研讨与交流8
谈谈如何做好文书档案工作
攀枝花市公路养护管理总段 谢君
档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史,反映了以往单位所遇到的问题处理手段,单位建设进展,领导决策等等。而档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。笔者从事档案管理工作多年，在这里结合实际工作谈谈如何做好文书档案工作的认识和体会。
1、 档案工作人员应具备一定的政治素质和专业素质
（一）政治素质
《档案法》规定“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”《四川省档案法实施办法》规定“档案工作人员应具备和相关专业知识。档案工作员应遵守档案法律、法规和规章，忠于职守，保守秘密，热情服务。档案工作人员的合法权益受法律保护。”这两个规定对我们档案工作人员在政治素质和业务素质两方面作出了要求。
档案工作具有一定的机要性，要求档案工作人员要遵守纪律，包括政治纪律和工作纪律。必须增强保密观念，履行保密义务，在工作中要增强档案法制意识，提高遵守和执行档案法律法规自觉性，在遵守各项工作纪律的同时保护档案不受破坏，使档案得到正常利用。
（二）专业素质
1、要有高尚的职业道德修养。
档案工作由于其工作特点以及环境的因素,决定了该项工作缺乏活力, 因为是长时间枯燥乏味地工作,所以缺乏一种积极性;另外,由于档案工作毕竟比较沉闷,工作人员记录信息时由于麻痹就容易出现错误,影响档案信息的质量效果。因此,档案工作的性质决定档案管理工作人员应有高尚的职业道德修养,要耐得住寂寞,从而确保档案的准确性。
2、拥有专业知识,提高档案管理水平。
鉴于档案工作对服务对象的重要性,以及其较强的专业性,决定了档案工作人员必须具备过硬的专业知识,拥有较强的档案管理技能。其次,要求档案管理人员要熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现,以适应档案现代化管理的需求。
二、认真做好档案的收集整理工作
档案工作是一门专业业务，从档案的收集、整理、保管、鉴定等都有科学的理论知识、业务规范和标准，这就要求档案工作人员要具备档案专业知识。而检验一个单位档案工作的质量主要体现在档案的收集和整理这两个环节，这两个环节决定了本单位档案是否齐全完整和质量，从而也是档案工作人员专业素质的体现。
㈠档案收集工作
收集是档案室获取档案的一种手段，档案的起点，档案收集是档案工作的首要环节，档案工作的前提条件。没有档案的收集工作，就不可能有完整的档案，也就不可能有健全的档案工作。它为档案工作提供了物质条件。如果收集不及时，档案材料残缺不全，档案整理工作就不能顺利进行，就没有完整、系统的档案，就会给以后的档案整理、鉴定、统计和利用等工作造成困难。因此，要做好档案各项工作，就必须首先做好档案的收集工作，收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件，也是衡量文件归档质量和档案室工作的重要标尺。
作为文书档案工作人员一定要明了本单位的主要职能和各科室的职能、职责，掌握其形成材料的大概范围和种类，主动对档案材料的形成进行指导；密切关注本单位的大事、要事，对“帐外文件”、人事任免、增资调资等材料的收集，要积极主动的催促有关人员移交；对办理完毕的文件要及时收集。作为档案工作人员工作一定要有积极性和主动性，才能使收集的档案齐全完整。
㈡档案的整理
档案整理工作是检验档案收集工作质量高低的依据，它可以促进收集工作的进一步提高。
在档案整理工作中我们可以发现有关文件材料数量是多了还是少了，有关部门的文件材料是否齐全完整。通过整理，能够反映出收集工作的薄弱环节，使收集工作得到及时补充和纠正。在以后的收集工作中更有针对性，使档案收集工作更上一层楼。
档案整理工作是整个档案工作的基础，只有进行了科学的整理，才便于档案的鉴定、保管、统计和利用等。
在文书档案实际工作中，档案的整理和鉴定这两项工作往往是结合进行的，边整理，边鉴定，通过整理和鉴定既剔除了无保存价值的档案，同时又对具有保存价值的档案划分了保管期限。只有经过科学的整理，档案才能系统地反映本单位工作活动面貌，使档案有目可查，便于档案提供利用。
作为一名档案工作人员只有学习和掌握了档案专业知识，才能使本单位档案的凭证和参考价值得到保证和实现，便于在工作中利用，同时发挥对本单位档案工作中的监督和指导作用。
三、 积极争取领导的重视与支持，努力增强档案意
1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视档案工作，在很大程度上取决于对档案人员工作的满意度。因此，要想使单位的档案工作有起色，首先要争取领导重视，档案工作人员要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，诚实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，让档案工作更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对档案工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作不是重要，可有可无。这就需要我们档案人员要经常向领导宣传档案工作。首先，要勤向领导汇报档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供工作所需的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，为本单位各项职能工作提供档案利用,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
四、加强在职教育培训，提高整体档案管理水平
攀枝花市公路养护管理总段主要负责整个攀枝花市的国省干线的养护工作，下设4个养护段和1个桥梁养护队，点多线长，各单位文书档案工作都是由1名文书工作人员兼职。文书工作人员的业务能力就直接影响档案管理工作的质量。为了使文书、档案工作人员能够适应工作的需要，充分发挥档案工作人员的积极性、主动性，文书工作人员要努力提高文档业务知识水平和管理能力，这对文书、档案工作人员在业务知识及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。所以，必须对文书、档案人员进行在职教育培训，这样档案工作人员才能成为既掌握了新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
1、进一步提高档案工作人员对文档工作的认识,增强管理意识。档案管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，档案工作人员只有具备扎实的专业知识，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》等法律法规和国家有关文档工作规定，使文档管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理和利用作为档案人员的职责范围，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
2、加强文书、档案管理工作人员的在职教育。将文书、档案管理人员的在职教育列入年度教育计划，文、档工作人员要积极主动的参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。将在职教育与文书、档案工作人员专业技术职称评定挂钩，激励档案工作人员参加在职教育的主动性和积极性。
总之，作为档案管理工作人员只要加强自身修养,不断提高政治业务素质,适应新的要求，严格要求自己,认真做好档案基础工作，那么我们所从事的档案管理工作就会更好地为单位的各项工作发挥重要的作用,单位领导也会用发展的眼光来看待我们所从事的档案管理工作，档案工作就会焕发蓬勃生机。
