加强全宗卷记录工作是
促进档案工作规范化管理向纵深发展的有力保障
西区档案局 王茜
档案工作的规范化建设是档案基础业务建设工作的重点，促进各立档单位档案工作规范化建设，保证各个实现档案工作规范化建设的单位沿着档案规范化的道路持续呈上升态势前进是我们基础业务建设工作的重点和难点。为实现档案工作规范化管理单位档案工作的持续前进和发展，经过日常业务指导工作开展和行政执法检查工作的开展，笔者认为只有加强全宗卷的记录工作才能有效促进档案工作规范化的持续发展。
全宗卷作为各档案室在档案管理工作中的管理记录，对加强档案管理有着非常重要的作用，全宗卷中对档案的收集、整理、利用、管理有着相对应的工作记录，这些记录是日常档案工作中形成的，是各单位开展档案工作的全面的真实记录，通过全宗卷记录可以反映单位和档案员进行档案日常管理工作的详细情况，可以体现各立档单位对档案工作的态度和投入，也可以揭示档案员的工作态度、业务熟练程度、工作数量、进度和质量。各立档单位的全宗卷记录可以为档案工作研究提供准确的数据，可作为新档案员学习业务的“工具书”和实际操作样本，也是档案工作考核的重要指标。档案行政执法检查往往能从全宗卷的记录状况了解到该全宗档案的收集、整理、利用、管理等各方面的情况。因此，加强全宗卷记录工作对促进档案工作规范化管理有着重要意义。
档案形成和收集是档案工作基础的基础，没有全面、充实、完整的档案，势必为档案的利用工作开展带来很大的难度，也很难体现出档案工作的价值。加强全宗卷记录，首先要通过加强全宗卷内对档案交接手续、交接内容的要求，通过档案管理制度详细规定文件材料须交接的材料形式、类别、交接内容、交接时间、和交接手续，可以很好加强立档单位各科室之间对档案工作的配合度，使本单位领导明确了解到档案工作开展期间可能影响到档案收集工作的因素，便于领导督促，同时完善交接登记记录，这样，通过全宗卷的档案（或文件材料）交接记录，可以方便档案员催收各部门应归档的文件材料还可以方便立档单位领导和档案行政管理部门及时了解、督促档案收集工作的开展情况，是促进立档单位档案工作规范化管理的基础。其次，在全宗卷的整理过程中留下完整、详细的分类鉴定和整理记录有利于档案保管利用工作的开展，同时在遇到档案工作人员更换的情况下有利于新接手的人员了解档案的分类整理情况，为保证档案分类鉴定的一致性，确保档案整理质量起到一定的作用。
档案利用，是我们管理档案的最终目的。档案工作的规范化建设最终也是为了实现档案资源的丰富、有序，方便利用的目的。因此，在全宗卷记录中，加强档案的各项安全管理、统计、利用记录，并及时进行利用分析，形成各种编研材料都是为了充分发挥档案的利用价值，使档案工作充分发挥出服务功能。全宗卷的各项安全管理、统计、利用记录，不仅可以使各档单位时刻检查自己在档案保管、利用工作上的不足，也方便档案行政管理部门对各档单位在档案安全保管，安全利用，发掘档案利用价值方面进行指导和监督。
综上所述，我们可以看出，在促进各立档单位档案工作规范化管理不断进步和发展过程中，全宗卷记录发挥了重要的印证作用，同时也为各档单位检查自身在规范化管理过程中的不足加以完善改进，方便档案行政管理部门监督促进各立档单位档案工作规范化管理提供了重要依据，完善和详细的全宗卷记录是促进档案工作规范化管理向纵深发展的有力保证。
