档案信息化建设3
推进档案信息化建设
促进仁和区档案事业全面协调可持续发展
仁和区档案局
[内容摘要]：随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，党政机关和企事业单位信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题。仁和区档案局在“十二五”规划开局时期，认真总结“十一五”档案信息化工作成绩、经验与不足，切实加强档案信息基础设施建设，努力加大档案信息资源开发力度，着力解决档案业务规范管理及信息化建设面临的难题，努力探索实现档案工作信息社会同步发展的新方法、新举措。在探索中，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来管理档案的重要性，正在探索一条档案管理现代化的道路，而科学规划，夯实基础设施建设，加强人才队伍建设，创新产业发展已经成为档案管理现代化的最重要的内容。
[关键词]：档案信息化 全面可持续发展 集约化 资源共享
档案信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。大力推动档案信息化建设完全顺应了“十二五”规划提出的建设资源节约型、环境友好型社会，发展循环经济，加快转变经济增长方式，实现“全面可持续发展”的主题，对于档案管理工作和档案工作者来说是具有划时代的机遇和历史性的挑战。仁和区档案局在“十二五”开局之年，把档案信息化建设摆在重中之重，科学规划档案信息化发展进程，加强档案信息基础设施建设，加大档案信息资源开发力度，着力解决档案业务规范管理及信息化建设面临的难题，努力探索实现档案工作信息社会同步发展的新方法、新举措。
一、仁和区档案信息化建设概况
仁和区档案信息化工作最早始于2000年，从早期使用《LUCK文档》、《金沙文档》，到现在使用的《四川省电子文档管理系统》；数据库建设从单一文书档案目录录入的起步探索阶段到现在开始建立各种门类的档案目录数据库、重点档案全文数据库、网络信息平台、档案数字化工作规范的跨越式发展阶段，实现了档案信息化从无到有，从粗放到规范的不断发展阶段。
回顾十一年的信息化建设历程，取得的成绩是较为显著的。一是档案信息化基础设施建设进一步夯实。截至2011年，全区立档单位的计算机普及率达100%。接入党政网、建设仁和区档案信息网、局（馆）局域网等平台建设初步构建起集成化的档案管理业务环境。档案软件的应用从机关向农村、社区、学校推广与覆盖。全区100 %档案馆、室、立档单位配置有档案数字化设备和软件，基本适应档案数字化实际需要。二是数据库建设的数量和质量进一步提升。2004年以来，全区基本建成馆、室藏档案目录数据库，有涉及文书、婚姻、土地、案件、科技、公证等专门档案案卷级、文件级及现行文件机读目录等类别的数据85万条，全文数据20余万条。通过馆、室藏档案数据互动，基本实现利用计算机检索档案，极大的提高了档案的检索效率。积极筹划建设数字档案馆，将其纳入《仁和区档案事业发展“十二五”规划》，对利用率高、实用性强的专门档案数据库实现全文数字化处理、档案查询、资源发布、信息共享。三是加强人才队伍建设。近年来，仁和区档案局通过发挥档案人才密集的优势，在人才继续教育方面有所作为，每年组织全区各单位档案人员进行集中培训，培训内容重点涉及档案信息化管理及相关软件操作，并将其纳入专业技术考核。同时，坚持业务学习制度，重点学习档案业务特别是数字信息新知识、新技术和新规范等，务求实效。特别针对关系全区经济社会发展重大项目的林权制度改革、灾后恢复重建、土地承包经营权证换补发、城乡环境综合治理等进行专业系统的培训，累计培训2000余人次。全区档案人才队伍建设正朝着锻造一支会管理、精业务、懂技术的复合型人才队伍方向发展。
二、存在的主要问题
仁和区的档案信息化建设起步并不算晚，也取得了一定的成绩，但由于缺乏总体规划、政策支持、建设资金等各种原因，信息化建设推进缓慢，究其原因，主要有四点：
（一）总体规划缺乏有效论证
仁和区自2000年开始档案信息化建设以来，已将其纳入到全区“十五”、“十一五”、“十二五”档案事业发展规划中。由于缺少政策、资金、技术的有力保障，未能实现网络、硬件、应用系统等方面的建设同步。导致规划制定的发展目标与任务措施不能很好地执行、贯彻与落实，因此规划的指导性、破解难题、规避风险的能力并不能得到有效的论证，影响了规划与实际建设的统筹安排和协同发展，其规划更多停留于初级的数据库录入和宏观的构建蓝图中，很难有实质的建设进展。
（二）档案部门创新发展理念不够
档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性工作，需要一级档案部门转变发展思路，引导档案工作者从传统档案管理工作思维和方法中跳出，积极主动地向现代化、信息化、数字化的档案管理工作理念转变。这样的转变也包括：档案服务从封闭的机要服务转向开放服务，从单纯为党政机关服务拓展到为全社会服务。然而在一部分档案部门和档案工作人员当中仍然存在：工作中重行政管理，轻开放服务，为公众服务理念不强；面对不断变化的新形势、新任务、新要求等待观望，停滞在原有的思维模式和习惯性、常规性、传统性的工作方法上；面对档案事业发展中的一些困难和问题，缺乏主动应对、克难攻坚和开拓创新精神等等。这些都导致了发展档案事业特别是进行档案信息化建设的思路不够清晰，目标任务不够明确，工作方式不够创新，不能与时俱进地开展档案信息化工作。
（三）人才队伍建设落后
人才队伍建设落后一直是制约基层档案部门发展的一大瓶颈。很多单位部门的档案管理人员不稳定，变换频繁，导致档案管理出现脱节现象。档案人员在思想上对档案工作及档案工作发展的认识不足，转变观念，解放思想，改革创新，树立服务意识等方面有待进一步加强；档案干部队伍结构素质与档案事业发展不相适应，专业素质参差不齐，不能适应档案事业发展的新形势、新变化和新要求。
（四）开发利用滞后
一是档案资源匮乏。馆藏档案门类单一，结构不够合理。数字档案信息太少，传统的馆藏结构分类已不适应当今高速发展的信息空间和资源共享的信息环境。二是现代化管理水平不高。不少档案业务人员在管理信息系统的使用上，只局限于手工计算机化，仅用来储存档案的目录数据，缺乏程序化和流程化的管理，没有真正将网络和计算机资源更有效地收集、组织、编研、利用起来，信息资源的有效开发与利用相对滞后，甚至处于“盲区”。三是资金支持缺乏。档案信息化建设需要投入大量的资金。而目前，缺少项目资金与地方财政倾斜是众多基层档案部门信息化建设的困惑之一。
三、加快实施档案信息化的措施
（一）抓好档案事业发展的总体规划
科学规划是各项事业科学发展的基础和前提。实施档案信息化需要我们从宏观和全局角度出发，高起点谋划，全方位规划，使“规划”更好地反映发展规律，破解发展难题，驾驭发展大局。结合仁和区档案事业“十二五”发展规划和发展实情，我们认为基层档案信息化建设规划需要具体把握好以下五个“度”：
一是高度，即“规划”要体现高起点、高标准、高水平。仁和区正处在“十二五”开局的攻坚时期，机遇与挑战并存，为此，我们要充分利用仁和区的地域、文化、科技和人才等优势，针对我区发展的社会需要，找准事业发展的目标、任务和举措，使“规划”真正体现时代特点、仁和发展实情。
二是广度，即“规划”要做到“全覆盖”。在阶段上，要根据数字信息档案管理规范和文件生命周期的理论，覆盖档案工作的各个环节，包括企事业机关的文件管理、机关档案室工作和综合档案馆建设，其中各类机关文件管理是确保档案收集质量的前端和难点，应着力加强。在范围上，要覆盖各门类档案管理和各专业的档案工作，其中专业档案与社会民生关系密切，弱点较多，应着力加强。在层次上，要覆盖全区各机关、企事业单位、乡镇、街道、村、社区等的档案工作。
三是深度，即“规划”要致力解决发展中遇到的深层次问题。当今社会的信息剧增、体制改革、社会开放，使档案工作面临诸多复杂的问题，其中有些问题已经成为发展的瓶颈，为此，我们要在总结、分析“十一五”工作成绩、经验的基础上，认真梳理问题，从一般问题中找出带有普遍性、关键性和紧迫性的问题，将其列入“规划”的攻关对象，争取在“十二五”期间有所突破。
四是亮度，即“规划”要具有创新点、闪光点。结合仁和区区情，从仁和区“十二五”档案事业发展的社会需要出发，准确地选择档案事业发展的着力点，即围绕全区经济社会发展、社会民生事业进步，运用信息化建设，抓好传统档案资源的整合与新兴资源的开辟，逐步建立和完善档案资源体系建设信息化、多元化发展战略。
五是温度，即“规划”要满怀热情地贴近时代、贴近社会、贴近生活、贴近百姓。同时，我们应当把握当下信息技术带给我们的便捷：把“3D”、“3G”、“4G”这些网络技术运用到档案记录上来，采用高清和多媒体技术记录当代历史，可以通过微博了解当前的民情民意，开展档案的利用咨询或与大众交流互动。
（二）加强人才队伍建设
档案信息化涉及信息技术软硬件和网络系统建设。信息资源的开发、利用、整合，人才是关键。因此培养高素质、复合型人才，显得十分重要。一是进一步优化档案干部队伍结构，按照政治坚定、求真务实、开拓创新、勤政廉政、团结协调的要求，加强思想政治工作，开展爱岗敬业、勤政廉政教育，增强档案工作者强烈的事业心和高度的责任感。二是加强岗位培训，建立多层次的培训系统，开展分级、分系统、分专业的业务培训，努力提高档案干部的业务素质和工作能力。三是努力创造有利于档案队伍稳定、优秀人才脱颖而出、健康成长的良好环境。
（三）加大档案信息资源的开发利用
档案信息化建设目的和生命力在于应用。档案信息化建设必须着眼于服务中心、服务大局，结合人民群众日益增长的档案利用需求，以利用促开发。
一是要加快档案信息化基础设施建设，推动馆藏档案的数字化和数据库建设。加强和完善档案信息网、局域网、农村档案信息共享、对接党政网等网络平台建设，进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，全面提升全区档案工作信息网络的质量和水平，优先建立可供有效利用的馆藏档案文件级目录数据库，逐步推进档案数字化工作，把档案目录数据库中心、专题档案数据库中心、实物档案保管中心建设与推进政务信息公开、档案信息资源的开发、利用、整合等内容作为档案信息化建设的落脚点，让社会各界和广大群众感受到电子政务、档案信息化建设的便捷与实惠。
二是积极推动建设数字档案馆，支持档案信息化建设。在整个档案信息化架构中，数字档案馆是开发运用电子网络支撑档案资源管理、共享和利用的最主要硬件措施，因此，建设数字档案馆显得格外重要。我们正处于数字档案馆建设的初级阶段，对于其建设，技术层面不加累述，对于它的开发利用，需要注意的是，数字档案信息的采集、处理、存储、归档、编辑、发布、利用以及数字化全过程，要根据开发利用的目的进行扩展，盲目数字化会造成管理负担与成本加重。我们在开发利用档案信息资源时，应追求集约化，避免档案资源的增长粗放式发展。
三是完善相关政策法规和搞好档案宣传，扩大档案利用和开放的范围，改善档案利用环境。基层档案部门在宣传《档案法》的同时，还应加大力度，采取多种形式，加强档案信息的社会宣传，为档案信息开发利用创造良好的社会条件；基层档案部门要认真贯彻执行《档案法》及法律法规的规定，要适应社会发展的需要，维护公民利用档案的权利。
四是大力推进档案信息产品的专题开发和加工。围绕一级党委、政府的中心工作以及人民群众关注的热点，探索信息化条件下，档案利用服务的新途径和新方法。着眼经济社会发展的关键环节和重要领域，充分利用规范化、可共享的数字档案资源，建立一批直接服务大局和人民群众的重要专题数据库。利用信息技术加大对档案信息内容的研究和开发力度，注重在档案信息开发中编纂与研究相结合，进一步开发数字档案资源，丰富编研成果，提高资政和为民服务效率。
档案信息化建设还需要不断的探索与开拓，我们应当坚持把档案信息化建设作为一项长期的基础建设性工作来抓，把“开发档案信息资源，推动档案数字化建设”作为基层档案事业落实科学发展观的重要实践，进一步解放思想，开拓创新，以全新的精神面貌和扎实的工作，为仁和区档案事业的发展做出更大的贡献。
[参考文献]：
[1]方红.企事业单位档案信息化管理研究[J].中国档案，2011（04）
[2]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].中国档案，2011（02）
