研讨与交流5
浅谈单位档案交接工作存在的问题和措施
昆明市攀钢集团物业管理中心 黄荭荭
【论文摘要】做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。
【关键词】 单位 档案 交接工作
笔者从事基层单位的档案工作已有十多年，经历过两次档案交接工作，曾调离岗位近４年后又回本岗位工作，在交接档案工作中深有感触。档案工作是一项极为重要的工作，丝毫不能疏忽，否则会造成严重后果。现就有关问题提出如下浅识：
一、单位档案交接工作存在的问题
“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”这是《机关档案工作业务建设规范》规定。在实际工作中，存在如下一些问题：
（一）忽视档案交接
一些基层单位领导对档案交接工作不够重视。常见的现象是老档案人员离岗，在档案交接手续还未办妥，新档案人员就上岗，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。有的单位特别是基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一张清单、一串钥匙的交接，从而造成单位档案工作前后脱节。
（二）档案交接手续不够严密
按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，在一些单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，忽视了档案交接工作中的重要内容，没有达到档案交接工作的基本要求。
（三）档案监交工作不严格
一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，对档案交接准备工作很少过问，监交时也懒得光临，使得单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。
二、措施与对策
做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：
（一）树立交接意识
档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起单位的重视，尤其是基层单位要树立交接意识。单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。
（二）做好交接前准备工作
档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。
对于移交方来说，在正式移交之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。
对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
（三）认真做好档案监交工作
档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
（四）加强档案交接中的思想教育工作
档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。
（五）重视档案工作的价值观。档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。档案价值包容对个人的综合知识和信息的认知，它凝结无差别的人们活动在实践行动的所表现方的有用性，以及社会历史变迁中显性和隐性的双重价值形态。这要求档案人员在理论哲学上提高，从而把档案工作由视为普通、繁杂的工作提到一个高度支对待，这样才能认真把档案交接工作做好做强。
最后，笔者有一建议：单位档案工作岗位人员要建立长效机制，只有向财务人员工作岗位一样,不要频繁变动，档案管理工作人员特别是责任心强、熟悉本工作的管理人员，应采取推迟办理离岗休息手续待达到正式退休年龄方可离岗休息，若原办理了离岗休息手续的收回后,不按返聘人员管理，要按在岗人员管理,这样档案管理岗位人员才会安心工作和认真负责，又避免了频繁的人员变动,对单位档案管理工作将取得有效防范,避免不必要的损失.
【参考文献】
[1]中华人民共和国档案法．关于修改《中华人民共和国档案法》的决定修正．
[2]中华人民共和国档案法实施办法．
[3]国家档案局．机关档案工作业务建设规范（国档发〔1987〕27号）．
[4]王秀文主编．档案管理基础第二版．北京：高等教育出版社，2000．
