范，是我们征集人员面临的一大难题，总是感觉心有余而力不足。
3、经济体制的转轨，使档案移交工作变的极为复杂
第一，有移交档案任务的立档单位的性质发生了很大的变化，这里既有吃皇粮的（国家机关），也有靠自身力量在市场中找饭吃的（国有企业或民营企业及私营企业）。
第二，分配形式的变化使得价值取向多元化。五六十年代人们考虑、权衡档案移交事务时，主要使用道义的尺度，遵从纪律约束，而在现今，经济利益的驱动成了重要因素。
第三，社会日益重视知识产权的保护使得档案移交问题复杂化。例如，公共电台、电视台的素材和播出带是反映所在地区社会情况的不可多得的珍贵资料，单从内容上讲，毫无疑问的应被所对应的国家档案馆收藏。但是，根据1967年7月14日在斯德哥尔摩签订的《建立世界知识产权组织公约》第二条的有关规定：“录音、录像和广播享有的权利属于知识产权，对其的拥有和开发会带来明显的经济效益”①。加之，眼下的新闻媒体有计划的一面，也有市场的一面，如不采用经济和其他手段，仅靠现有的档案法规是不能解决其进馆问题的。
二、措施与对策
针对存在问题，如何破解档案征集的难题，使档案征集工作顺应时代发展？笔者提几点设想，仅供参考。
1、在档案征集工作中广泛使用“收藏”一词，对档案移交和捐赠者大加褒扬
在丰富馆藏环节中，博物馆爱用“收藏”一词，而档案馆几乎“清一色”的使用“收集”和“征集”。在人们日益呼唤理解和尊重的当今社会，笔者总觉得“收集”和“征集”带有高度计划经济体制下的“平调”色彩，而缺乏一种对档案移交、捐赠者的应有的尊重。试想如果你有一件珍贵的东西，你是愿意被博物馆“收藏”，还是愿意被档案馆“征集”？当我们站在捐赠者的角度细细揣摩一番，就不难理解了。因为无论对于捐赠物的价值还是捐赠者的义举来说，被国家博物馆“收藏”本身就是被社会广泛认可，及富内涵的评价，而被国家档案馆“收集”或“征集”，至少在目前，他的权威还不能像博物馆“收藏”那样深入人心、深得人们的认可与接受。
在基层档案室，我们经常会听到这样几句话：“我们的档案交到档案馆了！”、“被档案馆收走了！”仔细品味这些话，有的是对细心照看了多年的档案的眷恋，有的是无奈，至少缺少一种神圣感和荣誉感。向档案馆移交和捐赠档案的神圣感和使命感建立不起来，它又怎么能变成一种自觉行为呢？所以，我们在与移交者、捐赠者交往过程中，要尽可能多的使用“收藏”这一庄重字眼。同时多向捐赠者介绍档案馆保管保护档案的优势和条件，如温湿度的控制上更科学合理、硬件设施设备上更齐全完整，使移交或捐赠者自愿、高兴、放心的把档案交给国家档案馆。并且采取相应措施，对移交和捐赠者大加褒扬。例如对于移交和捐赠者贡献大的应颁发给荣誉证书和一定数额的奖金；档案行政部门在对档案室资质认定、达标升级以及职称评定环节中，都应充分考虑有关单位和那里的档案人员为国家积累、输送档案方面的贡献，以至在基层档案部门和档案人员中形成一种根深蒂固的观念：我所管理的档案有多少被国家档案馆收藏，这本身就是一种荣光，而不再是无奈。
如果能把基层档案部门和档案人员在征集档案方面的积极性调动起来，那档案征集的潜力不容忽视，面广、量多、质高的档案征集将是单靠档案馆的征集人员无法相比的，这将是丰富馆藏最有效、最直接、最经济的档案征集方式。
2、政府财政要为国家档案馆安排一笔征集资金，使其有能力获得企图拥有的对国家或地区有保存价值的历史档案。国家档案馆常与一些散失在民间的珍贵档案失之交臂，这里既有监控乏力、信息不灵的原因，也有囊中羞涩的因素。
3、加大档案法宣传力度。
《中华人民共和国档案法》第十六条明确规定“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时可以收购或者征购②。”在档案征集的过程中，要加大档案法的宣传力度，同时还要根据法律完善一系列行政法规和行政规章，最终树立起国家档案馆拥有档案的至高无上的权威。
4、档案馆在开发利用档案中，要充分体现对档案形成者和原保管者的尊重与知识权益的保护，制止档案的无序流动和开发。
如果认为，“你的档案交到档案馆，我愿意怎么用就怎么用，与你无关”，这便是大错特错了。档案馆行为即使是合法也还有一个“情感”问题。试想：若能在档案馆的展览、出版物中见到档案形成者和原保管者的名字，若能对一些特殊种类档案的开发利用做适当的区别对待，这对推动和促进馆藏绝对是一件大好事。因为对档案所有者和原保管者的不尊重甚至权益侵害，最终损害的只能是档案有序流动，另一方面，这里损害的不仅仅是档案征集工作，而且也有悖于历史研究的严谨性和严肃性。对档案移交和捐赠者最大的安慰莫过于所移交、捐赠的档案安全、有序的管理和使用上的方便。如果单位和个人的档案送到档案馆后，不仅节约了费用，而且档案更加安全，使用也非常便捷，同时还可享受到利用其他单位档案的权利，那么，单位和个人移交、捐赠档案的积极性会得到进一步激发。
5、顺应市场经济的形势，建立投入与贡献的利益平衡机制
重视和善于运用法律法规优化档案收集环境，无疑是我们着力的重点。但是，在市场经济体制下，由于利益和利益主体的多元化，用单纯的法律行政手段管理社会事务已远远不能适应形势的发展。市场经济的一条重要原则是：对社会的过度干预会在一定程度上阻碍市场经济的健康发展，必须用市场这只“看不见的手”去调整各种社会关系，规范人们的行为。受此启发，也顺应市场经济的形势，我们在处理档案收集事务中，同样善于运用“看不见的手”，建立投入与贡献的利益平衡机制。对在丰富国家档案馆收藏工作中贡献大的单位和个人给予褒奖，对捐赠属个人所有的珍贵档案给予经济补偿。
综上所述，改善和加强档案馆的档案征集工作，有档案法律法规的宣传普及和严格执法问题，更有档案馆自身行为的问题，在档案征集过程中，我们要兼顾“法、理、情”，三者均不可偏废，尤其要重视“情感”投入。
参考资料：
①《档案学通讯》1999年第6期《档案征集工作中的换位思考和“情感”投入》第30页。
②1998年6月四川省档案局编印的《档案工作文件选编》（四）第3页《中华人民共和国档案法》第十六条。
