攀枝花学院袁双云
摘要：数字档案信息系统是数字档案馆和档案信息化建设的核心，文章指出了现阶段我国各地的数字档案信息系统大多存在功能不全、标准不一、技术落后、轻维护等问题，根据新形势下档案工作的要求，提出了建设标准化数字档案信息系统的基本思路，并就标准化数字档案信息系统的主要功能需求做了简要概述。
关键词：数字 档案信息系统 建设
中共中央办公厅、国务院办公厅最新印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出:要把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，要促进资源共享，保障档案信息安全。意见中的五大条内容都提到了档案信息化和数字化工作，体现了新形势下档案信息化工作的重要性，也为新时期的档案信息化工作指明了方向。
数字档案信息系统建设是档案信息化建设、数字档案馆建设的核心和关键内容。数字档案信息系统就是一整套的用于接收、存储、管理所有数字档案的设施设备，包括软件系统、软件平台和配套的硬件设施，是数字档案资源的存储和处理中心，是一整套的用于开展数字档案业务的档案信息系统。根据国家档案局发布的《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》中对档案信息系统类型的划分，档案信息系统是指开展档案业务所使用的档案信息管理系统、档案信息服务系统和档案办公系统等三类信息管理系统。
一、数字档案信息系统建设的现状及存在的问题
我国的数字档案馆建设起步较晚，2010年11月国家档案局召开了《数字档案馆建设指南》宣贯会议，拉开了数字档案馆建设序幕，各地纷纷开始积极筹备和启动数字档案馆建设并研发各自的数字档案信息系统。其中青岛市档案馆“十五”期间已开始实施数字档案馆工程，被国家档案局列为档案信息化建设试点城市之一，到2009年历时10年建成了青岛市数字档案馆、青岛市数字(电子)文件中心(2004年)、电子公文和档案信息共享系统，是我国较为成功的案例之一[1]。其他较成功的案例还有深圳市数字档案馆、中国第一历史数字档案馆等。这些成功数字档案馆的数字档案信息系统的建设值得其他正处在起步阶段的单位学习和借鉴。另外由于我国各地的数字档案信息系统起步晚，投入有限，基本都存在一定的问题。主要表现如下：
1.功能不全
数字档案信息系统应发挥数字档案馆的全部或大部分功能，目前我国绝大多数的数字档案信息系统都还达不到这要求，所发挥的作用只是其中的一小部分，功能不全或很多功能无法较好的实现。尤其是其中的档案信息服务功能不全，没有提供网络检索功能或检索不出结果。通过随机访问互联网上10个省市的档案信息网，其中只有北京的信息网上提供了档案全文检索并能检索出结果，甘肃和广东的信息网有开放档案检索栏目但没能检索出结果。安徽和江苏提供了现行文件及目录检索，河南和重庆只提供了现行文件检索，其余四川、云南、福建的档案信息网没有提供网络查档服务。还有如系统的安全保障功能也是国内大多数系统普遍存在的问题，没有设置安全保障或存在很多的安全漏洞。还有如数字档案的接收和管理功能，虽能提供基本的接收和管理操作，但由于很多系统的兼容性不够，技术水平不高使得很多操作无法实现，如有些平台间无法兼容连接，无法对数据进行加工处理，无法检验修复数据等。
2.标准不一
由于目前国家还没有出台关于数字档案和信息系统建设的统一标准，各省市都是各自建设系统，使用的技术都各不相同，以致各系统的参数和标准都不一致，这大大增加了今后实现各省市数据共享的难度，也不利于国家对各地数字档案馆的统一管理。
3.技术落后
数字档案信息系统的建设主要依靠的是计算机技术、网络技术和通信技术。我国的计算机技术相对比较落后，同时由于资金投入的限制，不少系统的技术含量低，使用的是落后的、甚至是被淘汰的技术，工作效率低，同时还导致系统存在不少的安全漏洞和风险。如数据库检索技术是直接反映系统的利用效果，目前多数的系统还只能提供对条目的关键字检索，甚至还只能提供条目的精确查找，无法实现更大范围的对全文内容及多媒体图像检索的智能检索，并且检索速度慢，效率不高。
4.重建设，轻维护
数字档案信息系统的建设和维护是一项专业性很强的事项，主要依赖计算机相关专业技术人员来进行。系统的维护与建设一样重要，是系统能否正常和可靠运行的关键。由于计算机技术的高速更新，一般5年不到的技术就要被更新，要确保系统的可靠运行，就必须有计划的不断对系统进行必要的修改，以保证系统中的各个要素随着环境的变化始终处于最新的、正确的工作状态。系统的维护包括系统应用程序维护、数据维护、代码维护、硬件设备维护。很多档案部门由于缺乏计算机专业人员，往往对系统维护的重要性认识不够，热衷于建系统，系统建成后便与系统的研发单位脱离联系，导致系统无人维护，系统用一段时间后便出问题，无法更新或升级。系统的数据也无人维护或备份，以致出现数据丢失或损坏的一些灾难性后果。
二、标准化数字档案信息系统建设的基本思路
1、统一部署，协同合作
我国《档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”。同时我国档案局（馆）是合一建制，这种集中统一管理的管理体制有利于实现标准化数字档案信息系统建设的四个统一（统一领导，统一规划，统一设计，统一管理）的总体工作思路。由上级档案管理部门制定档案信息系统建设的整体规划和实施步骤，制定档案信息系统的总体功能要求，制定系统的各种技术和参数标准。下级档案管理部门再按照统一的要求设计研发出标准化的、符合地方要求的系统，这样的系统利于实现统一管理，同时也利于实现全国范围内的数字档案资源共享，为建成覆盖全国范围的数字档案馆提供了先决条件。
标准化数字档案信息系统包含了一系列的数据库系统、应用平台，需要运用各种计算机技术、网络技术和通信技术。要建成这样的系统，就需要建立与各技术厂商协同合作的工作机制，需要与信息技术部门协作寻求信息技术支持，需要与网络运营商协作寻求网络运营支持。
2、统一标准，建立各应用平台间的无缝连接
a基础，只有进行了广泛的意见征集，收集广大用户的各种需求意见，才能研发出真正符合用户需要的高质量的系统。美国电子文件档案馆成功建设的关键就在于做了详尽的需求分析，提出了共计有856项的功能需求[2]。
三、标准化数字档案信息系统的主要功能需求分析
1.提供标准的档案录入和档案接收功能模块
提供统一标准的数字档案元数据信息。元数据要能体现或证明数字档案的真实有效性，要允许档案人员录入元数据中的数字档案管理信息，同时还能自动生成数字档案的迁移或来源信息。要允许内部用户录入档案信息和导入档案数据，包括目录数据和全文数据。同时还能实现跨平台接收档案，实现各应用端口与政务网的无缝连接，允许对接收的档案进行有效性和数据完整性检查审核。允许对档案进行格式转化，以获得标准格式的数字档案。使用数字签名技术对需要签章的电子档案进行签名认证。
2.提供具有“一站式”检索功能的智能检索功能模块
提供各数据库间的数据共享，使内网用户能够一键检索所有数据库数据，不仅可以提供条目信息检索、全文检索，还能提供全文内容检索、多媒体图像识别检索的高级智能检索功能，使内网用户能够高效、快速的从海量信息中检索档案。同时要能对不同的用户设定不同的检索级别。使用数字水印技术、数据加密技术等对需要著作权保护或保密的数字档案进行保护。
3.提供便民的在线检索功能和特色专题检索
要在档案信息网上提供开放档案的便民检索，实现将内网中达到开放条件的档案直接单线转存到档案信息网上，确保内网的数据安全。为方便广大非档案行业的人民群众进行互联网检索，要提供一目了然的专题数据库检索、多字段的关键字检索等。
4.提供具有永久存储档案的存储功能模块
采用先采集数据，后提供永久或长期存储的后保管采集策略。提供对需要永久存储的数字档案进行存储管理，确保所存储的永久数字档案的完整性和可靠性，具备数据备份、修复功能，数据转存和文件格式转换功能。能够标识存储载体实体的物理位置。
5.提供基于用户的用户交流平台
为提供更好的档案便民利民服务，档案信息网还应该为用户搭建用户交流平台，为用户提供实时的网络服务。坚持以人为本，服务用户。要为新的网络环境、新媒体客户端提供支持，如手机客户端、微信等提供访问便利。
6.系统的安全保障功能
系统的安全保障包括系统的安全设计以及安全维护。做好系统的安全性设计，使系统具有足够的强度来抵御和防范各种来自内部或外部的安全威胁。使用最新技术提供具有身份验证、授权、数据保护和监视记录功能的系统。配备计算机专职人员来管理、维护系统安全，做好对软件系统、硬件系统和用户的安全管理和维护，建立严格的操作规程，定期做好数据的备份和异地备份，做好服务器和网络设备的安全维护，做好对用户的安全管理和培训。
结语
数字档案信息系统的建设是适应新时期档案工作发展的需要，是一项将计算机及相关技术与档案工作融合的技术性工作，需要档案部门与相关技术部门密切配合。同时这也是档案工作的一项庞大的系统工程，需要分阶段、分步骤、有计划的落实，不能一蹴而就。美国电子文件档案馆从项目启动到建成历时13年，我国更应认清差距，吸取经验，努力建成符合我国档案工作需要的标准化数字档案信息系统。
参考文献：
1.孙立徽,何畏,郭懿峰.青岛市档案局数字档案馆建设情况考察报告[J].云南档案,2010(4)
2.杜晓宇.美国国家电子文件档案馆建设的功能需求研究及其启示[J].档案，2006(6)
3.肖秋会,沈茜.美国电子文件档案馆项目(ERA)进展[J].信息资源管理学报, 2012(2)
4.程妍妍.国外数字档案馆建设及核心运行机制分析[J].档案与建设,2014(12)
