档案现代化1
对推进国有企业档案管理现代化的思考
攀钢集团矿业有限公司 谭伯红
【内容摘要】推进企业档案现代化建设，必须从思想观念的现代化、组织管理的现代化、人员队伍建设的现代化入手，从加强档案硬件设施、信息系统建设入手，实现向标准化、文档一体化和数字化转变，达到在网络上编制档案检索工具、主动开展编研和主动开展档案服务，才能提高国有企业档案管理现代化建设水平，为企业发展提供良好的档案信息服务。
关键词：档案管理 信息化 数字化 网络化 现代化
当前，科学技术特别现代信息技术的迅猛发展和不同领域日益广泛应用，大大加速了世界经济的现代化进程。档案管理作为社会行业的一个分支，档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。企业档案实行现代化管理，是社会发展和企业档案发展的必然要求。因此，推进企业档案现代化管理，实现档案管理观念、信息技术、装备水平等方面的现代化已经成为档案工作最重要、最为紧迫的任务。
一、依靠“三到位”，推进档案基础建设
推进档案管理现代化，领导重视和支持是关键。企业领导始终如一的高度重视档案管理现代化工作，其前提做到思想认识到位、组织到位和人员配置“三个到位”，才能促进国有企业档案管理现代化工作做在前。
（一）做到认识到位。档案管理现代化意识的超前化，是推进档案工作建设的前提。作为国有企业领导人员必须要始终坚持档案工作是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，要把推进档案管理现代化建设提高到前所未有的高度，列入重要议事日程，作为企业一项重要的基础管理工作摆在突出位置，纳入企业的目标管理、企业整体发展规划，制定档案管理现代化发展规划和年度计划，做到档案管理现代化工作与公司其它工作一起安排、一起布置、一起落实、一起检查、一起考核。同时，建立严格的目标工作责任制。企业要把电子档案的收集、整理、保管、利用纳入档案管理程序和岗位职责，负责对电子文件的形成、归档工作提出要求并进行监督和指导，实行目标管理、并落实到人。企业的领导人员要非常关心和支持档案工作，每年要定期研究档案信息化工作的重大事项、重要问题，并定期听取档案部门的工作汇报，经常过问档案管理现代化工作推进情况，支持档案部门依法开展工作，想方设法创造条件，帮助解决档案工作中在人、财、物方面的困难和问题，促进档案现代化管理工作的深入开展。
（二）做到组织到位。档案现代化建设，不只是档案一个部门的工作，还需要很多部门和很多相关人员的齐抓共管，配合做大量工作，才能抓出成效。企业要根据档案管理建设的要求，及时成立企业档案现代化建设领导小组，加强企业档案现代化工作的领导、规划和组织协调，以确保企业档案现代化建设有计划、有步骤的顺利实施。还必须从制度进行保障上，要制定《企业档案现代化建设管理办法》，对档案现代化建设进行明确分工，进一步明确企业部门和单位的职责，信息化建设的内容、时间等，把档案现代化建设作为企业的一项重要内容，纳入企业经济责任制，加大档案现代化建设工作安排、检查与考核的力度，从而确保企业档案现代化建设的顺利推进。
（三）做到人员到位。企业要开展档案现代化建设，就必须有一流的档案人才来保证，就必须有一支在思想上、业务上过硬的档案管理队伍。为此，必须在档案管理人员的配置上严格把关，把素质好、文化程度高、责任心强、熟练掌握计算机操作技术、能胜任档案管理的人员选配到档案工作岗位上，并保持相对稳定。同时加强对档案人员的信息业务技能培训，全面加强档案信息化业务培训，将电子文件归档、档案管理系统应用、档案数字化加工等技术纳入培训内容。对企业专（兼）职档案人员都必须经过档案信息化专业知识的培训，按照档案信息化建设的要求不断更新观念，学习新知识，掌握新技能。
二、依靠“三个投入”，推进档案信息化建设
档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。推进企业的档案信息化建设，是一项系统工程，涉及到企业的整个信息化建设。要实现档案信息设施的现代化，必须要有完备的硬件设备和软件系统作支撑，必须通过加大对硬件设施、网络平台和应用软件“三个投入”，才能促进档案信息化建设。
（一）加大硬件设施建设投入。档案信息化建设是一项大投入、长积累基础性工作。企业要强化档案信息化基础设施建设，一方面要配备、创设具备电子文件存储、检测、迁移、备份等设施和保管条件，投入一定资金配备适应档案信息化建设的要求的高性能计算机及复印、扫锚、录音、数码照相机等设备，为实现档案现代化管理创造了良好条件。另一方面加大档案库室建设投入。要按照档案库房“八防”要求，做到档案库房宽敞明亮、通风，根据不同条件，配备除湿机、空调等设施，在档案库室建设、温湿度控制、防火防盗报警、档案装具等方面力求达到国家标准。
（二）加大档案信息资源建设投入。数字化的档案信息是档案信息化建设的前提和关键，而其最终的落脚点在于各级各类档案数据库建设。一是建设目录数据库，建立企业档案目录搜索引擎。加快档案目录数据库建设，录入室藏档案案卷级目录，规范档案移交程序，实现快捷、高效、网络化的查询，提高档案检索利用效率和服务质量。二是积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。通过扫描、翻拍等手段，从馆藏珍贵档案入手，有计划、有步骤地对馆藏的档案资料进行数字化技术处理，加强电子文件归档管理，实现档案全文信息的机检，实现网络全文查阅、下载、档案信息资源共享等功能，不断提高服务效率和质量。
（三）加大档案管理系统建设投入。档案管理系统是档案信息化建设不可或缺的工具和平台，随着数字企业进程的不断推进，档案管理系统的主要功能必须向档案自动化管理和数据库建设平台应用系统拓展，担负起接收、整合和提供利用其它系统形成的信息资源的功能。一是进一步加大档案管理软件推广工作力度，提高档案管理技术和应用水平。要根据企业实际建立起档案管理系统，使其由当初档案部门内部使用发展为覆盖企业的供各个用户节点共同使用的网络系统，覆盖档案管理的全过程。二是加强档案管理系统与企业各类系统的对接，构建数字企业统一的后台应用系统。企业在加强数字企业建设的过程中，应将档案管理系统纳入数字企业总体格局中，通过对现有档案管理系统不断更新升级，通过档案系统与数字企业中各类系统的接口建设，而方便地实现与企业综合办公自动化系统乃至各类应用系统的无缝连接，成为企业档案部门采集数字信息的平台和企业各类应用系统信息的汇总点和终点站。
三、依靠“三个转变”，推进档案数字化建设
建设完备充实的数字档案馆室，是企业档案现代化建设的核心。要将档案工作的重心转移到对档案信息的深化以及数字化的加工处理和转化上，逐步向档案管理标准化、文档一体化、数字化“三个转变”，才能推进档案管理现代化建设。
（一）向标准化转变。按照档案管理标准化、规范化的要求，制订了《企业档案分类编号细则》，完善了文书、科技、会计、科技等各种档案的收集、分类编号、整编、保管、借阅的标准。通过全面普查案卷、规范著录、统一分类编号等，对部分重要室藏档案进行了全面整理和整改，基本上做到档案分类科学、排列合理、编目规范、保管期限划分准确、归档质量符合标准，实现各门类载体档案的集中统一管理。初步建立起一个门类齐全、内容丰富、结构合理、载体多样的档案资源体系。
（二）向文档一体化转变。改变文书和档案管理脱节与传统文书立卷费时、费力、标准化及规范化差的现状，按照“文档一体化”的要求，通过内部局域网和计算机档案管理系统，要求文书处理人员对收、发文赋予立卷标识，并将收、发文的著录项目录入计算机，在计算机内自动生成文件著录数据库，依靠预先编制的方法和程序，计算机对已入数据库的文件著录条目自动进行组卷、卷内文件排列和案卷排列，然后输出打印卷内目录，档案人员据此将文件装订成册并排列上架，达到了文书立卷快捷、省时的要求。
（三）向数字化转变。要充分发挥档案信息管理系统作用，将档案的收、存、用全部纳入信息化管理，基本实现网上申报、受理等电子信息化，提高了档案科学化、精细化管理水平。企业要逐步建立各种门类档案的文件级目录数据库，并对各类档案和一些重要档案进行全文数字化，做到文书档案及时归档，归档后即可查阅利用；产品、地质、工程竣工档案、科研等科技档案，会计档案、荣誉档案等输入部分内容，供网上查阅。
四、依靠“三个主动”，推进档案服务网络化建设
档案工作的生命力在于服务。企业要始终坚持档案工作以“服务于企业生产经营和改革发展稳定工作”为宗旨，主动依靠网络编制档案检索工具、编研档案信息和开展档案服务，促进了档案服务网络化，更方便、快捷地为企业生产经营和改革发展稳定大局服好务。
（一）主动在网络上编制档案检索工具。要充分利用档案信息系统，根据企业生产经营和改革发展稳定工作的需要，积极在内部局域网络上编制了档案“案卷目录 ”、“全引目录 ”、“分类目录”、“文号卡片”等检索工具，能从档号、题名、责任者、文件字号、日期、主题词等检索标识，迅速准确地查找出满足利用者要求的档案信息，进一步提高检索、查找档案信息的效率。改变原来查阅一份文件的时间需要几个小时，甚至好几天，现在只需要二、三分钟，档案的查全率、查准率大大提高。
（二）主动在网络上编研档案信息。要紧紧围绕企业生产经营中的难点和重点工作，以企业局域网为依托，通过网络平台及时编研有用档案信息，不断加强档案网站中档案业务指导和档案信息发布、服务等栏目的建设，及时上载已数字化的档案目录信息、全文信息和服务指南，开放档案信息查询服务，提供馆藏档案信息检索和利用，促进档案信息资源共享，及时为企业和职工群众提供档案服务。
（三）主动在网上开展档案服务。积极探索利用档案信息系统开展网上档案服务的方式，始终坚持贴近工作实际、贴近职工群众的原则，不断创新档案服务的形式，积极开展网上档案信息查询服务，采取灵活多样的形式为利用者提供服务，可通过 “数字档案馆”获得“一站式”的已公开的现行文件和开放档案的查询、利用服务，满足了用户需求，创造良好的经济效益和社会效益。
因此，企业档案管理现代化建设只有从思想观念加以重视，进一步加强档案的组织领导，加大档案硬件设施建设和信息化、数字化建设，才能真正实现企业档案管理的现代化。
