浅谈科技档案信息资源的开发利用
攀钢工程技术有限公司 侯 萍
内容摘要： 本文论述了科技档案信息资源的开发利用。阐述了科技档案信息资源开发的重要性、开发的内容、如何开发利
用等，结合本公司科技档案管理工作实际情况，对本公司科技档案信息资源的开发利用及出现的实际问题进行具体论述。
关键词：科技档案 信息资源 开发 利用
0.引言
科技档案是集中保存起来以备查考直接记述和反映立档者科技、生产等活动的科技图样、图表、文字、电子、声像以及其它各种方式和载体的科技文件材料。科技档案信息资源的开发利用直接为本公司或社会服务，是档案工作的宗旨和生命线。只有把档案信息开发出来，提供给企业广泛利用，档案的潜在价值才能变为现实价值，发挥它巨大的作用。
1. 开发科技档案信息资源的重要性
（1）能够实现档案信息资源的有效性
决定档案信息资源有效还是无效，主要有三个因素。一是档案信息资源本身的价值；二是企业是否需要；三是提供是否及时。开发利用科技档案信息资源，就是要针对企业的不同需要，挑选最有价值的档案信息，及时提供给企业利用，从而实现档案信息资源的有效性。
（2）能够实现档案信息资源的可共享性
档案不同于一般的书籍。产生书籍的目的就是为了传播和分享信息，而档案数量有限，一般是孤本，这样就必须实现从实体管理到信息管理转变，利用计算机及网络技术建立档案管理系统，逐渐实现档案信息化管理，从而实现信息资源的可共享性。
2. 开发科技档案信息资源的内容
（1）加强科技文件材料收集工作，保证科技档案的齐全、完整、准确。档案的收集工作是档案工作的起点，档案收集归档齐全完整，库藏丰富是开发信息资源的前提，没有档案的收集，就没有档案的利用。特别是在市场经济下，对档案的需求越来越大，使用频率越来越高，这就要求收集工作必须满足走上市场的需要，保证收集的档案材料齐全、完整、准确。
（2）做好科技档案的整编工作，形成系统化、规范化、信息化的档案管理体系。科技档案的整编工作，即是对档案材料进行整理、编目，使分散的档案材料系统化、有序化的过程。在整理过程中，应严格按照国家标准、企业标准和本公司相关标准进行整理，对各种科技信息做进一步的加工，利用计算机档案管理系统完成电子归档，使纸质案卷与电子归档案卷的编目、卷内文件内容一致，实现档案管理系统化、规范化、信息化。
（3）采取多种方式，直接提供服务。主要包括提供科技档案原件、复印件、扫描件，提供有关目录、目录文件，以及提供有关的咨询服务等，从而达到有效地开发利用科技档案信息资源，为企业建设服务的最终目的。
3. 如何开发利用科技档案信息资源
（1）利用多种形式广泛宣传档案工作，为开发利用科技档案信息资源开辟渠道
科技档案的价值体现在档案的利用之中，只有充分利用档案资源，才能使大家重视科技档案工作。过去人们不大重视科技档案工作，究其原因，在于他们没有充分利用科技档案。如果人们不了解科技档案，不知道档案部门能提供些什么，不知道科技档案能起什么作用，又怎能利用和重视它呢？因此，应尽可能的采取口头宣传、直观宣传、文字宣传等多种形式，广泛宣传科技档案工作，使人们从不同角度了解和认识科技档案，使越来越多的人们意识到它的存在和重要。同时也要加强科技档案信息宣传，将库藏科技档案信息的内容、形式特征及其他情况告知于人们，从而增加人们对科技档案的了解，促进和指导人们更加充分而有效地利用科技档案信息，把科技档案这一概念逐渐渗透到工程管理、工程设计及相关人员的认识范围和思想观念中去，获得他们的普遍认可，并认识档案的价值和重要性，进而能够自觉地维护、利用科技档案，为开发科技档案信息资源开辟渠道。
（2）建立档案管理系统，加强电子归档管理，逐步实现档案信息化管理
随着企业发展的需要，科技档案信息资源管理正从实体管理向信息管理转变，应利用计算机技术建立科技档案管理系统，加强电子归档管理，加强科技档案信息著录和档案信息检索，完善各项功能，逐步实现科技档案信息化管理，从而提高科技档案信息资源管理效率和利用率。
当然，要实现科技档案信息化管理，不但需要完成大量的基础工作，还需要我们要有合格的科技档案工作者，他应具备比较完整的知识结构，既要掌握政治理论知识，档案专业知识，熟悉档案相关法规、制度、规定，又要掌握科技档案各项业务工作的原则和方法，还要掌握计算机等相关学科的技术知识。同时也要有全心全意为人民服务的思想，明确方向，端正态度，要做到主动、超前、跟踪、定题服务，及时了解科技人员的需求，满足他们的需要。
（3）加强科技档案的开发利用工作，是科技档案产生社会效益和经济效益的主要途径
开发科技档案信息资源的目的在于利用，以实现科技信息的使用价值，创造出它的经济效益和社会效益。对于一个企业来说，充分利用档案使其能创造出经济效益的因素是多方面的，如降低成本，提高功能，节约人力、物力、用最小的工作量取得最佳的工作成果。是档案提供利用的目的之一。
（4）建立和完善信息反馈，科学地开发档案信息资源
科技档案在开发利用中，有一系列的信息可以反馈回来，通过各种方法和手段把这些信息系统地收集起来，对反馈信息进行系统的研究、分析，了解和熟悉过去档案利用的状况，掌握各类档案信息的传递效果和档案利用过程所起到的作用，以此为依据来改进工作，补充不足，为进一步科学开发档案信息资源提供充分依据，实现科学地开发档案信息资源，为档案利用者提供必要、系统、准确的数据，更好地为企业生产建设服务。方法可以采取以下几种：
一是通过利用登记簿，统计利用人次、调卷数、类型、方式、目的、查全率、查准率等等，分析利用者的构成及数量，各类利用者对档案利用率以及各类档案的被利用次数，就可得到某个时期某类档案的被利用情况。
二是直接向利用者调查研究，与利用者会谈，了解来查阅档案的方向，所获档案信息对他的工作和研究有何影响等方面的内容。这样反馈的信息更加切合实际，比单纯从登记簿中获得的信息全面。
三是加强交流。通过同类企业馆际间开发利用档案信息的交流，可以了解各级各类档案开发利用的有关情况，这样互通信息、相互交流，可以总结档案开发利用工作的经验，摸索一定时期档案开发利用的规律。
4. 目前公司科技档案现状、利用效果及存在的主要问题
（1）科技档案现状
新公司成立以来，根据科技档案工作实际情况和工作要求，对科技档案管理标准和工作流程进行了改进，制定了一套完整的档案管理标准及相关制度，为公司科技档案信息资源开发利用打下了良好基础。目前公司科技档案管理采用的是集中统一管理和两级管理相结合模式。根据多年的实践证明，实行档案集中统一管理，更利于公司今后科技档案信息资源的开发利用工作的开展。
在科技档案科技文件材料收集整理方面，我们从基础工作抓起，采用归档资料 “三审”负责制，即项目管理员一审，对项目归档的竣工资料的完整性、规范性负责；项目经理二审，对项目归档的竣工资料的完整性、准确性负责；档案管理员三审，对项目归档的竣工资料的完整性、准确性、规范性负责，以加强科技文件材料收集工作。另外，实行归档资料验收合格后财务方可办理结算的规定，更加保证了科技档案科技文件材料收集的齐全、完整、准确。
在科技档案信息资源开发利用及信息化建设方面，公司建立了档案管理系统，可将档案信息内容即：档号、案卷名称、卷内目录名称、卷内目录文件内容、图号、编制时间、归档时间、编制单位、密级、页数等相关信息录入系统并将电子文档上传计算机进行存储。目前，实现案卷级、目录级入机率100%，文件级入机率65%，实现通过档案管理系统进行查、借阅档案案卷、卷内目录及部分案卷内容，也就是说，部分档案不用调阅纸质案卷，直接进入档案管理系统即可查阅案卷完整内容，从一定程度上提高了档案信息资源的利用率。
（2）科技档案利用效果显著
几年来，公司档案管理部门始终坚持把为公司生产建设服务作为档案开发利用的指导思想，改变原有封闭内向、被动的工作方式，大力开发科技档案信息资源，较好的发挥了科技档案的服务功能，取得了较显著的经济效益和社会效益。如通信公司程控大楼新观光电梯新建项目，设计单位和施工单位借阅了有关程控楼土建施工-结构部分、建筑部分、电气部分、给排水部分、设计部分等大量竣工档案。通过对档案原始资料的查考，为设计单位提供了大量的技术参数等大量可靠数据和理论依据。为集团公司相关部门及领导提供了决策依据，也避免了投入大量的人力施工、费用支出不合理等问题，使该新建工程项目工程量和费用等都得到有效控制，节约了资金，达到预期效果。又如电机修造公司“干燥炉改造”项目，设计人员通过查阅干燥炉设计图、竣工资料及往年改造的相关资料，为项目的开发、设计、施工提供了有效参考，从一定程度上节约了人力、物力和设计费用。另外，公司设备档案利用较高，由于公司许多设备使用年限较长，使用时间久了就不可避免出现故障，有些设备是生产急需设备，设备故障修理时间长短成了关键。要想尽快修理好设备，就必须要了解设备，设备档案将起到重要作用。从另一个角度看，设备档案的完整、及时提供利用，不仅给设备故障排除提供了技术支持，为公司生产正常运行提供了保障，也为公司节约了不必要的资金支出。以上实例充分说明，科技档案在公司生产建设、科研设计中发挥着巨大的作用，产生的经济效益是客观存在的。
（3）存在的主要问题
在科技档案科技文件材料收集整理方面主要存在资料归档不及时不完整问题。其原因应该说是多方面的。一方面，由于对《档案法》宣传不够深入，措施不够严厉，致使有侵权行为发生，挫伤了一部分科技人员资料归档的积极性。再加上人们对经济效益的日益重视，更促使部分科技人员不愿归档，不及时归档，对“关键材料”、“技术诀窍”也留一手，致使科技档案不完整，为以后的开发利用造成了很大困难。另一方面，随着人才的交流，老科技人员的离退，对科技文件材料的完整收集影响也很大。如此种种，不仅造成了本公司知识产权的流失，损害了本公司的经济利益，也不利于保护公司的科技机密，并在某种程度上助长了某些单位和个人为了自身利益，不择手段。
在科技档案信息资源开发利用及信息化建设方面主要存在部分工程建设竣工档案电子文档归档空白的问题，如综合性材料、工程竣工图及检测报告等，虽然案卷级、卷内目录级入机率为100%，但文件级入机率却很低，影响了科技档案信息资源的开发利用工作。
5. 改进建议
（1）加强组织领导工作，建立健全档案管理体系
建议公司分管档案工作领导对档案管理工作给予重视和支持，加强公司科技档案的组织领导，组织制定科技档案管理标准、考核办法及相关制度，完善科技档案管理系统和档案管理流程，明确档案形成部门的归档责任、归档程序，从而形成一套完整的档案管理体系。
（2）真抓实干，落实到行动
建议严格按照集团公司及本公司科技档案管理标准要求执行，将档案工作纳入生产、技术、经营等各项管理程序，并列入生产科研、基建等活动计划。同时，也把档案工作同各个有关部门的职责范围和有关人员（相关领导、项目经理、工程管理人员、设计人员、资料员等）的岗位绩效挂起钩来，一并考核，达到严格管理、各尽其责，使档案工作步步深入，不断发展。
（3）积极解决实际问题
对科技档案科技文件材料归档不及时不完整问题，要想彻底解决，需要头、尾两头齐抓，就是说要以科技人员为头，资料管理人员或档案人员为尾两头齐抓。由于科技档案来源于科技文件材料，科技文件材料是由科技人员在科技实践中产生的。因而档案部门收集完整的科技文件材料，形成高质量的科技档案，必须有科技人员的参与和档案人员的协助和指导才能完成。我们要积极宣传《档案法》，迅速建立健全档案管理制度、标准，并严格遵照执行，使广大科技人员了解档案法和档案管理制度的基本内容和意义，增强档案意识，在思想上增加约束力，把形成、积累高质量的科技文件材料当成自己的责任，按照档案管理标准要求主动配合档案部门做好收集工作，并完整准确地归档。资料员和档案员要有树立良好的服务意，了解科技人员的需求，及时提供业务指导和相关服务。
对部分工程建设竣工档案电子文档归档空白问题，要从各建设工程资料人员的责任心、计算机操作技能方面抓起。事实上，目前建设工程文件材料的形成绝大多数是先有电子版然后输出成纸质，如果没有电子版的，就需要扫描形成电子文档归档。建设工程电子档案的形成并不是很复杂的事，但只要各建设工程项目管理人员、项目资料人员等能够细心、认真并熟练掌握计算机操作，把这项工作做好是可以实现的。
6. 对公司档案管理及信息资源开发利用工作的长远设想
（1）树立核心信息资源管理理念，成立档案信息中心
企业档案是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，这是区别其它信息的本质特征。支撑企业发展的信息有多种，但主流信息、核心信息却是企业自身形成的档案。树立核心信息资源管理理念，使档案成为企业信息资源的主渠道，这既是对企业档案工作价值与地位的一种肯定，也是在为档案工作的健康发展营造良好的环境。要想充分开发利用核心信息资源，建议成立档案信息中心，将公司所有档案及其它有保存参考价值的资料实行统一管理，主要包括科技（基建、科研、设备、产品、施工）、文书、财务、人事档案，技术图书、技术资料（考察学习、技术研讨会、出国考察调研、项目可研、科技年会等资料）、公司资质证书、产权证书、专利证书等资料。积极开发利用好档案信息资源，实现信息共享，更好为企业建设服务。
（2）档案收集管理自动化
档案收集工作的自动化有两个前提条件，其一是档案存储介质的彻底改变，即所有文件、图形形成机读档案。将不能直接形成机读文件的非机读文件、图纸转换成机读档案，这需要使用扫描输入设备将其输入计算机，在相应的软件编译下使扫描输入的图纸矢量化，使其能在CAD等软件的编辑下成为机读档案。其二是档案室与形成档案的各部室实现网络联接，使生成的机读文件由计算机终端通过网络传输到档案管理系统直接归档。到时候，传统的收集工作将不复存在，取而代之的是先进的档案管理系统和光盘库。
7. 结束语
总之，科技档案作为一种信息资源，在企业建设中的作用是客观存在的，努力开发利用档案信息资源，把科技档案的价值和作用充分发挥出来，档案工作才能得到健康、较快的发展，才能把科技档案的社会效益和企业的经济效益提高到一个新的水平。
