企业档案管理1
对做好重点工程竣工技术资料审查交付的思考
攀钢矿业新白马公司选矿厂 刘 东 琼
摘 要:工程竣工技术资料对建筑工程质量控制、工程竣工结算,起着极其重要的作用。是工程全过程活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录,具有依据、凭证、参考的作用。现在白马二期工程正在建设当中，即将面临后期大量工程竣工技术资料的交付和验收工作。但就目前的情况来看工程竣工技术资料编制、交付中存在着很多问题,本文从实践中总结和分析这些问题并提出改进建议,希望能促进后期工作更规范、更顺利的进行。
关键词:技术资料 交付审查 管理措施
工程竣工技术资料是指工程项目在其立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。是记载着建筑物、构筑物、基础设施等建设活动中形成的档案文件,也是工程整体质量的重要保障。目前,许多施工单位对工程竣工技术资料管理粗糙,存在着一些问题,需要我们探讨和改进。
一、存在的问题
1、施工单位资料管理人员对档案意识淡薄
竣工资料的主要来源是工程施工单位，但是很多工程施工单位在工程施工过程中没有及时将工程中形成的过程资料收集归档。等到要办结算的时候才草草的找一些复印件的资料来整编好交付。这样的态度就是为了应付、结算，这样的资料收集起来对以后的查考利用，并没有太多实际的意义。
2、监理单位没有认真履行档案管理职责
监理单位是代表业主对工程全过程负责的，但是就现在的情况看来，监理并没有起到这个作用。监理单位连自己的监理资料都收集不全，移交的时候存在诸多的问题。
3、建设单位工程负责人没有起到档案材料把关的作用
在整个工程竣工技术资料的交付和审查过程中工程管理人员起着至关重要的作用，他们不但了解整个工程的具体情况，而且工程进度也清楚。但是很多的工程管理人员在签工程竣工技术资料认可证明书的时候并没有对施工单位所提供的工程竣工技术资料进行专业性的审查，而是草草签字，以至于资料交到档案部门是还存在诸多的问题。
4、施工单位未按规定移交工程竣工技术资料
施工单位在移交工程竣工技术资料没有移交手续。而且施工单位没有按文件规定的日期移交竣工资料，一般都是拖后几个月甚至更长时间。
5、工程竣工技术资料编制存在问题
（1）材料很多都是复印件，不利于档案材料的长期保存
（2）过程资料、认可证明书签字不规范
（3）一个图号是多个单位施工的资料收集不齐全
（4）设备随机资料没有随工程竣工技术资料一并移交
（5）整编、装订不规范，资料有缺失
（6）变更材料和竣工图的编制不规范、竣工章有代签现象
二、 工程竣工技术资料审查交付的对策
1、从各施工单位工程管理人员和工程竣工技术资料管理者入手,规范工程竣工技术资料管理。宣传档案法律法规，提高他们的档案意识，从工程施工开始就跟踪收集过程资料，保证最后交付的工程竣工技术资料齐全完整，具有真实性和利用价值。
2、监理单位认真履行职责，代表业主对整个工程的质量、造价、进度等进行严格的把关。并对形成的工程竣工技术资料予以审查签字，出具审查报告。
3、建设单位工程管理人员要对整个工程的各项进度进行监督，和档案部门配合在工程开工时应该通知档案部门，避免造成工程完工后未收到工程竣工技术资料，给企业以后的查考利用带来不便。在给施工单位签认可证明书的时候，先对资料进行严格的审查，根据工程的实际情况如有与实际不符的，退回让其拿回去改正。起到中间协调的作用，及时向施工单位宣传档案管理标准。从而减少后期资料收集工作的难度。
4、归档超前控制。跟踪工程进度在工程竣工后及时催交工程竣工技术资料。工程竣工后、施工单位必须在45天内，一千万的60天内。将具备移交条件的工程竣工技术资料交档案部门。移交时由施工单位将资料移交监理单位审查合格后持现场监理开据的审查报告到使用单位开具资料认可证明书。在使用单位工程管理部门审查合格后施工单位方能将工程竣工技术资料移交档案部门，同时提供移交清单。如果一个图号是几个单位施工的由合同总包方将各分包单位资料汇总后移交。
5、严格审查。工程施工单位、监理、工程管理部门、档案部门都严格履行各自的职责，对各方面都严格要求把关，保证资料的质量。认真按照攀钢集团公司档案管理标准审查。
施工单位移交的一式三套资料要求必须都是原件。工程竣工技术资料的（Ι、Ⅱ、Ⅲ）类文字材料必须按照档案管理标准所要求的整编排序。
竣工图必须是新蓝图，要求无破损，未被污染，按照规定要求折叠好，并加盖竣工章。每一套竣工图都必须有目录，竣工章在编制时必须填写齐全，不得代签。若几栏为同一人应该分栏签。所作的竣工图必须得到使用单位、监理（监理项目）和设计部门的签字、盖章认可，才能作为竣工图。
过程资料需要监理和设计、使用单位签字的必须本人签字不能有代签，签字要准确的表述工程实际情况。如果涉及到工程中产生了设备随机资料的，施工单位应该将随机资料一并移交档案部门。
6、加强监督与指导。档案部门从工程开始就应该及时联系工程管理部门跟踪进度，严把审查关对施工单位移交的工程竣工技术资料按照攀钢集团公司档案管理标准严格审查，不合格的退回去，直至整改达到要求后才接收，给予办理相关手续。
7、实施保证金制度。使用单位工程管理部门、档案部门、财务认真的做好衔接工作。在资料不合格之前不退给施工单位资料保证金，从而提高施工单位移交资料的的主动性。
工程竣工技术资料对一个企业以后的发展是必不可少的，只有我们各个责任单位，都认真负责的做好自己的本质工作，从工程一开始就重视起来，收集资料，把收集此项工程中形成的各种资料当成一项首要的工作来抓。认真按照标准整编，从头做起、从小事做起，这项工作一定会逐步实现规范化。以上做的这几点分析是都是在工作中遇到的实际问题，是个人见解，有不足之处，希望给予批评指正。
