档案信息化建设4
西区档案馆以信息化建设为核心推动业务建设
攀枝花市西区档案局（馆） 余元君
摘要 档案馆业务工作以信息化建设为核心是必然趋势，当前西区档案馆信息化建设一是实施电子档案的提前收集进馆，二是馆藏重要档案的扫描刻盘存储逐步建立全文数据库，三是健全目录数据库逐步实现档案信息电子化检索，四是为档案馆信息化建设提供必要的技术支撑。要以信息化建设为核心全面推进档案馆行政管理措施的加强、馆库建设及设备的充实和完善、基础业务建设的加强、开发利用的提高。
关键词 西区档案馆 信息化建设 推动 业务建设
四川省档案局提出了2011年是各级各类档案馆（室）业务建设年，西区档案馆于2007年12月达省一标并于2010年11月顺利通过省一级馆复查。三年来，在市档案局的指导下，在区委、区政府的领导和支持下，经费有保障，机构构成合理，领导班子健全，管理措施到位，队伍业务素质不断提高，基础设施建设不断完善，档案保管保护设备不断充实和更新，馆藏资源不断优化，整理、保管、开放、鉴定、抢救、查询利用、编研等各项业务水平不断提高。但是也存在如馆务水平需加强提高、保管保护设施还需完善、馆藏结构需要优化、开发利用有待探索、档案宣传培训有待加强等问题。结合档案馆（室）业务建设年活动，本人作为西区档案馆馆长，认为西区档案馆在新形势下应以信息化建设为核心推动各项业务建设。
一、档案馆业务工作以信息化建设为核心是必然趋势
进入新世纪，信息化、电子化和网络化技术在各领域进一步广泛应用，2001年西区档案局领全市之先在西区开展文书档案整理改革，同时开始推广计算机管理档案， 2003年对机关档案室文件级目录数据进行检查和接收，2004年党政网开通后，全区机关统一使用“四川省电子文档管理系统”，不断推进档案信息化进程。档案信息化给档案馆业务工作带来了根本变革，从传统的手工运作转变为实行计算机管理，如电子政务广泛推行，电子文件、数字化档案收集进馆摆上了日程；对馆藏重要档案实施扫描并刻录光盘的要求，使国家档案资源建设内容格式、载体形式和存储方式发生变革；可多角度、多专题检索的档案资料目录数据库的建设，根本改革了档案馆的目录形式和检索方式，大大提高了查档效率；依法可开放档案的目录信息、全文信息通过计算机网络和一定方式向社会提供，普通百姓可上网查询利用，给档案信息的资源共享和社会利用带来了质的提升；档案馆网站网页的开发建设，为档案信息资源的编研形式和开发展示活动注入了新活力等等，这都使档案馆业务工作呈现新的气象。
二、当前西区档案馆信息化建设的主要内容
1、实施电子档案的提前收集进馆。从当前情况看，随着国家信息化建设和电子政务的迅速推进，新产生的电子文件、电子档案的数量与日俱增，根据西区档案馆现有的档案移交接收办法，各立档单位自档案形成之日满10年起向档案馆移交，但从我馆在接收1996-2000年共48个立档单位到期移交档案和2001-2010年7个因政府机构改革撤并单位移交档案情况来看，大多单位的电子档案移交时质量都不高，原因一是有些单位因档案员变动遗失了电子档案备份，二是全文挂接没按要求只有对照纸质档案重新扫描返工，三是纸质档案和电子档案不吻合。因此有必要对各立档单位的电子档案实行每3-5年收集进馆，避免电子文件数据在基层丢失，同时档案馆要配置内网服务器和数据库存储器或托靠政府网管中心内网服务器、存储器，建立电子数据库馆，方便查询利用保存。
2、馆藏重要档案的扫描刻盘存储逐步推进全文数据库建设。馆藏重要档案的扫描刻盘存储是档案信息化建设的基础工程，也是四川省一标档案馆的基本要求。通过近几年的努力，西区档案馆重要档案、重要全宗档案的扫描备份以及全文数据库的建设虽有一定的进展，但对照档案馆的信息化建设要求，我们还存在;利用率较高如婚姻档案、林权档案、土地承包档案等民生档案没有扫描存储快捷查询利用，扫描的区委、政府等重要全宗的存储管理还不规范等等。围绕档案馆（室）业务建设年活动，西区档案馆将：一是制定计划，将操作规程、扫描标准、扫描进度、扫描后刻录存盘要求等明确而细致，使之具有较强的操作性、规范性；二是恰当确定扫描范围，除继续对区委、政府等重要全宗的主要档案进行扫描存储外，还要将珍贵重要的、容易受损的、利用频率高的纸质档案以及馆藏照片档案作为重点扫描；三是规范处理相关问题，保证纸质档案与电子档案的一致性及存储安全性。
3、健全目录数据库逐步实现档案信息电子化检索。目前西区档案馆馆藏档案90%文件级目录共224728条实现了计算机管理，下步我们将馆藏档案空白的文件级目录作为目录数据库建设的重点，组织力量录入，实现馆藏档案100%文件级目录进行计算机管理，同时实现高速度、多角度、高准确检索。
4、为档案馆信息化建设提供必要的技术支撑。目前西区档案馆急需引进计算机人才，为档案馆的信息化建设提供强有力的人才支撑，同时要多渠道解决信息化建设所需的高清扫描仪、服务器等技术设备。
三、以信息化建设为核心推动档案馆各项业务工作上台阶
1、行政管理措施要不断加强。领导认识要到位，机构要健全，职责要明晰，目标要明确，制度要健全，措施要到位。
2、馆库建设及设备要不断充实和完善。按照一级馆的要求不断充实和更新档案馆的保管保护设备，利用中央对修建西部档案馆给予经费支持的契机，争取西区档案馆迁（扩）建总面积不低于2894㎡，真正发挥档案馆“五位一体”功能。
3、基础业务建设要不断加强。不断建立和完善全宗名册、接收名册，不断修订和实施档案资料接收征集办法、寄存办法，建立和完善各项管理规章制度，严格落实“十防”， 保证账实相符，开展特色档案征集和有计划地开展鉴定销毁开放。
4、开发利用要逐步提高。多途径宣传档案工作，发挥爱国主义教育基地功能，建立较完善配套的档案资料检索工具，保证档案公共查询服务查准率和群众满意率在95%以上，逐步推行档案现代化自助查询，编研成果社会价值要逐步提高。
